Онлайн-подписание зарубежных актов передачи: Far East Horizon замыкает контур лизингового процесса

О компании

Far East Horizon — интегрированная группа, объединяющая финансы и несколько отраслей. Ее бизнес охватывает финансовые услуги, промышленную операционную деятельность, управление активами и другие направления. Компания давно обслуживает клиентов в здравоохранении, городских коммунальных услугах, строительном инжиниринге, транспорте и логистике. Объединяя финансовые и отраслевые сервисы, Far East Horizon поддерживает инвестиции предприятий в оборудование, операционное управление и развитие бизнеса.

Far East Horizon сотрудничает с eSign.AI с 2020 года. Система стабильно работает более пяти лет, а стороны постепенно расширяют сотрудничество на зарубежные рынки. Сейчас Far East Horizon внедряет электронную подпись для актов передачи оборудования по лизингу в Малайзии, Таиланде, Вьетнаме, Гонконге и Саудовской Аравии.

Бизнес-вызовы

1. Зарубежные акты передачи оборудования по лизингу требовали удаленного подписания

При расширении зарубежного бизнеса по лизингу оборудования акты передачи являются важными документами для подтверждения передачи оборудования, состояния на площадке и последующих обязательств. Представители зарубежных клиентов, сотрудники Far East Horizon и операционные команды могут находиться в разных местах. Если процесс зависит от бумажных документов или офлайн-подтверждения, передача легко подвергается влиянию расстояния, часовых поясов и условий на площадке.

Если акты передачи не подписываются вовремя, могут задерживаться последующий вход на площадку, выход с площадки, расчеты и подтверждение ответственности. Для межрегиональных операций процесс подписания должен поддерживать как работу на месте, так и удаленное онлайн-взаимодействие.

2. Зарубежную передачу на площадке и архивное управление было сложно унифицировать

На первом этапе сценарий должен был поддерживать как онлайн-подписание, так и очное подписание, а также единообразное управление подписанием и архивированием актов, оформленных онлайн и на площадке. Это означало необходимость покрыть удаленное подписание клиентами и одновременно сохранить привычный порядок очного подтверждения при передаче оборудования.

Если подписание на площадке, удаленное подписание и архивирование документов управляются разными способами, сотрудникам приходится многократно проверять версии документов, статус подписания и результаты архивирования. Разрозненное хранение актов также может повлиять на последующие аудиты, поиск и урегулирование споров.

3. Система управления лизингом и поток подписания нуждались в дальнейшей автоматизации

По мере расширения сценариев зарубежного лизинга оборудования одной отдельной страницы для запуска подписания уже недостаточно для более масштабного и стабильного управления деловыми документами. Сотрудникам нужно управлять договорами, актами передачи, документами входа и выхода с площадки и другими потоками внутри системы управления лизингом, а также своевременно направлять документы зарубежным представителям клиентов для подписания.

Если функции подписания не подключены к внутренней системе управления лизингом, запуск, уведомления, подписание и архивирование по-прежнему требуют ручного участия. Это ограничивает автоматизацию процессов и увеличивает операционную нагрузку после зарубежного расширения.

Решение и результаты

1. Использование зарубежной страницы подписания для онлайн-подписания актов передачи

На первом этапе Far East Horizon использовала зарубежную страницу подписания eSign.AI для поддержки онлайн- и очного подписания актов передачи оборудования по лизингу. Сотрудники Far East Horizon могут инициировать и подписывать документы, а затем уведомлять представителей зарубежных клиентов для завершения подписания, покрывая сценарии удаленного взаимодействия и подтверждения на месте.

Перевод подписания актов передачи в онлайн позволяет подтверждать документы, связанные с передачей оборудования, в момент возникновения бизнес-события, сокращая бумажный оборот и трансграничную доставку. Ключевые узлы зарубежного лизинга оборудования становятся проще для отслеживания и управления.

2. Построение замкнутого контура подписания и архивирования актов

На зарубежной странице подписания акты передачи проходят полную цепочку от запуска и уведомления до подписания и архивирования. Сотрудники могут управлять действиями подтверждения клиента в одном и том же процессе подписания, снижая риски потери офлайн-файлов, несогласованности версий и задержек архивирования.

Параллельная поддержка онлайн- и очного подписания позволяет Far East Horizon гибко выбирать метод подписания в зависимости от фактического сценария передачи. Независимо от того, подтверждает ли клиент удаленно или завершает процесс на площадке, акт может храниться как доступный для поиска и отслеживания электронный документ.

3. Планируемая интеграция второго этапа с внутренней системой управления лизингом

На основе страничного применения первого этапа Far East Horizon планирует на втором этапе подключиться к внутренней системе управления лизингом, чтобы обеспечить более автоматизированное управление подписанием деловых документов. Функции подписания будут глубже встроены из отдельной страницы в лизинговый бизнес-процесс, поддерживая запуск, обращение и хранение документов по лизингу оборудования внутри системы.

Благодаря системной интеграции платформа управления лизингом сможет более плавно обрабатывать потребности зарубежного бизнеса в подписании документов, сокращая ручной запуск и ручное заполнение статусов. Управление актами передачи, документами входа и выхода с площадки и связанными документами станет ближе к основному бизнес-процессу.

Эффект применения

Far East Horizon перевела зарубежные акты передачи оборудования по лизингу из офлайн-бумажного оборота в онлайн-подписание, охватив как удаленное онлайн-подписание, так и очное подписание на площадке. Это поддерживает совместную работу представителей зарубежных клиентов и сотрудников Far East Horizon при подтверждении документов.

Акты передачи теперь формируют онлайн-замкнутый контур от запуска и уведомления до подписания и архивирования. Сотрудники могут более четко отслеживать статус подписания и результаты хранения документов, снижая управленческие затраты в трансграничных сценариях лизинга оборудования.

Совместная система стабильно работает более пяти лет. Она расширилась от внутренних сценариев, таких как кредитная авторизация, лизинг оборудования, факторинг, документы входа и выхода с площадки, до зарубежных актов передачи оборудования по лизингу, создав основу для будущей интеграции с внутренней системой управления лизингом и более широкого зарубежного развертывания.