해외 인수인계서 온라인 서명: Far East Horizon, 리스 업무 폐쇄 루프 연결

회사 소개

Far East Horizon은 금융과 여러 산업을 아우르는 종합 그룹으로, 금융 서비스, 산업 운영, 자산 관리 등 다양한 사업을 전개하고 있습니다. 이 회사는 의료, 도시 공공서비스, 건설 엔지니어링, 운송 및 물류 등 분야의 고객을 오랫동안 지원해 왔습니다. 금융 서비스와 산업 서비스를 결합하여 기업의 장비 투자, 운영 관리, 사업 발전을 지원합니다.

Far East Horizon은 2020년부터 eSign.AI와 협력해 왔습니다. 관련 시스템은 5년 이상 안정적으로 운영되었으며, 양사는 점진적으로 해외 시장으로 협력을 확대했습니다. 현재 Far East Horizon은 말레이시아, 태국, 베트남, 홍콩, 사우디아라비아 등 해외 지역에서 장비 리스 인수인계서의 전자 서명 활용을 추진하고 있습니다.

비즈니스 과제

1. 해외 장비 리스 인수인계서에 원격 서명이 필요했습니다

Far East Horizon이 해외 장비 리스 사업을 확장할 때, 인수인계서는 장비 인도, 현장 상태, 이후 이행 책임을 확인하는 중요한 문서입니다. 해외 고객 담당자, Far East Horizon의 영업 인력, 운영 관리 팀은 서로 다른 장소에 있을 수 있습니다. 종이 문서나 오프라인 확인에 의존하면 인수인계는 지역, 시차, 현장 조건의 영향을 받기 쉽습니다.

장비 리스 인수인계서가 제때 서명되지 않으면 이후 현장 출입, 퇴장, 정산, 책임 확인이 모두 지연될 수 있습니다. 지역을 넘나드는 운영에서는 현장 처리와 원격 온라인 협업을 모두 지원하는 서명 프로세스가 필요합니다.

2. 해외 현장 인도와 보관 관리를 통합하기 어려웠습니다

1단계 시나리오는 온라인 서명과 대면 서명을 모두 지원하면서, 온라인 및 현장 인수인계서의 서명과 보관 관리도 가능해야 했습니다. 즉, 원격 고객 서명을 지원하는 동시에 장비 인도 시 대면 확인이라는 실제 운영 방식에도 맞아야 했습니다.

현장 서명, 원격 서명, 문서 보관이 서로 다른 방식으로 관리되면 담당자는 문서 버전, 서명 상태, 보관 결과를 반복적으로 확인해야 합니다. 인수인계서가 분산 보관되면 이후 감사, 검색, 이행 분쟁 처리에도 영향을 줄 수 있습니다.

3. 리스 관리 시스템과 서명 워크플로에는 추가 자동화가 필요했습니다

해외 장비 리스 시나리오가 계속 확대되면서, 독립 페이지에만 의존해 서명을 시작하는 방식은 더 큰 규모의 안정적인 업무 문서 관리를 지원하기에 충분하지 않았습니다. 담당자는 리스 관리 시스템 안에서 계약서, 인수인계서, 현장 출입 문서 등 여러 문서 흐름을 관리하고, 해외 고객 담당자에게 신속하게 서명을 요청해야 했습니다.

서명 기능이 내부 리스 관리 시스템과 연결되지 않으면 시작, 알림, 서명, 보관에는 여전히 수작업이 필요합니다. 이는 프로세스 자동화를 제한하고 해외 사업 확장 이후 운영 부담을 높입니다.

솔루션 및 결과

1. 해외 서명 페이지로 인수인계서 온라인 서명 지원

1단계에서 Far East Horizon은 eSign.AI의 해외 서명 페이지를 사용하여 장비 리스 인수인계서의 온라인 서명과 대면 서명을 지원했습니다. Far East Horizon 담당자는 문서를 시작하고 서명한 뒤, 해외 고객 담당자에게 알림을 보내 서명을 완료하게 할 수 있어 원격 협업과 현장 확인 시나리오를 모두 충족했습니다.

인수인계서 서명을 온라인화함으로써 장비 인도 관련 문서를 업무 발생 시점에 확인할 수 있게 되었고, 종이 유통과 국경 간 배송을 줄였습니다. 해외 장비 리스의 핵심 노드를 더 쉽게 추적하고 관리할 수 있게 되었습니다.

2. 인수인계서 서명과 보관의 폐쇄 루프 구축

해외 서명 페이지에서 인수인계서는 시작, 알림, 서명, 보관까지 완전한 흐름을 따릅니다. 담당자는 동일한 서명 워크플로 안에서 고객 확인 작업을 관리할 수 있어 오프라인 파일 분실, 버전 불일치, 보관 지연과 같은 리스크를 줄일 수 있습니다.

온라인 서명과 대면 서명을 동시에 지원함으로써 Far East Horizon은 실제 인도 상황에 따라 서명 방식을 유연하게 선택할 수 있습니다. 고객이 원격으로 확인하든 현장에서 완료하든, 인수인계서는 검색 가능하고 추적 가능한 전자 문서로 보관될 수 있습니다.

3. 2단계에서 내부 리스 관리 시스템과의 연동 계획

1단계의 페이지 기반 적용을 바탕으로 Far East Horizon은 2단계에서 내부 리스 관리 시스템과 연결하여 업무 문서 서명 관리를 더 자동화할 계획입니다. 서명 기능은 독립 페이지에서 리스 업무 프로세스 안으로 더 깊이 내장되어, 시스템 내에서 장비 리스 문서의 시작, 유통, 보관을 지원하게 됩니다.

시스템 연동을 통해 리스 관리 플랫폼은 해외 업무 문서의 서명 수요를 더 원활하게 처리하고, 수동 시작과 상태 되입력을 줄일 수 있습니다. 장비 리스 인수인계, 현장 진입, 퇴장 및 관련 문서 관리는 핵심 업무 흐름에 더 가까워집니다.

적용 효과

Far East Horizon은 해외 장비 리스 인수인계서를 오프라인 종이 유통에서 온라인 서명으로 전환하여, 원격 온라인 서명과 현장 대면 서명을 모두 지원했습니다. 이를 통해 해외 고객 담당자와 Far East Horizon 담당자가 협력하여 문서 확인을 완료할 수 있습니다.

인수인계서는 이제 시작과 알림부터 서명과 보관까지 온라인 폐쇄 루프를 형성합니다. 담당자는 서명 상태와 문서 보관 결과를 더 명확하게 추적할 수 있어 국경 간 장비 리스 시나리오의 관리 비용을 줄일 수 있습니다.

협력 시스템은 5년 이상 안정적으로 운영되었습니다. 국내 신용 승인, 장비 리스, 팩토링, 현장 출입 문서 등 서명 시나리오에서 해외 장비 리스 인수인계서 적용으로 확장되었으며, 향후 내부 리스 관리 시스템 연동과 더 넓은 해외 확산을 위한 기반을 마련했습니다.