Gestão centralizada de contratos a partir da entidade de Hong Kong: a ITNIO TECH assina online contratos de serviço e de trabalho

Introdução da empresa

A empresa-mãe da ITNIO TECH e da Songliang foi fundada em Hong Kong em 2007. Desde a sua criação, o grupo segue a ideia de “permitir que mais empresas se conectem globalmente com mais facilidade” e atua há mais de uma década no setor das comunicações internacionais.

A ITNIO TECH utiliza a sua experiência setorial para servir empresas que operam em vários mercados. A sua entidade de Hong Kong assegura a iniciação e a gestão dos documentos contratuais, o que coloca o grupo entre as empresas cujas relações comerciais são documentadas além-fronteiras mas geridas a partir de um único local.

Desafios de negócio

1. A entidade de Hong Kong iniciava e geria contratos em vários mercados

A entidade de Hong Kong da ITNIO TECH assegura a iniciação e a gestão dos documentos contratuais. Esta centralização é eficiente em princípio, mas implica que as contrapartes signatárias — parceiros de serviço e colaboradores — possam estar em jurisdições fora de Hong Kong, pelo que os documentos têm de chegar até eles e regressar antes de o acordo avançar.

Para um negócio de comunicações internacionais, o contrato é muitas vezes o ponto de partida formal da relação de serviço. Quando os documentos dependem da impressão e do envio postal para chegar a um parceiro no estrangeiro, o início da relação é atrasado pelo tempo de transporte e não por qualquer questão comercial.

2. Os acordos de cooperação de serviço e os contratos de trabalho abrangiam signatários de natureza diferente

O âmbito documental do grupo inclui acordos de cooperação de serviço e contratos de trabalho. São dois tipos distintos de acordo: os acordos de cooperação de serviço são habitualmente celebrados entre empresas, enquanto os contratos de trabalho envolvem colaboradores individuais.

Tratar ambos de forma manual obriga a manter dois conjuntos de práticas: um para contrapartes empresariais e outro para particulares. A empresa tem de responder simultaneamente às práticas de assinatura das empresas e às expetativas das pessoas, o que é difícil de tornar coerente em papel.

3. A gestão de contratos tinha de ser coordenada a partir de um centro único

Como a entidade de Hong Kong inicia e gere os documentos, o grupo precisa de uma visão coerente do que foi enviado, assinado e ainda está pendente. Quando os contratos são geridos através de cadeias de email e ficheiros locais, essa visão é reconstruída a correr atrás das pessoas, em vez de ser lida a partir de um estado.

Para uma empresa cuja proposta de valor é ajudar outros a conectar-se globalmente, ter o seu próprio processo de assinatura disperso por caixas de entrada é um desalinhamento entre o que vende e a forma como opera.

Solução e resultados

1. Os contratos são iniciados e geridos a partir da entidade de Hong Kong

Com o eSign.AI, a entidade de Hong Kong da ITNIO TECH continua a iniciar e a gerir os documentos contratuais, mas a assinatura passa a realizar-se online. A entidade mantém o papel central que já tinha, e os documentos deixam de precisar de viajar fisicamente para chegar a uma contraparte noutro mercado.

Isto preserva o modelo operativo existente do grupo. A entidade de Hong Kong continua a ser o ponto de iniciação e de gestão, e a assinatura eletrónica elimina o passo de transporte que antes ficava entre a iniciação e o contrato concluído.

2. Um único processo para acordos empresariais e contratos individuais

Como a assinatura corre num único processo eletrónico, os acordos de cooperação de serviço e os contratos de trabalho são tratados da mesma forma, independentemente de a contraparte ser uma empresa ou um particular. A empresa deixa de manter práticas separadas para dois tipos de signatário.

Essa coerência é importante num negócio de comunicações internacionais, onde uma mesma relação comercial pode incluir um acordo de cooperação de serviço com uma empresa parceira e contratos de trabalho com quem presta o serviço.

3. Um estado de contrato visível em vez de perseguido

Gerir contratos a partir de uma entidade central é mais eficaz quando o estado de cada documento é visível. A assinatura online dá à entidade de Hong Kong uma visão de quais contratos foram enviados, vistos, assinados e concluídos, em vez de uma imagem incompleta reconstruída a partir de respostas de email.

Para um grupo que se posiciona como facilitador da conexão global das empresas, operar o seu próprio processo de assinatura num fluxo online gerido alinha as operações internas com o serviço que disponibiliza.

Impacto da aplicação

A ITNIO TECH transferiu a assinatura de contratos para online mantendo a sua entidade de Hong Kong como ponto de iniciação e de gestão, pelo que os documentos deixam de depender do correio internacional para chegar à contraparte.

Os acordos de cooperação de serviço e os contratos de trabalho são agora tratados através de um processo eletrónico único e coerente, seja o signatário uma empresa ou um particular.

Para um grupo de comunicações internacionais, o resultado é um processo de assinatura alinhado com o seu modelo operativo e a sua proposta de serviço: centralizado onde deve estar, online onde poupa tempo, e com um estado consultável em vez de perseguido.