海外引渡書のオンライン署名：Far East Horizonがリース業務のクローズドループを構築

会社紹介

Far East Horizonは、金融と複数の産業領域にまたがる総合グループです。金融サービス、産業運営、資産管理などを展開し、医療、都市インフラ、建設エンジニアリング、交通・物流などの分野で長年顧客を支援してきました。金融サービスと産業サービスを組み合わせることで、企業の設備投資、運用管理、事業成長を支えています。

Far East Horizonは2020年からeSign.AIと協業しています。関連システムは5年以上安定して稼働しており、両社は段階的に海外市場へ展開してきました。現在は、マレーシア、タイ、ベトナム、香港、サウジアラビアなどの海外地域で、設備リース引渡書への電子署名活用を進めています。

ビジネス課題

1. 海外設備リースの引渡書にリモート署名が必要だった

Far East Horizonが海外設備リース事業を拡大する中で、引渡書は設備の引渡し、現場状況、その後の履行責任を確認する重要な文書です。海外顧客の担当者、Far East Horizonの営業担当者、運用管理チームは異なる場所にいることがあり、紙文書やオフライン確認に依存すると、地域、時差、現場条件の影響を受けやすくなります。

設備リースの引渡書が期限内に署名されない場合、その後の入場、退場、精算、責任確認が遅れる可能性があります。地域をまたぐ運用では、現場対応とリモートでのオンライン協業の両方を支える署名プロセスが必要でした。

2. 海外現場での引渡しと保管管理を統一しにくかった

第1フェーズでは、オンライン署名と対面署名の両方に対応し、オンラインおよび現場の引渡書を統一的に署名・保管管理する必要がありました。つまり、リモート顧客による署名を支える一方で、設備引渡し時の対面確認という実務習慣にも合わせる必要がありました。

現場署名、リモート署名、文書保管が異なる方法で管理されると、担当者は文書バージョン、署名状況、保管結果を繰り返し確認しなければなりません。引渡書が分散して保管されると、後続の監査、検索、履行上の紛争対応にも影響します。

3. リース管理システムと署名フローにはさらなる自動化が必要だった

海外設備リースのシナリオが広がるにつれ、独立したページだけで署名を開始する方法では、より大規模で安定した業務文書管理を支えるには不十分になりました。担当者は、契約書、引渡書、入退場書類などをリース管理システム内で管理し、海外顧客担当者へ速やかに署名依頼を届ける必要がありました。

署名機能が社内のリース管理システムとつながっていなければ、開始、通知、署名、保管には依然として手作業が必要になります。これはプロセス自動化を制限し、海外事業拡大後の運用負荷を高めます。

ソリューションと成果

1. 海外署名ページで引渡書のオンライン署名を支援

第1フェーズで、Far East HorizonはeSign.AIの海外署名ページを利用し、設備リース引渡書のオンライン署名と対面署名を実現しました。Far East Horizonの担当者は文書を開始して署名し、その後海外顧客担当者へ通知して署名を完了させることができ、リモート協業と現場確認の両方に対応しました。

引渡書の署名をオンライン化することで、設備引渡しに関連する文書を業務発生時に確認できるようになり、紙の回覧や国境を越えた配送を削減しました。海外設備リースの重要な節点を追跡・管理しやすくなりました。

2. 引渡書の署名と保管のクローズドループを構築

海外署名ページ上で、引渡書は開始、通知、署名、保管まで一連の流れに沿って処理されます。担当者は同じ署名フローの中で顧客確認を管理でき、オフライン文書の紛失、バージョン不一致、保管遅延などのリスクを減らせます。

オンライン署名と対面署名の並行対応により、Far East Horizonは実際の引渡し状況に応じて署名方法を柔軟に選択できます。顧客がリモートで確認する場合でも現場で完了する場合でも、引渡書は検索可能で追跡可能な電子文書として保存されます。

3. 第2フェーズで社内リース管理システムとの連携を計画

第1フェーズのページ型活用を基盤に、Far East Horizonは第2フェーズで社内リース管理システムと接続し、業務文書の署名管理をさらに自動化する予定です。署名機能は独立ページからリース業務プロセスへさらに組み込まれ、設備リース文書の開始、回付、保存をシステム内で支援します。

システム連携により、リース管理プラットフォームは海外業務文書の署名ニーズをよりスムーズに処理でき、手動開始やステータスの入力戻しを減らせます。設備リースの引渡し、入場、退場などの文書管理が、より中核業務フローに近づきます。

導入効果

Far East Horizonは、海外設備リースの引渡書をオフラインの紙回覧からオンライン署名へ移行し、リモートのオンライン署名と現場での対面署名の両方をカバーしました。これにより、海外顧客担当者とFar East Horizonの担当者が協力して文書確認を完了できます。

引渡書は現在、開始、通知、署名、保管までのオンラインクローズドループを形成しています。担当者は署名状況と文書保存結果をより明確に追跡でき、国境を越えた設備リースシナリオでの管理コストを削減できます。

協業システムは5年以上安定して稼働しています。国内の与信承認、設備リース、ファクタリング、入退場などの文書署名シナリオから、海外設備リース引渡書の活用へ拡張し、将来の社内リース管理システム連携とより広範な海外展開の基盤を築いています。