Ký trực tuyến biên bản bàn giao ở nước ngoài: Far East Horizon kết nối vòng khép kín cho nghiệp vụ cho thuê

Giới thiệu công ty

Far East Horizon là một tập đoàn tích hợp trải rộng trong lĩnh vực tài chính và nhiều ngành công nghiệp, với hoạt động bao gồm dịch vụ tài chính, vận hành công nghiệp, quản lý tài sản và các mảng khác. Công ty từ lâu đã phục vụ khách hàng trong các lĩnh vực như y tế, tiện ích đô thị, xây dựng kỹ thuật, vận tải và logistics. Bằng cách kết hợp dịch vụ tài chính với dịch vụ công nghiệp, Far East Horizon hỗ trợ doanh nghiệp đầu tư thiết bị, quản lý vận hành và phát triển kinh doanh.

Far East Horizon hợp tác với eSign.AI từ năm 2020. Hệ thống đã vận hành ổn định hơn năm năm, và hai bên từng bước mở rộng ra thị trường nước ngoài. Hiện nay, Far East Horizon đang thúc đẩy ứng dụng chữ ký điện tử cho biên bản bàn giao thiết bị thuê tại Malaysia, Thái Lan, Việt Nam, Hồng Kông và Ả Rập Xê Út.

Thách thức kinh doanh

1. Biên bản bàn giao thiết bị thuê ở nước ngoài cần được ký từ xa

Khi Far East Horizon mở rộng hoạt động cho thuê thiết bị ở nước ngoài, biên bản bàn giao là tài liệu quan trọng để xác nhận việc giao thiết bị, tình trạng tại hiện trường và trách nhiệm thực hiện sau đó. Đại diện khách hàng ở nước ngoài, nhân viên kinh doanh của Far East Horizon và đội ngũ vận hành có thể ở các địa điểm khác nhau. Nếu quy trình phụ thuộc vào giấy tờ hoặc xác nhận ngoại tuyến, việc bàn giao dễ bị ảnh hưởng bởi khoảng cách địa lý, múi giờ và điều kiện hiện trường.

Nếu biên bản bàn giao không được ký kịp thời, các bước vào công trường, ra khỏi công trường, quyết toán và xác nhận trách nhiệm đều có thể bị chậm. Đối với vận hành xuyên khu vực, quy trình ký cần hỗ trợ cả xử lý tại chỗ và cộng tác trực tuyến từ xa.

2. Khó thống nhất việc bàn giao tại hiện trường nước ngoài và quản lý lưu trữ

Giai đoạn đầu cần hỗ trợ cả ký trực tuyến và ký trực tiếp, đồng thời quản lý ký và lưu trữ cho biên bản bàn giao online lẫn tại hiện trường. Điều này nghĩa là nghiệp vụ phải bao phủ việc khách hàng ký từ xa, đồng thời đáp ứng thói quen xác nhận trực tiếp trong quá trình bàn giao thiết bị.

Nếu ký tại hiện trường, ký từ xa và lưu trữ tài liệu được quản lý bằng các phương thức khác nhau, nhân viên phải nhiều lần kiểm tra phiên bản tài liệu, trạng thái ký và kết quả lưu trữ. Việc lưu giữ biên bản rải rác cũng ảnh hưởng đến kiểm toán, tra cứu và xử lý tranh chấp về sau.

3. Hệ thống quản lý cho thuê và luồng ký cần được tự động hóa hơn nữa

Khi các kịch bản cho thuê thiết bị ở nước ngoài tiếp tục mở rộng, việc chỉ dựa vào một trang độc lập để khởi tạo ký không đủ để hỗ trợ quản lý tài liệu nghiệp vụ ở quy mô lớn và ổn định hơn. Nhân viên cần quản lý hợp đồng, biên bản bàn giao, tài liệu vào ra công trường và các luồng tài liệu khác trong hệ thống quản lý cho thuê, đồng thời nhanh chóng liên hệ đại diện khách hàng ở nước ngoài để ký.

Nếu năng lực ký không kết nối với hệ thống quản lý cho thuê nội bộ, việc khởi tạo, thông báo, ký và lưu trữ vẫn cần can thiệp thủ công. Điều này hạn chế tự động hóa quy trình và làm tăng gánh nặng vận hành sau khi mở rộng kinh doanh ra nước ngoài.

