Quản lý hợp đồng tập trung từ pháp nhân Hong Kong: ITNIO TECH ký trực tuyến hợp đồng dịch vụ và lao động

Giới thiệu công ty

Công ty mẹ của ITNIO TECH và Songliang được thành lập tại Hong Kong năm 2007. Từ khi thành lập, tập đoàn theo đuổi ý tưởng “giúp nhiều doanh nghiệp kết nối toàn cầu dễ dàng hơn” và đã gắn bó sâu sắc với lĩnh vực truyền thông quốc tế hơn mười năm.

ITNIO TECH dựa trên kinh nghiệm ngành để phục vụ các doanh nghiệp hoạt động trên nhiều thị trường. Pháp nhân Hong Kong của công ty chịu trách nhiệm khởi tạo và quản lý tài liệu hợp đồng, đưa tập đoàn vào nhóm doanh nghiệp có quan hệ thương mại được ghi nhận xuyên biên giới nhưng được quản lý từ một nơi.

Thách thức kinh doanh

1. Pháp nhân Hong Kong khởi tạo và quản lý hợp đồng trên nhiều thị trường

Pháp nhân Hong Kong của ITNIO TECH chịu trách nhiệm khởi tạo và quản lý tài liệu hợp đồng. Việc tập trung này về nguyên tắc là hiệu quả, nhưng cũng có nghĩa là đối tác ký — đối tác dịch vụ và nhân viên — có thể ở khu vực pháp lý ngoài Hong Kong, nên tài liệu phải đến được họ rồi quay lại trước khi thỏa thuận có thể tiến triển.

Với một doanh nghiệp truyền thông quốc tế, hợp đồng thường chính là khởi điểm chính thức của quan hệ dịch vụ. Khi tài liệu phụ thuộc vào in và gửi bưu phẩm để đến đối tác ở nước ngoài, khởi điểm quan hệ bị đẩy lùi bởi thời gian vận chuyển thay vì bởi bất kỳ vấn đề thương mại nào.

2. Thỏa thuận hợp tác dịch vụ và hợp đồng lao động bao phủ các loại người ký khác nhau

Phạm vi tài liệu của tập đoàn bao gồm thỏa thuận hợp tác dịch vụ và hợp đồng lao động. Đây là hai loại thỏa thuận khác nhau: thỏa thuận hợp tác dịch vụ thường được ký giữa các pháp nhân doanh nghiệp, còn hợp đồng lao động liên quan đến một cá nhân nhân viên.

Xử lý cả hai bằng quy trình thủ công nghĩa là phải duy trì hai bộ thói quen — một cho đối tác doanh nghiệp, một cho cá nhân. Công ty phải đáp ứng đồng thời thông lệ ký của doanh nghiệp và kỳ vọng ký của cá nhân, điều rất khó làm nhất quán bằng giấy tờ.

3. Việc quản lý hợp đồng phải được điều phối từ một trung tâm

Vì pháp nhân Hong Kong khởi tạo và quản lý tài liệu, tập đoàn cần một cái nhìn mạch lạc về những gì đã gửi, đã ký và còn tồn đọng. Khi hợp đồng được quản lý qua các chuỗi email và tệp cục bộ, cái nhìn đó được lắp ghép bằng cách đôn đốc mọi người chứ không phải bằng cách đọc một trạng thái.

Với một công ty có giá trị đề xuất là giúp người khác kết nối toàn cầu, việc quy trình ký của chính mình nằm rải rác trong các hộp thư là sự lệch pha giữa điều công ty bán và cách công ty vận hành.

Giải pháp & Kết quả

1. Hợp đồng được khởi tạo và quản lý từ pháp nhân Hong Kong

Với eSign.AI, pháp nhân Hong Kong của ITNIO TECH tiếp tục khởi tạo và quản lý tài liệu hợp đồng, nhưng việc ký diễn ra trực tuyến. Pháp nhân giữ vai trò trung tâm vốn có, trong khi tài liệu không cần di chuyển vật lý để đến đối tác ở thị trường khác.

Điều này giữ nguyên mô hình vận hành hiện có của tập đoàn. Pháp nhân Hong Kong vẫn là điểm khởi tạo và quản lý, còn ký điện tử loại bỏ bước vận chuyển vốn nằm giữa khởi tạo và hợp đồng hoàn tất.

2. Một quy trình cho cả thỏa thuận doanh nghiệp và hợp đồng cá nhân

Vì việc ký chạy qua một quy trình điện tử duy nhất, thỏa thuận hợp tác dịch vụ và hợp đồng lao động được xử lý như nhau bất kể đối tác là công ty hay cá nhân. Công ty không còn duy trì các thông lệ riêng cho hai loại người ký.

Sự nhất quán đó quan trọng với một doanh nghiệp truyền thông quốc tế, nơi cùng một quan hệ thương mại có thể bao gồm cả thỏa thuận hợp tác dịch vụ với công ty đối tác và hợp đồng lao động với những người cung cấp dịch vụ.

3. Trạng thái hợp đồng nhìn thấy được thay vì phải đôn đốc

Quản lý hợp đồng từ một pháp nhân trung tâm hiệu quả hơn khi trạng thái của từng tài liệu hiển thị. Ký trực tuyến mang lại cho pháp nhân Hong Kong cái nhìn về hợp đồng nào đã gửi, đã xem, đã ký và đã hoàn tất, thay vì một bức tranh không đầy đủ được ghép từ các thư hồi âm.

Với một tập đoàn định vị mình quanh việc giúp doanh nghiệp kết nối toàn cầu, việc vận hành chính quy trình ký của mình qua một quy trình trực tuyến được quản lý giúp hoạt động nội bộ nhất quán với dịch vụ mà tập đoàn cung cấp.

Hiệu quả ứng dụng

ITNIO TECH chuyển việc ký hợp đồng lên trực tuyến trong khi vẫn giữ pháp nhân Hong Kong là điểm khởi tạo và quản lý, nên tài liệu không còn phụ thuộc vào bưu phẩm quốc tế để đến đối tác.

Thỏa thuận hợp tác dịch vụ và hợp đồng lao động nay được xử lý qua một quy trình điện tử nhất quán, bất kể người ký là pháp nhân doanh nghiệp hay cá nhân.

Với một tập đoàn truyền thông quốc tế, kết quả là quy trình ký phù hợp với mô hình vận hành và đề xuất dịch vụ của chính tập đoàn: tập trung ở nơi cần tập trung, trực tuyến ở nơi tiết kiệm thời gian, và trạng thái có thể tra cứu thay vì phải đôn đốc.