Inisiasi Massal Perjanjian Penjualan APAC, HP Mempercepat Penandatanganan Multi-Negara

Pengenalan Perusahaan

HP adalah perusahaan teknologi informasi global, dengan bisnis yang mencakup komputer pribadi, peralatan pencetakan dan kantor, perangkat lunak terkait, serta layanan. Informasi publik menunjukkan bahwa HP melayani beragam audiens, termasuk konsumen individu, pelanggan perusahaan, dan institusi publik, dengan produk dan solusi yang dikirimkan di berbagai negara dan wilayah di seluruh dunia.

Di pasar Asia-Pasifik, penandatanganan perjanjian penjualan HP melibatkan lebih dari sepuluh negara dan wilayah, termasuk Australia, Selandia Baru, Singapura, Korea Selatan, dan Jepang. Seiring meningkatnya jumlah penanda tangan dan wilayah yang tercakup, HP membutuhkan metode penandatanganan online terpadu untuk mendukung inisiasi perjanjian penjualan, penambahan penanda tangan, dan manajemen tugas massal, sehingga meningkatkan efisiensi kolaborasi bisnis multi-negara.

Tantangan Bisnis

1. Proses penandatanganan perjanjian penjualan terfragmentasi di negara-negara APAC

Penandatanganan perjanjian penjualan HP mencakup lebih dari sepuluh negara dan wilayah, termasuk Australia, Selandia Baru, Singapura, Korea Selatan, dan Jepang. Tim penjualan perlu bekerja dengan pelanggan di berbagai wilayah, kebiasaan penandatanganan yang berbeda, dan kolaborasi lintas zona waktu. Jika perjanjian bergantung pada penandatanganan offline atau lampiran email bolak-balik, proses penjualan mudah melambat karena sirkulasi dokumen.

Perjanjian penjualan multi-negara juga membutuhkan manajemen status penandatanganan yang stabil. Jika pengguna bisnis tidak dapat memeriksa secara terpusat apakah perjanjian telah diinisiasi atau apakah pelanggan telah menyelesaikan penandatanganan, mereka perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk pengingat manual dan konfirmasi progres.

2. Pembuatan perjanjian penjualan berulang memengaruhi efisiensi inisiasi

Perjanjian penjualan biasanya memiliki struktur dokumen dan bidang tanda tangan yang relatif tetap, tetapi berbagai negara, pelanggan, dan skenario transaksi dapat membawa perbedaan dalam penanda tangan, task envelope, dan batch dokumen. Jika konten kontrak dan alur kerja penandatanganan harus dikonfigurasi dari awal setiap kali, administrator bisnis menghadapi biaya operasi berulang yang tinggi.

Ketika kebutuhan penandatanganan muncul dalam batch terkonsentrasi, menambahkan penanda tangan satu per satu dan membuat task envelope secara individual juga memperlambat kecepatan respons tim penjualan dan memengaruhi efisiensi pemrosesan batch untuk perjanjian lintas wilayah.

3. Akun internal dan izin penandatanganan membutuhkan manajemen terpadu

Dalam skenario penjualan multi-wilayah, HP melibatkan administrator bisnis, personel penjualan, dan kolaborator internal. Titik masuk inisiasi penandatanganan perlu tetap konsisten dengan sistem akun internal perusahaan. Jika login akun dan manajemen izin terfragmentasi, tim IT perlu menghabiskan upaya tambahan untuk keamanan akun, perubahan personel, dan kontrol akses.

Sistem akun yang tidak konsisten juga memengaruhi pengalaman pengguna bagi tim bisnis. Tim penjualan perlu masuk ke proses penandatanganan melalui sistem identitas perusahaan yang sudah dikenal, mengurangi friksi akibat perpindahan sistem dan autentikasi berulang.

Solusi dan Hasil

1. Menggunakan penandatanganan online untuk mendukung perjanjian penjualan multi-negara

eSign membantu HP memindahkan penandatanganan perjanjian penjualan di berbagai negara dan wilayah Asia-Pasifik ke online. Tim penjualan dapat mengelola proses bisnis seputar inisiasi perjanjian, penandatanganan pelanggan, dan pelacakan status, mengurangi ketidakpastian akibat pengiriman dokumen kertas dan email bolak-balik.

Penandatanganan online memungkinkan perjanjian penjualan lintas negara dan lintas zona waktu dikonfirmasi melalui proses terpadu, membantu tim bisnis memahami progres penandatanganan dengan jelas dan memberi kesinambungan yang lebih baik pada manajemen dokumen berikutnya.

2. Template kontrak dikonfigurasi sebelumnya dan task envelope diinisiasi secara massal

Administrator bisnis dapat mengonfigurasi template kontrak perjanjian penjualan sebelumnya, menambahkan penanda tangan secara massal saat memulai penandatanganan, dan meluncurkan beberapa task envelope dengan satu klik. Konfigurasi berbasis template mengurangi beban kerja pengaturan berulang pada bidang kontrak dan alur kerja penandatanganan, memungkinkan perjanjian penjualan batch memasuki tahap penandatanganan lebih cepat.

Dengan template dan kemampuan inisiasi massal, HP dapat memindahkan perjanjian penjualan multi-wilayah dari pemrosesan manual dokumen tunggal ke manajemen batch, meningkatkan efisiensi pemrosesan selama puncak bisnis dan mengurangi perbedaan operasional akibat konfigurasi berulang.

3. Akses akun internal terpadu melalui SSO

Solusi ini mendukung pengguna mengakses aplikasi penandatanganan melalui SSO, memungkinkan manajemen akun internal yang terpadu dan aman. Pengguna bisnis dapat mengakses layanan penandatanganan melalui sistem identitas perusahaan yang ada, mengurangi biaya login dan pemeliharaan izin yang disebabkan oleh banyak sistem akun.

Kemampuan login terpadu juga membantu tim IT mengelola batas akses internal dengan lebih baik, sehingga proses penandatanganan perjanjian penjualan dapat memenuhi kebutuhan kenyamanan bisnis sekaligus mendukung persyaratan keamanan akun dan manajemen personel tingkat perusahaan.

Dampak Aplikasi

HP memindahkan proses penandatanganan perjanjian penjualan di berbagai negara dan wilayah Asia-Pasifik ke online, memungkinkan tim penjualan menyelesaikan inisiasi perjanjian, penandatanganan pelanggan, dan pelacakan status melalui alur kerja terpadu.

Template kontrak dan kemampuan inisiasi massal mengurangi pekerjaan konfigurasi berulang bagi administrator bisnis, memungkinkan perjanjian penjualan dengan banyak penanda tangan dan banyak task envelope memasuki proses penandatanganan lebih cepat.

SSO single sign-on menciptakan titik masuk akun internal yang lebih terpadu, meningkatkan manajemen keamanan dan pengalaman pengguna bagi tim penjualan dan IT dalam kolaborasi multi-wilayah.