Электронное подписание трудовых договоров во Вьетнаме: Beyondsoft создает соответствующий требованиям HR-цикл

О компании

Beyondsoft Corporation — глобальный поставщик консалтинга, отраслевых решений и цифровых технологических услуг. Компания со штаб-квартирой в Пекине котируется на Шэньчжэньской фондовой бирже и управляет дочерними компаниями, R&D-центрами и центрами поставки услуг в Китае, США, Японии, Индии, Сингапуре, Малайзии, Испании, Коста-Рике, Индонезии, на Филиппинах, в Бразилии, Великобритании, Вьетнаме и других рынках.

В сценариях глобальной поставки и зарубежного найма onboarding сотрудников, подписание трудовых договоров, корпоративная печать и архивирование должны быть тесно связаны с внутренней HR-системой Beyondsoft. Для подписания трудовых договоров во Вьетнаме Beyondsoft подключила внутреннюю HR-систему через API и интегрировала цифровую подпись VNPT, признаваемую на местном рынке.

Бизнес-задачи

1. Подписание трудовых договоров во Вьетнаме требовало поддержки соответствия

Beyondsoft развила операционные и delivery-возможности на зарубежных рынках, включая Вьетнам. После найма сотрудников компания должна своевременно завершать подписание трудовых договоров. При использовании бумаги или офлайн-оборота HR-команде приходится многократно сверять данные сотрудников, версии договоров, статус подписания и возвращенные документы, что удлиняет цикл и повышает неопределенность compliance.

2. Разделенные HR- и подписные процессы мешали закрытию договорного цикла

Beyondsoft требовалось подключить внутреннюю HR-систему через API, чтобы управлять процессом единообразно. Когда подписание выполняется вне HR-системы, данные сотрудников, шаблоны договоров, статусы подписания и архивы распределяются по разным инструментам. HR-команда вынуждена вручную экспортировать данные, готовить договоры, отслеживать подписи и загружать файлы.

3. Для зарубежного найма были необходимы локально признанные цифровые подписи

Трудовые договоры во Вьетнаме тесно связаны с трудовым compliance, подтверждением трудовых отношений и внутренним управлением. Решение должно было интегрировать VNPT для поддержки цифровых подписей, признаваемых на локальном рынке. Без этого онлайн-подписание могло оставлять пробелы в цепочке доказательств при последующих аудитах или проверках.

Решение и результаты

1. Интеграция eSignature API с внутренней HR-системой

Beyondsoft использовала возможности eSign.AI по интеграции eSignature API, чтобы связать подписание трудовых договоров с внутренней HR-системой. После начала onboarding HR может вести данные сотрудника в системе и запускать подписание из выбранного шаблона в том же workflow.

2. Подключение цифровых подписей VNPT для compliance во Вьетнаме

Для требований к трудовым договорам во Вьетнаме решение интегрировало локально признаваемую цифровую подпись VNPT. Подписание сотрудником и корпоративное заверение могут выполняться в одном онлайн-процессе, создавая отслеживаемые записи о сторонах, действиях подписания и финальных документах.

3. Архивирование подписанных и заверенных документов во внутренней системе

После запуска workflow сотрудники подписывают документы онлайн, компания применяет печать, а финальные документы возвращаются во внутреннюю систему для хранения. Процесс охватывает HR-управление, корпоративное заверение, подпись сотрудника, уведомления, запуск и архивирование.

Эффект внедрения

Beyondsoft встроила подписание трудовых договоров во Вьетнаме во внутреннюю HR-систему, позволяя HR-командам запускать онлайн-подписание по шаблонам после начала onboarding. API-интеграция возвращает данные сотрудников, статус подписания и подписанные документы в систему, снижая ручную подготовку, пересылку и загрузку файлов.

После интеграции VNPT во Вьетнаме подпись сотрудника и корпоративное заверение выполняются с помощью локально признанной цифровой подписи, обеспечивая более стабильную поддержку compliance для зарубежного найма.