从香港实体统一管理合同：ITNIO TECH 在线签署服务与劳动合同

公司介绍

ITNIO TECH 与松良的母公司于 2007 年在香港成立。自成立以来，集团一直围绕"让更多企业更轻松地连接全球"这一理念展开业务，并在国际通信领域深耕十余年。

ITNIO TECH 依托行业经验服务跨市场运营的企业。其香港实体负责发起和管理合同文件，这使集团正好落在这样一类公司之中：商业关系记录在跨境两端，但由同一个地方来管理。

业务挑战

1. 香港实体跨市场发起并管理合同

ITNIO TECH 的香港实体负责发起和管理合同文件。这种集中化在原则上很高效，但也意味着签署相对方——服务伙伴与员工——可能位于香港以外的法域，所以文件必须先到达他们手中再回来，安排才能推进。

对一家国际通信业务来说，合同往往就是服务关系的正式起点。当文件依赖打印和邮寄才能到达海外相对方时,关系起点被运输时间推迟,而不是被任何商务问题推迟。

2. 服务合作协议与劳动合同覆盖不同签署主体

集团的合同范围包括服务合作协议和劳动合同。这是两类不同的协议:服务合作协议通常在企业主体之间签署,而劳动合同涉及个人员工。

用人工流程同时处理这两类,意味着要维护两套习惯——一套面向企业相对方,一套面向个人。公司必须同时兼顾企业签署惯例与个人签署期待,而用纸质方式很难做到一致。

3. 合同管理需要从一个中心协调

由于香港实体发起并管理文件,集团需要对已发出、已签署和尚待处理的内容有一个连贯的视图。当合同通过邮件往来和本地文件管理时,这个视图是靠催人来拼出来的,而不是读一个状态就能得到。

对一家价值主张是帮助别人连接全球的公司来说,自己的签约流程散落在各种收件箱里,与它所卖的东西和它运作的方式之间存在错位。

方案与成果

1. 由香港实体发起并管理合同

借助 eSign.AI,ITNIO TECH 的香港实体继续发起和管理合同文件,但签署本身在线完成。实体保留了它本来就有的中枢角色,而文件不再需要实体旅行才能到达另一个市场的相对方。

这保持了集团现有的运营模式。香港实体仍是发起与管理的节点,而电子签署移除了此前夹在发起与合同完成之间的运输环节。

2. 企业协议与个人合同共用一套流程

由于签署通过单一电子流程运行,无论相对方是公司还是个人,服务合作协议和劳动合同都以同样的方式处理。公司不再为两类签署主体维护两套做法。

这种一致性对一家国际通信业务很重要:同一个商业关系里,可能既有与伙伴公司签的服务合作协议,也有与交付服务的人签的劳动合同。

3. 合同状态看得见,而不是催出来的

当每个文件的状态可见时,从一个中枢实体管理合同会更有效。在线签署让香港实体看到哪些合同已发送、已查看、已签署和已完成,而不是从邮件回复里拼出一幅不完整的图。

对一家把自己定位为帮助企业连接全球的集团来说,让自己的签约流程跑在受管理的线上流程里,能让内部运作与它所提供的服务保持一致。

应用效果

ITNIO TECH 把合同签署迁移到线上,同时保留香港实体作为发起与管理节点,使文件不再依赖国际邮寄才能到达相对方。

服务合作协议与劳动合同现在通过一套一致的电子流程处理,无论签署方是企业主体还是个人。

对一家国际通信集团来说,结果是签约流程与它的运营模式和自身服务主张相匹配:该集中的地方集中,该在线的地方在线,状态可查而不是靠催。

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