Vertragsverwaltung zentral aus der Hongkonger Einheit: ITNIO TECH signiert Service- und Arbeitsverträge online

Unternehmensvorstellung

Die Muttergesellschaft von ITNIO TECH und Songliang wurde 2007 in Hongkong gegründet. Seit der Gründung folgt die Gruppe dem Leitgedanken, „mehr Unternehmen eine einfachere globale Vernetzung zu ermöglichen", und ist seit über einem Jahrzehnt in der internationalen Kommunikationsbranche tätig.

ITNIO TECH nutzt seine Branchenerfahrung, um Unternehmen zu bedienen, die über mehrere Märkte hinweg operieren. Die Hongkonger Einheit verantwortet die Auslösung und Verwaltung der Vertragsdokumente – damit gehört die Gruppe zu jenen Unternehmen, deren Geschäftsbeziehungen über Grenzen hinweg dokumentiert, aber von einem Ort aus verwaltet werden.

Geschäftliche Herausforderungen

1. Die Hongkonger Einheit löste Verträge über mehrere Märkte aus und verwaltete sie

Die Hongkonger Einheit von ITNIO TECH verantwortet die Auslösung und Verwaltung der Vertragsdokumente. Diese Zentralisierung ist grundsätzlich effizient, bedeutet aber, dass die Unterzeichnenden – Servicepartner und Mitarbeitende – in Rechtsordnungen außerhalb Hongkongs sitzen können. Die Dokumente müssen also erst zu ihnen gelangen und zurückkommen, bevor eine Vereinbarung weitergehen kann.

Für ein internationales Kommunikationsgeschäft ist der Vertrag oft der formelle Beginn der Servicebeziehung. Wenn Dokumente auf Ausdruck und Postversand angewiesen sind, um einen Partner im Ausland zu erreichen, verzögert sich der Beginn der Beziehung durch die Transportzeit und nicht durch eine geschäftliche Frage.

2. Servicekooperationsvereinbarungen und Arbeitsverträge betrafen unterschiedliche Unterzeichnertypen

Der Dokumentenumfang der Gruppe umfasst Servicekooperationsvereinbarungen und Arbeitsverträge. Das sind zwei verschiedene Arten von Vereinbarungen: Servicekooperationsvereinbarungen werden in der Regel zwischen Unternehmen geschlossen, während Arbeitsverträge einzelne Mitarbeitende betreffen.

Beide manuell zu bearbeiten bedeutet, zwei getrennte Vorgehensweisen zu pflegen – eine für Unternehmenskunden, eine für Einzelpersonen. Das Unternehmen muss gleichzeitig unternehmerische Unterzeichnungspraxis und die Erwartungen einzelner Unterzeichnender bedienen, was sich auf Papier schwer konsistent umsetzen lässt.

3. Die Vertragsverwaltung musste von einer Zentrale aus koordiniert werden

Da die Hongkonger Einheit Dokumente auslöst und verwaltet, braucht die Gruppe einen zusammenhängenden Überblick darüber, was versandt, unterzeichnet und noch offen ist. Werden Verträge über E-Mail-Verläufe und lokale Dateien verwaltet, entsteht dieser Überblick durch Nachfragen bei Personen statt durch das Lesen eines Status.

Für ein Unternehmen, dessen Wertversprechen darin liegt, anderen globale Vernetzung zu erleichtern, ist ein eigener Signaturprozess, der über Postfächer verstreut ist, eine Diskrepanz zwischen dem Verkauften und der eigenen Arbeitsweise.

Lösung und Ergebnisse

1. Verträge werden aus der Hongkonger Einheit ausgelöst und verwaltet

Mit eSign.AI löst die Hongkonger Einheit von ITNIO TECH die Vertragsdokumente weiterhin aus und verwaltet sie, doch die Unterzeichnung erfolgt online. Die Einheit behält ihre zentrale Rolle, während Dokumente nicht mehr physisch reisen müssen, um eine Gegenpartei in einem anderen Markt zu erreichen.

Damit bleibt das bestehende Betriebsmodell der Gruppe erhalten. Die Hongkonger Einheit bleibt Ausgangs- und Verwaltungspunkt, und die elektronische Signatur entfernt den Transportweg, der zuvor zwischen Auslösung und abgeschlossenem Vertrag lag.

2. Ein Prozess für Unternehmensvereinbarungen und Individualverträge

Da die Unterzeichnung über einen einzigen elektronischen Prozess läuft, werden Servicekooperationsvereinbarungen und Arbeitsverträge gleich behandelt – unabhängig davon, ob die Gegenpartei ein Unternehmen oder eine Einzelperson ist. Das Unternehmen pflegt keine getrennten Vorgehensweisen mehr für zwei Unterzeichnertypen.

Diese Konsistenz ist für ein internationales Kommunikationsgeschäft wichtig, denn dieselbe Geschäftsbeziehung kann sowohl eine Servicekooperationsvereinbarung mit einem Partnerunternehmen als auch Arbeitsverträge mit den Personen umfassen, die die Leistung erbringen.

3. Sichtbarer Vertragsstatus statt Nachfragen

Die Vertragsverwaltung aus einer zentralen Einheit ist wirksamer, wenn der Status jedes Dokuments sichtbar ist. Die Online-Unterzeichnung gibt der Hongkonger Einheit den Überblick, welche Verträge gesendet, angesehen, unterzeichnet und abgeschlossen sind, statt ein unvollständiges Bild aus E-Mail-Antworten zusammenzusetzen.

Für eine Gruppe, die sich über die Unterstützung globaler Vernetzung von Unternehmen positioniert, bringt der Betrieb des eigenen Signaturprozesses in einem verwalteten Online-Ablauf die internen Abläufe mit der angebotenen Leistung in Einklang.

Anwendungswirkung

ITNIO TECH hat die Vertragsunterzeichnung online verlagert und die Hongkonger Einheit zugleich als Ausgangs- und Verwaltungspunkt beibehalten, sodass Dokumente nicht mehr auf internationale Post angewiesen sind, um die Gegenpartei zu erreichen.

Servicekooperationsvereinbarungen und Arbeitsverträge werden jetzt über einen einheitlichen elektronischen Prozess abgewickelt, unabhängig davon, ob die Unterzeichnenden Unternehmen oder Einzelpersonen sind.

Für eine internationale Kommunikationsgruppe ist das Ergebnis ein Signaturprozess, der zum eigenen Betriebsmodell und Leistungsversprechen passt: zentral, wo es sinnvoll ist, online, wo es Zeit spart, und mit einem Status, der einsehbar ist statt erfragt werden zu müssen.