如何在 eSign.AI 中轉交簽署任務

如何在 eSign.AI 中轉交簽署任務

簽署任務並不總會落到正確的人手上。信封指定了一個收件人，但協議必須由同事、主管或經合法授權的代表簽署。「轉交」讓收件人把簽署任務交給這個人，而不必讓寄件人取消信封後重新寄送。

轉交由寄件人控制。寄件人在寄送前的信封進階設定中開啟允許簽署人轉交簽署任務。該開關關閉時，收件人無法轉交任務。

本影片示範內容

影片長度 4 分 12 秒，完整跟拍一個信封的轉交過程：從寄件人開啟該選項，到被轉交的簽署人完成簽署。

轉交的操作步驟

1. 寄件人建立信封、加入收件人，並開啟進階設定。
2. 寄件人開啟允許簽署人轉交簽署任務，然後寄送信封。
3. 收件人從通知郵件開啟簽署連結，檢視協議內容。
4. 收件人在簽署頁工具列選擇轉交，並指定實際簽署人。
5. 簽署任務轉移到新簽署人，該簽署人收到通知並在自己的工作階段完成簽署。
6. 活動記錄記載原收件人、轉交事件以及最終完成簽署的簽署人。

轉交後稽核記錄保留什麼

轉交不會造成記錄斷層。信封詳情面板中的活動記錄保留完整鏈條，可顯示信封寄給了誰、轉交給了誰、轉交發生的時間，以及最終由誰簽署。完成後的文件依然能回答稽核關心的兩個問題：誰簽了，以及這個人如何取得該簽署任務。

• 發起人與原收件人，以及發起時間
• 轉交事件，包含被轉交人姓名與轉交時間
• 最終簽署人的簽署事件，含簽署時間戳

適用場景

轉交適用於委派簽署：助理代高階主管接收信封、本地實體代集團接收信封，或指定給某一職位的合約由現任任職者簽署。這些場景下，組織需要的是授權人本人的簽名，並希望交接過程在記錄中可見，而不是在線下處理。

如果寄件人必須把簽署任務固定在指定收件人身上，則保持該開關關閉，收件人須本人簽署，信封無法再被轉交。

相關設定

轉交與其他收件人層面的控制項同在信封建立階段設定。在設定填寫人與簽署人中設定簽署順序與角色，在接收通知並簽署中檢視收件人與身分驗證選項。如需將同一信封寄給多位收件人、各自轉交給自己的簽署人，請使用批次寄送信封。