Giải pháp và kết quả

1. Sử dụng trang ký ở nước ngoài để hỗ trợ ký trực tuyến biên bản bàn giao

Trong giai đoạn đầu, Far East Horizon sử dụng trang ký ở nước ngoài của eSign.AI để hỗ trợ ký trực tuyến và ký trực tiếp cho biên bản bàn giao thiết bị thuê. Nhân viên kinh doanh có thể khởi tạo và ký tài liệu, sau đó thông báo cho đại diện khách hàng ở nước ngoài hoàn tất ký, đáp ứng cả cộng tác từ xa và xác nhận tại hiện trường.

Khi đưa việc ký biên bản bàn giao lên trực tuyến, các tài liệu liên quan đến giao thiết bị có thể được xác nhận ngay khi nghiệp vụ phát sinh, giảm luân chuyển giấy tờ và chuyển phát xuyên biên giới. Những điểm mấu chốt trong cho thuê thiết bị ở nước ngoài trở nên dễ theo dõi và quản lý hơn.

2. Xây dựng vòng khép kín cho ký và lưu trữ biên bản bàn giao

Trên trang ký ở nước ngoài, biên bản bàn giao đi theo chuỗi đầy đủ từ khởi tạo, thông báo đến ký và lưu trữ. Nhân viên có thể quản lý hành động xác nhận của khách hàng trong cùng một luồng ký, giảm rủi ro thất lạc tài liệu offline, sai lệch phiên bản và chậm lưu trữ.

Việc hỗ trợ song song ký trực tuyến và ký trực tiếp giúp Far East Horizon linh hoạt chọn phương thức ký theo tình huống bàn giao thực tế. Dù khách hàng xác nhận từ xa hay hoàn tất tại hiện trường, biên bản bàn giao đều có thể được lưu giữ như tài liệu điện tử có thể tìm kiếm và truy vết.

3. Lên kế hoạch tích hợp giai đoạn hai với hệ thống quản lý cho thuê nội bộ

Dựa trên ứng dụng dạng trang ở giai đoạn đầu, Far East Horizon dự kiến kết nối với hệ thống quản lý cho thuê nội bộ trong giai đoạn hai để tự động hóa hơn việc quản lý ký tài liệu nghiệp vụ. Năng lực ký sẽ được nhúng sâu hơn từ trang độc lập vào quy trình cho thuê, hỗ trợ khởi tạo, luân chuyển và lưu giữ tài liệu cho thuê thiết bị trong hệ thống.

Thông qua tích hợp hệ thống, nền tảng quản lý cho thuê có thể xử lý nhu cầu ký tài liệu nghiệp vụ ở nước ngoài trơn tru hơn, giảm khởi tạo thủ công và cập nhật trạng thái thủ công. Việc quản lý tài liệu bàn giao thiết bị, vào công trường, ra khỏi công trường và tài liệu liên quan sẽ gần hơn với luồng nghiệp vụ cốt lõi.

Tác động ứng dụng

Far East Horizon đã chuyển biên bản bàn giao thiết bị thuê ở nước ngoài từ luân chuyển giấy tờ ngoại tuyến sang ký trực tuyến, bao phủ cả ký từ xa và ký trực tiếp tại hiện trường. Điều này hỗ trợ đại diện khách hàng ở nước ngoài và nhân viên Far East Horizon cùng hoàn tất xác nhận tài liệu.

Biên bản bàn giao hiện hình thành vòng khép kín trực tuyến từ khởi tạo, thông báo đến ký và lưu trữ. Nhân viên có thể theo dõi trạng thái ký và kết quả lưu giữ tài liệu rõ ràng hơn, giảm chi phí quản lý trong các kịch bản cho thuê thiết bị xuyên biên giới.

Hệ thống hợp tác đã vận hành ổn định hơn năm năm. Hệ thống đã mở rộng từ các kịch bản trong nước như ủy quyền tín dụng, cho thuê thiết bị, bao thanh toán, tài liệu vào ra công trường sang ứng dụng biên bản bàn giao thiết bị thuê ở nước ngoài, đặt nền tảng cho việc tích hợp hệ thống quản lý cho thuê nội bộ và triển khai rộng hơn ở nước ngoài.