Assinatura eletrónica de contratos de trabalho no Vietname: Beyondsoft cria um ciclo fechado de RH conforme

Introdução da empresa

A Beyondsoft Corporation é um fornecedor global de consultoria, soluções setoriais e serviços de tecnologia e inteligência digital. Sediada em Pequim e cotada na Bolsa de Shenzhen, a empresa opera subsidiárias, centros de I&D e centros de entrega na China, Estados Unidos, Japão, Índia, Singapura, Malásia, Espanha, Costa Rica, Indonésia, Filipinas, Brasil, Reino Unido, Vietname e outros mercados.

Em cenários de entrega global e emprego internacional, a integração de colaboradores, a assinatura de contratos de trabalho, a aposição de selo corporativo e o arquivo de contratos têm de estar estreitamente ligados ao sistema interno de RH da Beyondsoft. Para contratos de trabalho no Vietname, a Beyondsoft ligou o seu sistema interno por APIs e integrou a capacidade de assinatura digital VNPT reconhecida localmente.

Desafios de negócio

1. A assinatura de contratos de trabalho no Vietname exigia suporte conforme

A Beyondsoft desenvolveu capacidades de entrega e operação em mercados estrangeiros, incluindo o Vietname. Após a contratação, a empresa precisa de concluir rapidamente a assinatura dos contratos de trabalho. Se o processo continuar dependente de papel ou circulação offline, a equipa de RH tem de confirmar repetidamente dados de colaboradores, versões de contrato, estado de assinatura e documentos devolvidos, aumentando o ciclo e a incerteza de conformidade.

2. Fluxos de RH e assinatura desconectados dificultavam o fecho do contrato

A Beyondsoft precisava de ligar o seu sistema interno de RH por APIs para gerir o processo de forma unificada. Quando a assinatura ocorre fora do sistema de RH, dados de colaboradores, modelos, estados de assinatura e ficheiros arquivados ficam dispersos por várias ferramentas, obrigando a equipa a exportar dados, preparar contratos, acompanhar assinaturas e carregar ficheiros manualmente.

3. Assinaturas digitais reconhecidas localmente eram essenciais

Os contratos de trabalho no Vietname estão ligados à conformidade laboral, à confirmação da relação laboral e à gestão interna da empresa. A solução precisava de integrar a VNPT para suportar assinaturas digitais reconhecidas no mercado local. Sem esse suporte, a assinatura online poderia deixar lacunas na cadeia de evidência em auditorias ou verificações posteriores.

Solução e resultados

1. Integração de APIs de eSignature com o sistema interno de RH

A Beyondsoft utilizou a capacidade de integração API de eSignature da eSign.AI para ligar a assinatura de contratos de trabalho ao seu sistema interno de RH. Quando a integração do colaborador começa, a equipa de RH pode manter os dados no sistema interno e iniciar a assinatura a partir de um modelo no mesmo fluxo.

2. Ligação a assinaturas digitais VNPT para suportar assinatura conforme no Vietname

Para os requisitos de contratos de trabalho no Vietname, a solução integrou a capacidade de assinatura digital VNPT reconhecida localmente. A assinatura do colaborador e o selo corporativo podem ser concluídos num único fluxo online, criando registos rastreáveis sobre as partes, ações de assinatura e documentos finais.

3. Arquivo dos documentos assinados e selados no sistema interno

Depois de iniciado o fluxo, os colaboradores assinam online, a empresa aplica o selo e os documentos finais regressam ao sistema interno para arquivo. O processo cobre gestão de RH, selo corporativo, assinatura de colaboradores, notificações, início e retenção documental.

Impacto da aplicação

A Beyondsoft incorporou a assinatura de contratos de trabalho do Vietname no seu sistema interno de RH, permitindo iniciar assinaturas online a partir de modelos após o início da integração do colaborador. A integração API devolve dados, estados de assinatura e documentos assinados ao sistema interno, reduzindo preparação, circulação e carregamento manual de contratos.

Após integrar a VNPT no Vietname, a assinatura do colaborador e o selo corporativo passaram a ser concluídos com capacidades de assinatura digital reconhecidas localmente, oferecendo suporte de conformidade mais estável para cenários de emprego internacional.