Gestione centralizzata dei contratti dall'entità di Hong Kong: ITNIO TECH firma online contratti di servizio e di lavoro

Presentazione dell’azienda

La capogruppo di ITNIO TECH e Songliang è stata fondata a Hong Kong nel 2007. Fin dalla costituzione il gruppo segue l’idea di “consentire a più aziende di connettersi globalmente con maggiore facilità” e opera da oltre un decennio nel settore delle comunicazioni internazionali.

ITNIO TECH mette la propria esperienza di settore al servizio di aziende che operano su più mercati. La sua entità di Hong Kong si occupa di avviare e gestire i documenti contrattuali, collocando il gruppo tra le aziende le cui relazioni commerciali sono documentate oltre confine ma gestite da un unico luogo.

Sfide di business

1. L’entità di Hong Kong avviava e gestiva i contratti su più mercati

L’entità di Hong Kong di ITNIO TECH si occupa di avviare e gestire i documenti contrattuali. Questa centralizzazione è efficiente in linea di principio, ma implica che le controparti firmatarie — partner di servizio e collaboratori — possano trovarsi in giurisdizioni diverse da Hong Kong, quindi i documenti devono arrivare loro e tornare prima che l’accordo possa procedere.

Per un’attività di comunicazioni internazionali il contratto è spesso il punto di partenza formale del rapporto di servizio. Quando i documenti dipendono dalla stampa e dall’invio postale per raggiungere un partner all’estero, l’avvio del rapporto subisce un ritardo dovuto ai tempi di trasporto e non a una questione commerciale.

2. Gli accordi di cooperazione di servizio e i contratti di lavoro riguardavano firmatari di natura diversa

L’ambito documentale del gruppo comprende accordi di cooperazione di servizio e contratti di lavoro. Sono due tipi distinti di accordo: gli accordi di cooperazione di servizio sono di norma conclusi tra aziende, mentre i contratti di lavoro coinvolgono singoli collaboratori.

Gestirli entrambi manualmente significa mantenere due insiemi di prassi: uno per le controparti societarie, uno per i privati. L’azienda deve soddisfare contemporaneamente le prassi di firma delle imprese e le aspettative delle persone, cosa difficile da rendere coerente su carta.

3. La gestione dei contratti doveva essere coordinata da un unico centro

Poiché l’entità di Hong Kong avvia e gestisce i documenti, il gruppo necessita di una visione coerente di ciò che è stato inviato, firmato e ancora in sospeso. Quando i contratti sono gestiti tramite thread di email e file locali, quella visione si ricostruisce inseguendo le persone invece di leggere uno stato.

Per un’azienda la cui proposta di valore è aiutare altri a connettersi globalmente, avere il proprio processo di firma disperso tra caselle di posta è un disallineamento tra ciò che vende e come opera.

Soluzione e risultati

1. I contratti vengono avviati e gestiti dall’entità di Hong Kong

Con eSign.AI, l’entità di Hong Kong di ITNIO TECH continua ad avviare e gestire i documenti contrattuali, ma la firma stessa avviene online. L’entità mantiene il ruolo centrale che già ricopriva, mentre i documenti non devono più viaggiare fisicamente per raggiungere una controparte in un altro mercato.

Questo preserva il modello operativo esistente del gruppo. L’entità di Hong Kong resta il punto di avvio e di gestione, e la firma elettronica elimina il passaggio di trasporto che prima si collocava tra l’avvio e il contratto concluso.

2. Un unico processo per accordi societari e contratti individuali

Poiché la firma passa attraverso un unico processo elettronico, gli accordi di cooperazione di servizio e i contratti di lavoro vengono trattati allo stesso modo, indipendentemente dal fatto che la controparte sia un’azienda o una persona. L’azienda non mantiene più prassi separate per due tipi di firmatario.

Questa coerenza conta per un’attività di comunicazioni internazionali, dove uno stesso rapporto commerciale può includere un accordo di cooperazione di servizio con un’azienda partner e contratti di lavoro con chi eroga il servizio.

3. Uno stato del contratto visibile invece che inseguito

Gestire i contratti da un’entità centrale è più efficace quando lo stato di ogni documento è visibile. La firma online offre all’entità di Hong Kong una visione di quali contratti sono stati inviati, visualizzati, firmati e conclusi, invece di un quadro incompleto ricostruito dalle risposte email.

Per un gruppo che si posiziona nell’aiutare le aziende a connettersi globalmente, far girare il proprio processo di firma su un flusso online gestito allinea le operazioni interne al servizio che offre.

Impatto applicativo

ITNIO TECH ha spostato online la firma dei contratti mantenendo la propria entità di Hong Kong come punto di avvio e di gestione, così i documenti non dipendono più dalla posta internazionale per raggiungere la controparte.

Gli accordi di cooperazione di servizio e i contratti di lavoro sono ora gestiti tramite un unico processo elettronico coerente, sia che il firmatario sia un’azienda sia che sia una persona.

Per un gruppo di comunicazioni internazionali, il risultato è un processo di firma allineato al proprio modello operativo e alla propria proposta di servizio: centralizzato dove serve, online dove fa risparmiare tempo, e con uno stato consultabile invece che inseguito.