Электронные подписи на всех этапах закупочного цикла

Платформа собирает данные компании поставщика, контактную информацию и квалификационные данные через умные формы.

Шаблоны создают заявку, соглашение о сотрудничестве и NDA, соответствующие типу поставщика.

Поставщики подтверждают личность с помощью пароля, SMS или email OTP, либо более надежной проверки, затем подписывают.

Роли покупателя, юриста и финансиста утверждают, а штампы компании применяются автоматически.

Профиль поставщика и реестр формируются автоматически для анализа рисков и постоянной оценки.

Закупки поддерживают потребности в ресурсах и отправляют приглашения или файлы коммерческих предложений кандидатам пакетно.

Поставщики просматривают и подписывают коммерческие предложения, тендерные заявки или гарантии в установленном порядке.

Для тендеров или высокорисковых товаров цифровая подпись или проверка с повышенным уровнем доверия повышает надежность подписанта.

Пакетная отправка поддерживает множество поставщиков, предоставляющих предложения и заявки в короткие сроки.

Метки времени, записи подписей и журналы поддерживают аудит и доказательства в спорах.

Шаблоны автоматически заполняют данные поставщика, категорию, сумму, условия доставки и оплаты.

Маршруты утверждения по типу договора, сумме или инициатору между бизнесом, юридическим и финансовым отделами.

Конверт для подписания направляет задачи в порядке покупатель, поставщик, гарант.

Покупатели ставят печать на ПК; поставщики подписывают на мобильном или вебе с проверкой намерений.

Подписанные файлы архивируются и ключевые поля записываются обратно в систему закупок, ERP или OA.

После доставки покупатели, склад или руководители проектов начинают приемку онлайн.

Персонал на месте подписывает через QR-код, мобильное устройство или веб, избегая поддельных подписей и утерянных документов.

Проблемы с качеством, задержкой или ценой создают форму исключения или дополнение для повторной подписи.

Подписанные файлы связываются с заказом, логистикой и результатами приемки в единую цепочку доказательств.

Приемка синхронизируется с закупками, складом и финансами для оплаты и оценки выполнения.

Система генерирует файлы платежей или расчетов из контрактов, заказов и правил.

Финансовые специалисты, руководители закупок и поставщики проверяют и подписывают с разрешением.

Крупные или трансграничные платежи добавляют проверки личности и узлы одобрения для снижения риска ошибочных платежей.

Генерируются финальные загружаемые файлы, а статус расчетов синхронизируется с ERP или платформой закупок.

Подписанные файлы, основания платежей и одобрения архивируются для аудита, сверки и разрешения споров.