LBR Menghubungkan Kutipan dan Penandatanganan B2B Lintas Negara

Profil Perusahaan

Law Business Research adalah perusahaan layanan informasi berbasis teknologi yang menyediakan intelijen, analisis, data pasar, dan konten profesional untuk industri hukum global. LBR memiliki beberapa merek informasi hukum dan layanan profesional, melayani praktisi hukum, firma hukum, tim legal korporat, dan organisasi profesional terkait.

Seiring meningkatnya kolaborasi bisnis lintas negara, LBR perlu menandatangani kontrak B2B dengan pelanggan di Tiongkok daratan sambil mendukung kebutuhan tanda tangan HR internal. Untuk kontrak komersial lintas negara, proses tanda tangan perlu terhubung dengan sistem bisnis yang ada serta menjaga pelacakan dokumen, audit trail, dan dasar kepatuhan hukum.

Tantangan Bisnis

1. Penandatanganan kontrak B2B Tiongkok-Inggris membutuhkan loop online

Saat LBR menandatangani kontrak B2B dengan pelanggan Tiongkok daratan, para pihak berada dalam yurisdiksi berbeda. Tanda tangan offline mudah terdampak lokasi, pengiriman, zona waktu, dan koordinasi internal. Jika proses dari konfirmasi kutipan hingga tanda tangan pelanggan bergantung pada sirkulasi manual, tim sales sulit menjaga visibilitas progres.

2. Catatan kutipan dan inisiasi kontrak terputus

LBR ingin memicu proses tanda tangan dari catatan kutipan Salesforce. Jika kutipan, inisiasi kontrak, tanda tangan pelanggan, dan arsip dikelola oleh sistem berbeda atau langkah manual, pengguna bisnis harus memasukkan data berulang dan menyinkronkan status secara manual.

3. Tanda tangan lintas negara membutuhkan pelacakan dan audit trail

Skenario LBR tidak hanya berfokus pada pelanggan menyelesaikan tanda tangan, tetapi juga pada pelacakan dokumen dan audit trail. Tanpa catatan operasi lengkap, perusahaan sulit membuktikan proses tanda tangan, identitas penandatangan, timestamp, dan konsistensi versi dokumen.

Solusi & Hasil

1. Membangun proses tanda tangan online untuk kontrak lintas negara

eSign.AI membantu LBR memindahkan penandatanganan kontrak B2B dari sirkulasi offline atau email bolak-balik ke penyelesaian online. Setelah kontrak dimulai, LBR menandatangani terlebih dahulu, lalu dokumen mengalir ke pelanggan untuk ditandatangani, membentuk rantai tanda tangan yang jelas.

2. Menghubungkan kutipan dan langkah tanda tangan melalui Open API

Solusi menggunakan SaaS + Open API untuk berintegrasi dengan sistem bisnis LBR dan mendukung tanda tangan yang dipicu dari catatan kutipan. Setelah kutipan dikonfirmasi, tim sales dapat langsung masuk ke inisiasi kontrak, mengurangi input data ganda dan pergantian sistem.

3. Mendukung manajemen lintas negara dengan tanda tangan dan audit trail

Untuk kebutuhan di lingkungan hukum Inggris dan Tiongkok, solusi menyediakan tanda tangan elektronik dengan dasar kepatuhan serta mempertahankan pelacakan dokumen dan audit trail. Aksi penting, waktu, dan status dokumen selama proses dapat dicatat dan ditelusuri.

Dampak Penerapan

LBR memindahkan proses tanda tangan kontrak B2B dengan pelanggan Tiongkok daratan ke online, menciptakan loop bisnis dari pemicu kutipan, inisiasi kontrak, tanda tangan kedua pihak, hingga arsip.

Tim sales, legal, dan bisnis dapat melacak status kontrak lebih jelas, mengurangi distribusi manual, pengiriman offline, dan konfirmasi berulang. Tanda tangan elektronik, pelacakan dokumen, dan audit trail bersama-sama mendukung manajemen kontrak lintas negara.