海外交接單線上簽署：遠東宏信打通租賃業務閉環

公司介紹

遠東宏信是一家橫跨金融與產業的綜合集團，業務覆蓋金融服務、產業營運、資產管理等領域，長期服務醫療健康、城市公用、工程建設、交通物流等行業客戶。透過結合金融服務與產業服務，遠東宏信支援企業設備投入、營運管理和業務發展。

遠東宏信自 2020 年起與 eSign.AI 合作，相關系統已穩定運行五年以上，雙方也逐步共同拓展海外市場。目前，遠東宏信正在馬來西亞、泰國、越南、香港、沙烏地阿拉伯等海外地區推進設備租賃交接單電子簽名應用。

業務挑戰

1. 海外設備租賃交接單需要遠端簽署

遠東宏信拓展海外設備租賃業務時，交接單是確認設備交付、現場狀態和後續履約責任的重要文件。海外客戶代表、遠東宏信業務人員和營運管理團隊可能分布在不同地點，若依賴紙本文件或線下確認，交接流程容易受到地域、時區和現場條件影響。

若設備租賃交接單無法及時簽署，後續進場、退場、結算和責任確認都可能被延誤。對於跨區域營運而言，簽署流程既要支援現場處理，也要支援遠端線上協作。

2. 海外現場交付與歸檔管理難以統一

第一階段場景需要同時支援線上簽署和當面簽署，並對線上、現場交接單統一進行簽署和歸檔管理。這意味著業務既要覆蓋遠端客戶簽署，也要符合設備交接時面對面確認的實際操作習慣。

如果現場簽署、遠端簽署和文件歸檔採用不同管理方式，業務人員就需要反覆核對文件版本、簽署狀態和歸檔結果。交接單分散留存也會影響後續審計、查詢和履約爭議處理。

3. 租賃管理系統與簽署流程需要進一步自動化

隨著海外設備租賃場景持續擴展，僅依靠獨立頁面發起簽署，已難以支撐更大規模、更穩定的業務文件管理。業務人員需要在租賃管理系統內管理合約、交接單、進退場文件等流程，並及時觸達海外客戶代表完成簽署。

如果簽署能力無法連接內部租賃管理系統，發起、通知、簽署和歸檔仍然需要人工介入。這會限制流程自動化，也會增加海外業務擴張後的營運負擔。

解決方案與成果

1. 使用海外簽署頁面支援交接單線上簽署

第一階段，遠東宏信使用 eSign.AI 的海外簽署頁面，支援設備租賃交接單的線上簽署和當面簽署。遠東宏信業務人員可以發起並簽署文件，再通知海外客戶代表完成簽署，滿足遠端協作和現場確認兩類場景。

交接單簽署線上化後，設備交付相關文件可以在業務發生時完成確認，減少紙本流轉和跨境寄送，讓海外設備租賃的關鍵節點更容易被追蹤和管理。

2. 構建交接單簽署與歸檔閉環

在海外簽署頁面上，交接單從發起、通知到簽署、歸檔形成完整鏈路。業務人員可以圍繞同一簽署流程管理客戶確認動作，減少線下文件遺失、版本不一致和歸檔延遲等風險。

同時支援線上簽署和當面簽署，讓遠東宏信可以根據實際交付場景靈活選擇簽署方式。無論客戶遠端確認還是現場完成，交接單都可以作為可查詢、可追溯的電子文件留存。

3. 規劃第二階段接入內部租賃管理系統

基於第一階段頁面化應用，遠東宏信計劃在第二階段連接內部租賃管理系統，實現更自動化的業務文件簽署管理。簽署能力將從獨立頁面進一步嵌入租賃業務流程，支援設備租賃文件在系統內發起、流轉和留存。

透過系統整合，租賃管理平台可以更順暢地處理海外業務文件簽署需求，減少人工發起和狀態回填，讓設備租賃交接、進場、退場等文件管理更接近核心業務流程。

應用成效

遠東宏信將海外設備租賃交接單從線下紙本流轉轉為線上簽署，同時覆蓋遠端線上簽署和現場當面簽署，支援海外客戶代表與遠東宏信業務人員協同完成文件確認。

交接單現在形成從發起、通知到簽署、歸檔的線上閉環。業務人員能夠更清晰地追蹤簽署狀態和文件留存結果，降低跨境設備租賃場景下的管理成本。

雙方合作系統已穩定運行五年以上，並從國內授信授權、設備租賃、保理、進退場等文件簽署場景，擴展到海外設備租賃交接單應用，為未來接入內部租賃管理系統和更廣泛的海外推廣奠定基礎。

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