Централизованное управление договорами из гонконгского юрлица: ITNIO TECH подписывает сервисные и трудовые договоры онлайн

О компании

Материнская компания ITNIO TECH и Songliang была основана в Гонконге в 2007 году. С момента создания группа следует идее «дать большему числу компаний возможность проще подключаться к глобальному рынку» и более десяти лет работает в сфере международных коммуникаций.

ITNIO TECH использует отраслевой опыт для обслуживания компаний, работающих на нескольких рынках. Гонконгское юрлицо отвечает за инициирование и управление договорными документами, что относит группу к компаниям, чьи деловые отношения фиксируются по обе стороны границы, но управляются из одного места.

Бизнес-вызовы

1. Гонконгское юрлицо инициировало и управляло договорами на нескольких рынках

Гонконгское юрлицо ITNIO TECH отвечает за инициирование и управление договорными документами. Такая централизация в принципе эффективна, но означает, что подписывающие стороны — сервисные партнёры и сотрудники — могут находиться в юрисдикциях за пределами Гонконга, поэтому документы должны дойти до них и вернуться, прежде чем соглашение двинется дальше.

Для бизнеса международных коммуникаций договор часто становится официальной отправной точкой сервисных отношений. Когда документы зависят от печати и почтовой отправки, чтобы достичь партнёра за рубежом, начало отношений задерживается временем перевозки, а не каким-либо коммерческим вопросом.

2. Соглашения о сервисном сотрудничестве и трудовые договоры охватывали разные типы подписантов

Документооборот группы включает соглашения о сервисном сотрудничестве и трудовые договоры. Это два разных типа соглашений: соглашения о сервисном сотрудничестве обычно заключаются между компаниями, а трудовые договоры затрагивают отдельных сотрудников.

Обрабатывать оба вручную означает поддерживать два набора практик — один для корпоративных контрагентов, другой для физических лиц. Компании приходится одновременно учитывать корпоративные обычаи подписания и ожидания частных лиц, что трудно сделать согласованным на бумаге.

3. Управление договорами требовало координации из единого центра

Поскольку гонконгское юрлицо инициирует документы и управляет ими, группе нужна связная картина того, что отправлено, подписано и ещё не завершено. Когда договоры ведутся через почтовые цепочки и локальные файлы, эта картина собирается путём обзвона людей, а не чтением статуса.

Для компании, чьё ценностное предложение — помогать другим подключаться к глобальному рынку, собственный процесс подписания, разбросанный по почтовым ящикам, означает разрыв между тем, что она продаёт, и тем, как она работает.

Решение и результаты

1. Договоры инициируются и управляются из гонконгского юрлица

С eSign.AI гонконгское юрлицо ITNIO TECH продолжает инициировать и управлять договорными документами, но сама подпись происходит онлайн. Юрлицо сохраняет свою центральную роль, а документам больше не нужно физически перемещаться, чтобы достичь контрагента на другом рынке.

Это сохраняет существующую операционную модель группы. Гонконгское юрлицо остаётся точкой инициирования и управления, а электронная подпись убирает этап перевозки, который ранее стоял между инициированием и завершённым договором.

2. Один процесс для корпоративных соглашений и договоров с физическими лицами

Поскольку подписание идёт через единый электронный процесс, соглашения о сервисном сотрудничестве и трудовые договоры обрабатываются одинаково, независимо от того, является контрагент компанией или частным лицом. Компания больше не поддерживает отдельные практики для двух типов подписантов.

Такая согласованность важна для бизнеса международных коммуникаций, где одни и те же деловые отношения могут включать соглашение о сервисном сотрудничестве с партнёрской компанией и трудовые договоры с людьми, оказывающими услугу.

3. Видимый статус договора вместо догоняния

Управлять договорами из центрального юрлица эффективнее, когда статус каждого документа виден. Онлайн-подписание даёт гонконгскому юрлицу картину того, какие договоры отправлены, просмотрены, подписаны и завершены, вместо неполной картины, собранной из ответов по электронной почте.

Для группы, позиционирующей себя как помощник в глобальных связях компаний, ведение собственного процесса подписания в управляемом онлайн-потоке приводит внутреннюю работу в соответствие с предлагаемой услугой.

Эффект внедрения

ITNIO TECH перевела подписание договоров в онлайн, сохранив гонконгское юрлицо как точку инициирования и управления, поэтому документы больше не зависят от международной почты, чтобы достичь контрагента.

Соглашения о сервисном сотрудничестве и трудовые договоры теперь обрабатываются через единый электронный процесс, независимо от того, является подписант компанией или частным лицом.

Для группы международных коммуникаций результат — процесс подписания, соответствующий её операционной модели и предложению услуг: централизованный там, где это необходимо, онлайн там, где это экономит время, и со статусом, который можно посмотреть, а не догонять.