eSigning Kontrak Kerja Vietnam, Beyondsoft Membangun Closed Loop HR yang Patuh

Pengenalan Perusahaan

Beyondsoft Corporation adalah penyedia global layanan konsultasi, solusi industri, serta teknologi digital-intelligence. Berkantor pusat di Beijing dan tercatat di Bursa Efek Shenzhen, perusahaan ini mengoperasikan anak perusahaan, pusat R&D, dan pusat delivery di Tiongkok, Amerika Serikat, Jepang, India, Singapura, Malaysia, Spanyol, Kosta Rika, Indonesia, Filipina, Brasil, Inggris, Vietnam, dan pasar lainnya.

Dalam skenario delivery global dan ketenagakerjaan luar negeri, onboarding karyawan, penandatanganan kontrak kerja, pembubuhan stempel perusahaan, dan pengarsipan kontrak perlu terhubung erat dengan sistem HR internal Beyondsoft. Untuk kontrak kerja di Vietnam, Beyondsoft menghubungkan sistem HR internal melalui API dan mengintegrasikan kemampuan tanda tangan digital VNPT yang diakui secara lokal.

Tantangan Bisnis

1. Penandatanganan kontrak kerja di Vietnam memerlukan dukungan kepatuhan

Beyondsoft telah membangun kapabilitas delivery dan operasi di pasar luar negeri termasuk Vietnam. Setelah karyawan direkrut, perusahaan perlu menyelesaikan penandatanganan kontrak kerja tepat waktu. Jika masih mengandalkan kontrak kertas atau sirkulasi offline, tim HR harus berulang kali memeriksa informasi karyawan, versi kontrak, status tanda tangan, dan dokumen yang dikembalikan, sehingga siklus menjadi panjang dan risiko kepatuhan meningkat.

2. Alur HR dan penandatanganan yang terpisah menyulitkan closed loop kontrak

Beyondsoft perlu menghubungkan sistem HR internal melalui API agar proses dapat dikelola secara terpadu. Ketika penandatanganan dilakukan di luar sistem HR, data karyawan, template kontrak, status tanda tangan, dan file arsip tersebar di berbagai alat. Tim HR perlu mengekspor data, menyiapkan kontrak, menindaklanjuti tanda tangan, dan mengunggah arsip secara manual.

3. Tanda tangan digital yang diakui lokal penting untuk ketenagakerjaan luar negeri

Kontrak kerja di Vietnam sangat terkait dengan kepatuhan ketenagakerjaan, konfirmasi hubungan kerja, dan manajemen internal perusahaan. Solusi perlu mengintegrasikan VNPT untuk mendukung tanda tangan digital yang diakui pasar lokal. Tanpa dukungan tersebut, penandatanganan online masih dapat menyisakan celah bukti saat audit atau verifikasi berikutnya.

Solusi & Hasil

1. Mengintegrasikan API eSignature dengan sistem HR internal

Beyondsoft menggunakan kemampuan integrasi API eSignature dari eSign.AI untuk menghubungkan penandatanganan kontrak kerja dengan sistem HR internal. Saat onboarding dimulai, HR dapat mengelola informasi karyawan dan memulai penandatanganan dari template dalam workflow yang sama.

2. Menghubungkan tanda tangan digital VNPT untuk kepatuhan di Vietnam

Untuk kebutuhan kontrak kerja di Vietnam, solusi ini mengintegrasikan tanda tangan digital VNPT yang diakui secara lokal. Tanda tangan karyawan dan stempel perusahaan dapat diselesaikan dalam satu alur online, membentuk catatan yang dapat ditelusuri terkait pihak penandatangan, tindakan tanda tangan, dan dokumen final.

3. Mengarsipkan dokumen yang ditandatangani dan distempel kembali ke sistem internal

Setelah workflow dimulai, karyawan menandatangani secara online, perusahaan membubuhkan stempel, dan dokumen final diarsipkan kembali ke sistem internal. Alur ini mencakup manajemen HR, stempel perusahaan, tanda tangan karyawan, notifikasi, inisiasi, dan pengarsipan.

Dampak Penerapan

Beyondsoft menanamkan penandatanganan kontrak kerja Vietnam ke dalam sistem HR internal, sehingga tim HR dapat memulai penandatanganan online dari template setelah onboarding dimulai. Integrasi API mengembalikan informasi karyawan, status tanda tangan, dan dokumen bertanda tangan ke sistem internal, mengurangi pekerjaan persiapan, sirkulasi, dan unggah manual.

Setelah mengintegrasikan VNPT di Vietnam, tanda tangan karyawan dan stempel perusahaan dapat dilakukan dengan tanda tangan digital yang diakui secara lokal, memberikan dukungan kepatuhan yang lebih stabil untuk ketenagakerjaan luar negeri.