Signature en ligne des formulaires de remise à l’étranger : Far East Horizon connecte la boucle fermée du leasing

Présentation de l’entreprise

Far East Horizon est un groupe intégré couvrant la finance et plusieurs secteurs industriels, avec des activités dans les services financiers, les opérations industrielles, la gestion d’actifs et d’autres domaines. L’entreprise sert depuis longtemps des clients dans la santé, les services urbains, la construction, le transport et la logistique. En associant services financiers et services industriels, Far East Horizon soutient l’investissement en équipements, la gestion opérationnelle et le développement des entreprises.

Far East Horizon travaille avec eSign.AI depuis 2020. Le système fonctionne de manière stable depuis plus de cinq ans, et les deux parties ont progressivement étendu leur collaboration aux marchés étrangers. Aujourd’hui, Far East Horizon déploie la signature électronique pour les formulaires de remise de leasing d’équipements en Malaisie, Thaïlande, Vietnam, Hong Kong et Arabie saoudite.

Défis métier

1. Les formulaires de remise de leasing d’équipements à l’étranger nécessitaient une signature à distance

Lorsque Far East Horizon développe son activité de leasing d’équipements à l’étranger, les formulaires de remise sont des documents essentiels pour confirmer la livraison de l’équipement, l’état sur site et les responsabilités ultérieures. Les représentants des clients à l’étranger, les équipes commerciales de Far East Horizon et les équipes opérationnelles peuvent se trouver dans des lieux différents. Si le processus repose sur des documents papier ou une confirmation hors ligne, la remise peut être affectée par la distance, les fuseaux horaires et les conditions sur site.

Si les formulaires de remise ne sont pas signés à temps, l’entrée sur site, la sortie, le règlement et la confirmation des responsabilités peuvent tous être retardés. Pour les opérations transrégionales, le processus de signature doit soutenir à la fois le traitement sur site et la collaboration en ligne à distance.

2. La remise sur site à l’étranger et la gestion des archives étaient difficiles à unifier

Le scénario de première phase devait prendre en charge la signature en ligne et la signature en présentiel, tout en permettant la gestion de la signature et de l’archivage des formulaires en ligne comme sur site. L’entreprise devait donc couvrir la signature à distance par les clients tout en respectant les habitudes de confirmation en face à face lors de la remise d’équipement.

Si la signature sur site, la signature à distance et l’archivage documentaire utilisent des méthodes différentes, les équipes doivent vérifier à plusieurs reprises les versions, les statuts de signature et les résultats d’archivage. Une conservation dispersée des formulaires peut aussi affecter les audits, les recherches et le traitement des litiges ultérieurs.

3. Le système de gestion du leasing et le workflow de signature nécessitaient plus d’automatisation

À mesure que les scénarios de leasing d’équipements à l’étranger s’étendent, s’appuyer uniquement sur une page indépendante pour initier la signature ne suffit plus à soutenir une gestion documentaire plus large et plus stable. Les équipes doivent gérer les contrats, formulaires de remise, documents d’entrée et de sortie de site et autres flux documentaires dans le système de gestion du leasing, tout en contactant rapidement les représentants des clients à l’étranger pour signer.

Si les capacités de signature ne sont pas connectées au système interne de gestion du leasing, l’initiation, la notification, la signature et l’archivage nécessitent toujours une intervention manuelle. Cela limite l’automatisation des processus et accroît la charge opérationnelle après l’expansion internationale.

Solution et résultats

1. Utilisation d’une page de signature internationale pour signer les formulaires de remise en ligne

Dans la première phase, Far East Horizon a utilisé la page de signature internationale d’eSign.AI pour prendre en charge la signature en ligne et en présentiel des formulaires de remise de leasing d’équipements. Les équipes de Far East Horizon peuvent initier et signer les documents, puis notifier les représentants des clients à l’étranger afin qu’ils finalisent la signature, couvrant ainsi les scénarios de collaboration à distance et de confirmation sur site.

En passant la signature des formulaires de remise en ligne, les documents liés à la livraison d’équipement peuvent être confirmés au moment où l’opération se produit, réduisant la circulation papier et les envois transfrontaliers. Les points clés du leasing d’équipements à l’étranger deviennent plus faciles à suivre et à gérer.

2. Construction d’une boucle fermée pour la signature et l’archivage des formulaires

Sur la page de signature internationale, les formulaires de remise suivent une chaîne complète de l’initiation et de la notification à la signature et à l’archivage. Les équipes peuvent gérer les actions de confirmation client dans le même workflow de signature, réduisant les risques de perte de fichiers hors ligne, d’incohérence de versions et de retard d’archivage.

Le support parallèle de la signature en ligne et en présentiel permet à Far East Horizon de choisir avec flexibilité la méthode de signature selon le scénario réel de remise. Que le client confirme à distance ou termine le processus sur site, le formulaire peut être conservé comme document électronique consultable et traçable.

3. Intégration prévue avec le système interne de gestion du leasing en deuxième phase

Sur la base de l’application par page de la première phase, Far East Horizon prévoit de connecter son système interne de gestion du leasing en deuxième phase afin d’automatiser davantage la gestion de signature des documents métier. Les capacités de signature seront plus profondément intégrées au processus de leasing, soutenant l’initiation, la circulation et la conservation des documents dans le système.

Grâce à l’intégration système, la plateforme de gestion du leasing pourra traiter plus fluidement les besoins de signature des documents internationaux, réduire l’initiation manuelle et le retour manuel de statut. La gestion des documents de remise, d’entrée et de sortie de site se rapprochera du workflow métier principal.

Impact applicatif

Far East Horizon a fait passer les formulaires de remise de leasing d’équipements à l’étranger de la circulation papier hors ligne à la signature en ligne, couvrant à la fois la signature à distance et la signature en présentiel sur site. Cela soutient la collaboration entre les représentants des clients à l’étranger et les équipes de Far East Horizon pour finaliser la confirmation documentaire.

Les formulaires de remise forment désormais une boucle fermée en ligne de l’initiation et de la notification à la signature et à l’archivage. Les équipes peuvent suivre plus clairement les statuts de signature et les résultats de conservation documentaire, réduisant les coûts de gestion dans les scénarios de leasing transfrontalier.

Le système conjoint fonctionne de manière stable depuis plus de cinq ans. Il s’est étendu des scénarios nationaux tels que l’autorisation de crédit, le leasing d’équipements, l’affacturage et les documents d’entrée et de sortie de site aux formulaires de remise de leasing d’équipements à l’étranger, posant les bases d’une future intégration au système interne de leasing et d’un déploiement international plus large.