香港拠点から契約を一元管理：ITNIO TECH が業務委託契約と労働契約をオンライン締結

会社紹介

ITNIO TECH と Songliang の親会社は 2007 年に香港で設立されました。設立以来、グループは「より多くの企業がより簡単にグローバルにつながる」という考えのもとで事業を展開し、国際通信分野に 10 年以上にわたって取り組んできました。

ITNIO TECH は業界経験を活かし、複数市場で事業を展開する企業にサービスを提供しています。香港拠点が契約書類の起案と管理を担っており、このことによってグループは、商業関係が国境を越えて記録されながら一箇所で管理される企業という位置づけにあります。

ビジネス上の課題

1. 香港拠点が複数市場にわたって契約を起案・管理していた

ITNIO TECH の香港拠点は契約書類の起案と管理を担っています。この集中化は原則として効率的ですが、署名の相手方 — サービスパートナーや従業員 — が香港以外の法域にいる可能性があるため、書類が相手方に届き返送されるまで取り決めは進みません。

国際通信ビジネスにとって、契約はしばしばサービス関係の正式な起点です。書類が印刷と郵送に依存して海外の相手方に届く場合、関係の起点は商業上の問題ではなく輸送時間によって遅れます。

2. 業務提携契約と労働契約が異なる署名主体をカバーしていた

グループの書類範囲には業務提携契約と労働契約が含まれます。これは異なる種類の契約です。業務提携契約は通常法人間で締結され、労働契約は個人の従業員が関わります。

両方を手作業で処理すると、二つの慣行を維持することになります。一つは法人の相手方向け、もう一つは個人向けです。企業の署名慣行と個人の署名への期待に同時に対応しなければならず、紙では一貫させることが困難です。

3. 契約管理を単一の中心から調整する必要があった

香港拠点が書類を起案・管理するため、グループは何が送付され、何が署名され、何が未処理かを一貫して把握する必要があります。契約がメールスレッドとローカルファイルで管理されていると、その把握は人に確認して組み立てるものになり、状態を読んで得られるものではありません。

自社の価値提案が他社のグローバル接続を助けることである企業にとって、自らの契約プロセスが受信トレイに散在していることは、売っているものと運営方法の間の不一致です。

ソリューションと成果

1. 香港拠点から契約を起案・管理

eSign.AI により、ITNIO TECH の香港拠点は引き続き契約書類を起案・管理しますが、署名自体はオンラインで行われます。拠点は既に持っていた中心的な役割を維持し、書類は別市場の相手方に届くために物理的に移動する必要がなくなります。

これはグループの既存の運営モデルを保ちます。香港拠点は起案と管理の起点であり続け、電子署名は従来起案と契約完了の間にあった輸送ステップを取り除きます。

2. 法人契約と個人契約を一つのプロセスで

署名が単一の電子プロセスで実行されるため、相手方が企業でも個人でも、業務提携契約と労働契約は同じ方法で処理されます。企業は二種類の署名主体のために別々の慣行を維持する必要がありません。

この一貫性は国際通信ビジネスにとって重要です。同じ商業関係に、パートナー企業との業務提携契約と、サービスを提供する人々との労働契約の両方が含まれることがあります。

3. 追いかけるのではなく見える契約ステータス

各書類のステータスが見えるとき、中心拠点からの契約管理はより効果的になります。オンライン署名により、香港拠点はどの契約が送付済み・閲覧済み・署名済み・完了済みかを把握でき、メール返信から不完全な全体像を組み立てる必要がありません。

自社を企業のグローバル接続支援と位置づけるグループにとって、自らの契約を管理されたオンラインプロセスで運用することは、内部業務を提供するサービスと一致させます。

導入効果

ITNIO TECH は契約締結をオンラインに移行しつつ、香港拠点を起案・管理の起点として維持し、書類が相手方に届くために国際郵便に依存しなくなりました。

業務提携契約と労働契約は、署名者が法人でも個人でも、一貫した単一の電子プロセスで処理されるようになりました。

国際通信グループにとっての成果は、契約プロセスがその運営モデルとサービス提案に合致することです。集中すべきところは集中し、オンラインにすべきところはオンラインになり、追いかけるのではなく状態が見えます。