Início em massa de acordos de vendas na APAC: a HP acelera assinaturas em vários países

Introdução da empresa

A HP é uma empresa global de tecnologia da informação, com negócios que abrangem computadores pessoais, impressão e equipamentos de escritório, software relacionado e serviços. A informação pública mostra que a HP serve uma ampla variedade de públicos, incluindo consumidores individuais, clientes empresariais e instituições públicas, com produtos e soluções entregues em vários países e regiões em todo o mundo.

No mercado da Ásia-Pacífico, a assinatura de acordos de vendas da HP envolve mais de dez países e regiões, incluindo Austrália, Nova Zelândia, Singapura, Coreia do Sul e Japão. À medida que o número de signatários e regiões abrangidas aumentou, a HP precisou de um método unificado de assinatura online para apoiar a iniciação de acordos de vendas, a adição de signatários e a gestão de tarefas em lote, melhorando a eficiência da colaboração comercial multinacional.

Desafios de negócio

1. Os processos de assinatura de acordos de vendas estavam fragmentados nos países da APAC

A assinatura de acordos de vendas da HP cobre mais de dez países e regiões, incluindo Austrália, Nova Zelândia, Singapura, Coreia do Sul e Japão. As equipas de vendas precisam de trabalhar com clientes de diferentes regiões, hábitos de assinatura distintos e colaboração entre fusos horários. Se os acordos dependerem de assinatura offline ou de anexos de e-mail em vaivém, o processo de vendas pode ser facilmente atrasado pela circulação de documentos.

Os acordos de vendas multinacionais também exigem uma gestão estável do estado da assinatura. Se os utilizadores de negócio não conseguem verificar centralmente se um acordo foi iniciado ou se um cliente concluiu a assinatura, precisam de investir mais tempo em lembretes manuais e confirmação de progresso.

2. A criação repetida de acordos de vendas afetava a eficiência de iniciação

Os acordos de vendas têm geralmente estruturas documentais e campos de assinatura relativamente fixos, mas diferentes países, clientes e cenários de transação podem criar diferenças em signatários, envelopes de tarefas e lotes de documentos. Se o conteúdo contratual e os fluxos de assinatura tiverem de ser configurados do zero todas as vezes, os administradores de negócio enfrentam um custo elevado de operações repetitivas.

Quando as necessidades de assinatura surgem em lotes concentrados, adicionar signatários um a um e criar envelopes de tarefas individualmente também abranda a velocidade de resposta da equipa de vendas e afeta a eficiência do processamento em lote de acordos entre regiões.

3. Contas internas e permissões de assinatura precisavam de gestão unificada

Em cenários de vendas multirregião, a HP envolve administradores de negócio, equipas de vendas e colaboradores internos. O ponto de entrada para iniciar a assinatura precisa de permanecer consistente com o sistema interno de contas da empresa. Se o início de sessão e a gestão de permissões estiverem fragmentados, as equipas de TI precisam de esforço adicional para segurança de contas, alterações de pessoal e controlo de acesso.

Um sistema de contas inconsistente também afeta a experiência dos utilizadores de negócio. As equipas de vendas precisam de entrar no processo de assinatura através de um sistema de identidade corporativa familiar, reduzindo fricção causada por alternância de sistemas e autenticação repetida.

Solução e resultados

1. Utilização de assinatura online para apoiar acordos de vendas multinacionais

A eSign ajudou a HP a colocar online a assinatura de acordos de vendas em vários países e regiões da Ásia-Pacífico. As equipas de vendas podem gerir o processo em torno da iniciação do acordo, assinatura do cliente e acompanhamento do estado, reduzindo a incerteza causada pela entrega de documentos em papel e e-mails em vaivém.

A assinatura online permite que acordos de vendas entre países e fusos horários sejam confirmados por um processo unificado, ajudando as equipas de negócio a compreender claramente o progresso da assinatura e dando melhor continuidade à gestão documental posterior.

2. Modelos de contrato pré-configurados e envelopes de tarefas iniciados em lote

Os administradores de negócio podem pré-configurar modelos de contratos de acordos de vendas, adicionar signatários em lote ao iniciar a assinatura e lançar vários envelopes de tarefas com um clique. A configuração baseada em modelos reduz o trabalho de configurar repetidamente campos contratuais e fluxos de assinatura, permitindo que acordos de vendas em lote entrem mais rapidamente na etapa de assinatura.

Com modelos e capacidades de iniciação em massa, a HP pode passar acordos de vendas multirregião de processamento manual documento a documento para gestão em lote, melhorando a eficiência durante picos de negócio e reduzindo diferenças operacionais causadas por configuração repetida.

3. Acesso interno unificado através de SSO

A solução suporta o acesso dos utilizadores à aplicação de assinatura através de SSO, permitindo gestão unificada e segura das contas internas. Os utilizadores de negócio podem aceder aos serviços de assinatura através do sistema de identidade existente da empresa, reduzindo custos de login e manutenção de permissões causados por múltiplos sistemas de contas.

As capacidades de login unificado também ajudam as equipas de TI a gerir melhor os limites de acesso interno, permitindo que o processo de assinatura de acordos de vendas satisfaça necessidades de conveniência do negócio enquanto apoia requisitos empresariais de segurança de contas e gestão de pessoal.

Impacto da aplicação

A HP transferiu para online os processos de assinatura de acordos de vendas em vários países e regiões da Ásia-Pacífico, permitindo que as equipas de vendas concluam a iniciação de acordos, assinatura de clientes e acompanhamento de estado através de um fluxo de trabalho unificado.

Os modelos de contrato e capacidades de iniciação em massa reduzem o trabalho repetitivo de configuração para administradores de negócio, permitindo que acordos de vendas com vários signatários e vários envelopes de tarefas entrem no processo de assinatura mais rapidamente.

O SSO cria um ponto de entrada mais unificado para contas internas, melhorando a gestão de segurança e a experiência dos utilizadores para equipas de vendas e TI em colaboração multirregião.