Penandatanganan HR Online di Thailand dan Vietnam

Profil Perusahaan

Green Tea Group Limited berfokus pada operasi restoran dan berkantor pusat di Hangzhou, Zhejiang. Grup ini membuka Green Tea Restaurant pertamanya, gerai utama Longjing, pada tahun 2008. Setelah bertahun-tahun berkembang, Green Tea Restaurant kini menjangkau lebih dari 130 kota di Tiongkok dan mengoperasikan lebih dari 500 gerai yang dikelola langsung.

Pada 2024, Green Tea Group secara resmi meluncurkan rencana ekspansi luar negeri dan menjadikan penandatanganan HR luar negeri sebagai salah satu skenario utama penerapan tanda tangan elektronik. Saat perusahaan memasuki pasar seperti Thailand dan Vietnam, persiapan gerai, onboarding karyawan, dan penandatanganan dokumen HR membutuhkan proses online yang lebih sesuai untuk kolaborasi lintas wilayah.

Tantangan Bisnis

1. Persiapan gerai luar negeri menciptakan kebutuhan baru untuk penandatanganan HR

Setelah mulai berekspansi ke luar negeri, Green Tea Group perlu membangun tim lokal dan menyiapkan operasi gerai di pasar seperti Thailand dan Vietnam. Penandatanganan dokumen HR adalah langkah dasar dalam onboarding karyawan, konfirmasi peran, dan manajemen ketenagakerjaan. Jika masih bergantung pada dokumen kertas atau sirkulasi offline, ritme persiapan gerai luar negeri dapat terdampak.

2. Sirkulasi dokumen ketenagakerjaan lintas negara memengaruhi efisiensi HR

Skenario HR di Thailand, Vietnam, dan pasar luar negeri lainnya melibatkan karyawan lokal, manajer gerai, dan tim HR kantor pusat. Jika penandatanganan bergantung pada lampiran email, cetak-pindai, atau konfirmasi manual, HR harus berulang kali menindaklanjuti status tanda tangan dan memeriksa apakah dokumen sudah kembali lengkap.

3. Materi HR luar negeri membutuhkan catatan yang dapat ditelusuri

Dokumen HR berkaitan dengan onboarding karyawan, konfirmasi hubungan kerja, dan manajemen tenaga kerja selanjutnya. Perusahaan perlu menyimpan catatan tanda tangan yang jelas dan dapat ditelusuri. Pada tahap ekspansi luar negeri, proses HR harus merespons pembukaan gerai secara fleksibel sekaligus membentuk standar manajemen yang dapat direplikasi.

Solusi & Hasil

1. Memindahkan penandatanganan dokumen HR di Thailand dan Vietnam ke online

eSign.AI menyediakan kemampuan tanda tangan elektronik untuk skenario HR luar negeri Green Tea Group, mendukung inisiasi dan penandatanganan dokumen personalia di Thailand dan Vietnam secara online. Tim HR dapat memproses dokumen karyawan luar negeri melalui alur online terpadu, mengurangi perpindahan dokumen kertas lintas wilayah.

2. Mendukung kolaborasi dokumen antara kantor pusat dan gerai luar negeri

Dalam skenario penandatanganan HR luar negeri, tim HR dapat melacak inisiasi dokumen, status menunggu tanda tangan, dan penyelesaian melalui alur tanda tangan elektronik. Karyawan atau penanda tangan terkait dapat menyelesaikan tanda tangan dari jarak jauh tanpa pengiriman offline atau pengembalian hasil pindai.

3. Menggunakan catatan elektronik untuk mendukung manajemen dokumen HR

Setelah dokumen HR ditandatangani, catatan elektronik terbentuk sehingga lebih mudah disimpan dan dicari, menjadi dasar untuk manajemen karyawan, audit internal, dan ketertelusuran dokumen. Seiring Green Tea Group melanjutkan ekspansi luar negeri, tanda tangan elektronik dapat menjadi infrastruktur digitalisasi proses HR.

Dampak Penerapan

Green Tea Group memindahkan skenario penandatanganan HR di Thailand dan Vietnam ke online, membantu dokumen karyawan luar negeri diinisiasi, ditandatangani, dan disimpan lebih cepat. Tim HR dapat mengurangi sirkulasi kertas, bolak-balik email, dan konfirmasi status manual, sehingga kolaborasi antara kantor pusat dan gerai luar negeri menjadi lebih lancar.

Catatan tanda tangan elektronik memberikan dasar yang dapat ditelusuri untuk pengelolaan dokumen ketenagakerjaan luar negeri, mendukung persiapan gerai dan standardisasi proses HR selama ekspansi internasional Green Tea Group.