HR teams signing employment documents electronically across the employee lifecycle

Recursos Humanos

Assinaturas eletrónicas ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos de RH

Desde o onboarding à gestão em serviço, offboarding e submissão governamental, o eSign.AI digitaliza as assinaturas de RH — em conformidade com a Ordenança de Transações Eletrónicas de Hong Kong e as principais leis globais de assinatura eletrónica.

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Cenários

Quatro cenários de assinatura de RH

Cada cenário mostra os documentos abrangidos e o processo de assinatura que uma equipa de RH realiza no eSign.AI.

Recrutamento e onboarding

Documentos

Carta de ofertaContrato de trabalhoNDAAcordo de não concorrênciaAutorização para verificação de antecedentesFormulário de registo de onboarding

Processo

1
O RH mantém os dados dos candidatos no HRMS ou recolhe-os através de formulários inteligentes.
2
Modelos padronizados geram a carta de oferta, contrato de trabalho e ficheiros de autorização com um clique.
3
O sistema envia um link de assinatura por email ou SMS; os candidatos assinam sem necessidade de registo.
4
Um código de acesso ou verificação de identidade de alta segurança mantém a assinatura segura.
5
O signatário adiciona uma assinatura manuscrita online, e os carimbos da empresa aplicam-se automaticamente com arquivamento em tempo real e sincronização com o HRMS.

Gestão em serviço

Documentos

Pedido de transferênciaConfirmação de regularizaçãoConfirmação de salárioRecibo de vencimentoConsentimento para formaçãoCertificado de competênciasFormulário de eleição MPFCertificado de emprego e rendimento

Processo

1
Os colaboradores ou gestores submetem um pedido; os supervisores aprovam online e o RH revê.
2
Modelos geram os documentos de transferência, folha de pagamento ou certificados e iniciam a assinatura online.
3
Os colaboradores recebem a notificação de assinatura por email e assinam online.
4
Carimbos autorizados da empresa aplicam-se automaticamente — sem necessidade de carimbo presencial.
5
Ficheiros assinados arquivam-se centralmente com um rasto completo e rastreável.

Saída de colaboradores

Documentos

Carta de demissãoConfirmação de saídaCertificado de empregoDeclaração de devolução de bensLiquidação finalConfirmação de não concorrência

Processo

1
Os colaboradores submetem a demissão online; após aprovação do departamento, o RH revê e conclui.
2
O RH envia o pacote completo de documentos de saída numa única remessa.
3
Os colaboradores completam a verificação de intenção e assinatura online.
4
Carimbos da empresa aplicam-se automaticamente por permissão, sem intervenção manual.
5
Ficheiros concluídos são enviados para o email do colaborador para retenção.

Submissão de formulários governamentais

Documentos

Aviso de início de empregoAviso de cessação de empregoFormulários de declaração fiscalDocumentos de submissão governamental

Processo

1
O RH seleciona o modelo padrão do governo; os dados do colaborador e da empresa preenchem-se automaticamente.
2
Escolha assinatura digital de alta segurança conforme necessário.
3
Recupere os ficheiros assinados em lote e submeta a declaração online com um clique.
4
Recibos governamentais são recolhidos e arquivados automaticamente.

Porquê eSign.AI

Desenvolvido para assinaturas de RH em vários mercados

Conformidade global, validade jurídica sólida

Cumpre as principais leis globais de assinatura eletrónica; assinatura eletrónica para necessidades comerciais e assinatura digital para cenários de alta segurança, com carimbo temporal e evidências de ponta a ponta.

Modos de assinatura dupla

A assinatura eletrónica não requer certificado e mantém os passos mínimos; a assinatura digital adiciona identidade autoritativa, certificados emitidos e alta segurança.

Ciclo completo, solução única sem papel

Formulários inteligentes, biblioteca de modelos, envio em lote, carimbo automático e arquivo automático levam o recrutamento até à submissão governamental totalmente online.

Amigável para transações transfronteiriças

Interface multilingue em tempo real; suporta iAM Smart, CAs internacionais e verificação de identidade para assinaturas globais.

Integração de sistemas

Conecta sistemas HRMS, OA, ATS, EHR e de aprovação; os resultados das assinaturas são automaticamente registados. API com integrações pré-construídas para Lark e Beisen.

Centros de dados multi-região

Implementado em Hong Kong, Singapura e Frankfurt para cumprir com a soberania de dados e a conformidade de privacidade.

Clientes

Confiado por equipas de RH e operações

China State Construction International

A CSCEC International conectou OA, sistemas empresariais e assinaturas eletrónicas para digitalizar fluxos de trabalho chave, reduzindo os ciclos de integração e contratos e melhorando o arquivo e a conformidade global. Leia o caso de estudo →

Green Tea Group

O Green Tea Group, uma marca internacional de restaurantes, gere assinaturas para as suas lojas operadas diretamente em vários países a um custo mais baixo com eSign.AI. Leia o caso de estudo →

Yonyou Xinfushe

A Yonyou Xinfushe fornece serviços de RH e processamento salarial, digitalizando a integração de colaboradores, confirmação de salários e assinatura de certificados para as empresas clientes com eSign.AI.

Horizons Global Technology

A Horizons Global Technology apoia serviços globais de emprego e EOR, utilizando eSign.AI para assinaturas eletrónicas em conformidade em contratações e contratos transfronteiriços.

HR Administration & Strategy Association

A HR Administration & Strategy Association digitaliza a assinatura de documentos de adesão, certificação e eventos para a sua comunidade profissional de RH com eSign.AI.

DEXX — Bolsa Digital Financeira

A DEXX, uma bolsa digital financeira, padroniza a assinatura de contratos e autorizações nas suas operações com eSign.AI para um fluxo de trabalho mais rápido e auditável.

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Confiado por equipas de RH e operações

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