從香港實體統一管理合約：ITNIO TECH 線上簽署服務與勞動合約

公司介紹

ITNIO TECH 與松良的母公司於 2007 年在香港成立。自成立以來，集團一直圍繞「讓更多企業更輕鬆地連接全球」這一理念展開業務，並在國際通訊領域深耕十餘年。

ITNIO TECH 依託行業經驗服務跨市場營運的企業。其香港實體負責發起和管理合約文件，這使集團正好落在這樣一類公司之中：商業關係記錄在跨境兩端，但由同一個地方來管理。

業務挑戰

1. 香港實體跨市場發起並管理合約

ITNIO TECH 的香港實體負責發起和管理合約文件。這種集中化在原則上很高效，但也意味著簽署相對方——服務夥伴與員工——可能位於香港以外的法域，所以文件必須先到達他們手中再回來，安排才能推進。

對一家國際通訊業務來說，合約往往就是服務關係的正式起點。當文件依賴列印和郵寄才能到達海外相對方時，關係起點被運輸時間推遲，而不是被任何商務問題推遲。

2. 服務合作協議與勞動合約覆蓋不同簽署主體

集團的合約範圍包括服務合作協議和勞動合約。這是兩類不同的協議：服務合作協議通常在企業主體之間簽署，而勞動合約涉及個人員工。

用人工流程同時處理這兩類，意味著要維護兩套習慣——一套面向企業相對方，一套面向個人。公司必須同時兼顧企業簽署慣例與個人簽署期待，而用紙本方式很難做到一致。

3. 合約管理需要從一個中心協調

由於香港實體發起並管理文件，集團需要對已發出、已簽署和尚待處理的內容有一個連貫的視圖。當合約透過郵件往來和本機檔案管理時，這個視圖是靠催人拼出來的，而不是讀一個狀態就能得到。

對一家價值主張是幫助別人連接全球的公司來說，自己的簽約流程散落在各種收件匣裡，與它所賣的東西和它運作的方式之間存在錯位。

方案與成果

1. 由香港實體發起並管理合約

藉助 eSign.AI，ITNIO TECH 的香港實體繼續發起和管理合約文件，但簽署本身線上完成。實體保留了它本來就有的中樞角色，而文件不再需要實體旅行才能到達另一個市場的相對方。

這保持了集團現有的營運模式。香港實體仍是發起與管理的節點，而電子簽署移除了此前夾在發起與合約完成之間的運輸環節。

2. 企業協議與個人合約共用一套流程

由於簽署透過單一電子流程運行，無論相對方是公司還是個人，服務合作協議和勞動合約都以同樣的方式處理。公司不再為兩類簽署主體維護兩套做法。

這種一致性對一家國際通訊業務很重要：同一個商業關係裡，可能既有與夥伴公司簽的服務合作協議，也有與交付服務的人簽的勞動合約。

3. 合約狀態看得見，而不是催出來的

當每個文件的狀態可見時，從一個中樞實體管理合約會更有效。線上簽署讓香港實體看到哪些合約已發送、已查看、已簽署和已完成，而不是從郵件回覆裡拼出一幅不完整的圖。

對一家把自己定位為幫助企業連接全球的集團來說，讓自己的簽約流程跑在受管理的線上流程裡，能讓內部運作與它所提供的服務保持一致。

應用效果

ITNIO TECH 把合約簽署遷移到線上，同時保留香港實體作為發起與管理節點，使文件不再依賴國際郵寄才能到達相對方。

服務合作協議與勞動合約現在透過一套一致的電子流程處理，無論簽署方是企業主體還是個人。

對一家國際通訊集團來說，結果是簽約流程與它的營運模式和自身服務主張相匹配：該集中的地方集中，該線上的地方線上，狀態可查而不是靠催。

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