Онлайн-подписание HR-документов в Таиланде и Вьетнаме

О компании

Green Tea Group Limited специализируется на ресторанном бизнесе и имеет штаб-квартиру в Ханчжоу, провинция Чжэцзян. В 2008 году группа открыла первый Green Tea Restaurant — флагманский ресторан Longjing. После многих лет развития сеть охватывает более 130 городов Китая и управляет более чем 500 собственными ресторанами.

В 2024 году Green Tea Group официально запустила план международной экспансии и сделала зарубежное HR-подписание одним из ключевых сценариев применения электронной подписи. При выходе на рынки Таиланда и Вьетнама подготовка ресторанов, оформление сотрудников и подписание HR-документов потребовали онлайн-процесса, лучше подходящего для межрегионального взаимодействия.

Бизнес-задачи

1. Подготовка зарубежных ресторанов создала новые потребности в HR-подписании

После начала международного расширения Green Tea Group нужно было формировать локальные команды и готовить работу ресторанов на рынках Таиланда и Вьетнама. Подписание HR-документов является базовым этапом приема сотрудников, подтверждения ролей и управления занятостью. Если процесс опирается на бумагу или офлайн-оборот, это может замедлить подготовку зарубежных ресторанов.

2. Трансграничный оборот трудовых документов снижал эффективность HR

HR-сценарии в Таиланде, Вьетнаме и других зарубежных рынках включают местных сотрудников, менеджеров ресторанов и HR-команду штаб-квартиры. Если подписание зависит от вложений в письмах, печати и сканирования или ручного подтверждения, HR приходится постоянно отслеживать статус и проверять полный возврат документов.

3. Зарубежным HR-материалам требовались отслеживаемые записи

HR-документы связаны с приемом сотрудников, подтверждением трудовых отношений и дальнейшим управлением персоналом. Компании нужны ясные и отслеживаемые записи подписания. На этапе международной экспансии HR-процессы должны гибко поддерживать открытие ресторанов и одновременно формировать воспроизводимые стандарты управления.

Решение и результаты

1. Перевод HR-подписания в Таиланде и Вьетнаме в онлайн

eSign.AI предоставила Green Tea Group возможности электронной подписи для зарубежных HR-сценариев, поддержав онлайн-запуск и подписание кадровых документов в Таиланде и Вьетнаме. HR-команда может обрабатывать документы зарубежных сотрудников в едином онлайн-процессе, сокращая межрегиональный бумажный оборот.

2. Поддержка документооборота между штаб-квартирой и зарубежными ресторанами

В зарубежных HR-сценариях команда HR может отслеживать запуск документов, ожидание подписи и завершение через workflow электронной подписи. Сотрудники или соответствующие подписанты могут подписывать удаленно, без офлайн-доставки или возврата сканов.

3. Использование электронных записей для управления HR-документами

После подписания HR-документов формируются электронные записи, которые проще хранить и искать. Они создают основу для управления сотрудниками, внутренних аудитов и отслеживания документов. По мере дальнейшей международной экспансии Green Tea Group электронная подпись может стать инфраструктурой цифровизации HR-процессов.

Эффект внедрения

Green Tea Group перевела HR-подписание в Таиланде и Вьетнаме в онлайн, помогая быстрее запускать, подписывать и хранить документы зарубежных сотрудников. HR-команда сокращает бумажный оборот, переписку по e-mail и ручное подтверждение статусов, делая взаимодействие между штаб-квартирой и зарубежными ресторанами более плавным.

Электронные записи подписания создают отслеживаемую основу для управления зарубежными трудовыми документами и поддерживают подготовку ресторанов и стандартизацию HR-процессов во время международной экспансии Green Tea Group.