Assinaturas eletrónicas ao longo do ciclo de vida das aquisições

A plataforma recolhe dados da empresa fornecedora, contacto e qualificação através de formulários inteligentes.

Modelos geram a candidatura, o acordo de cooperação e o NDA, adaptados ao tipo de fornecedor.

Os fornecedores verificam a identidade por código de acesso, SMS ou OTP por email, ou com maior nível de segurança, e depois assinam.

Os papéis de comprador, jurídico e financeiro aprovam, e os carimbos da empresa são aplicados automaticamente.

Um perfil de fornecedor e um registo são criados automaticamente para revisão de risco e avaliação contínua.

A equipa de aquisições mantém as necessidades de fornecimento e envia convites ou ficheiros de proposta aos candidatos em lote.

Os fornecedores analisam e assinam propostas, licitações ou garantias de licitação na ordem definida.

Para licitações ou itens de alto risco, a assinatura digital ou verificação de maior segurança aumenta a confiança no signatário.

O envio em lote suporta muitos fornecedores a apresentar propostas e licitações em janelas de tempo curtas.

Carimbos de tempo, registos de assinatura e logs suportam auditorias e provas em disputas.

Modelos preenchem automaticamente fornecedor, categoria, montante, entrega e condições de pagamento.

Rotas de aprovação por tipo de contrato, montante ou iniciador entre negócios, jurídico e financeiro.

Um envelope de assinatura organiza tarefas na ordem comprador, fornecedor e fiador.

Compradores carimbam no PC; fornecedores assinam no telemóvel ou web com verificação de intenção.

Ficheiros assinados são arquivados e os campos-chave são integrados no sistema de aquisição, ERP ou OA.

Após a entrega, compradores, armazém ou responsáveis pelo projeto iniciam a aceitação online.

Funcionários no local assinam por QR code, telemóvel ou web, evitando assinaturas por procuração e perda de papel.

Questões de qualidade, atraso ou preço geram um formulário de exceção ou suplemento para re-assinar.

Ficheiros assinados são ligados à ordem, logística e resultados de aceitação como uma cadeia de provas única.

A aceitação sincroniza-se com aquisição, armazém e financeiro para pagamento e revisão de desempenho.

O sistema gera ficheiros de pagamento ou liquidação a partir de contratos, encomendas e regras.

Financeiros, responsáveis de compras e fornecedores revêem e assinam com permissão.

Pagamentos elevados ou transfronteiriços adicionam verificações de identidade e nós de aprovação para reduzir o risco de erro.

Ficheiros finais descarregáveis são gerados, e o estado da liquidação sincroniza-se com o ERP ou a plataforma de compras.

Ficheiros assinados, base de pagamento e aprovações são arquivados para auditoria, reconciliação e disputas.