ベトナム労働契約の電子署名で、Beyondsoftがコンプライアンス対応のHRクローズドループを構築

会社紹介

Beyondsoft Corporationは、コンサルティング、業界ソリューション、デジタル・インテリジェンス技術サービスを提供するグローバル企業です。本社は北京にあり、深圳証券取引所に上場しています。中国、米国、日本、インド、シンガポール、マレーシア、スペイン、コスタリカ、インドネシア、フィリピン、ブラジル、英国、ベトナムなどで拠点、研究開発センター、デリバリーセンターを展開しています。

グローバルデリバリーや海外雇用の場面では、入社手続き、労働契約の署名、会社印の押印、契約書の保管を社内HRシステムと密接に連携させる必要があります。ベトナムでの労働契約署名において、BeyondsoftはAPIで社内HRシステムを接続し、ベトナムのVNPTデジタル署名機能を統合することで、現地で認められるコンプライアンス対応の署名を実現しました。

ビジネス上の課題

1. ベトナム従業員の労働契約署名にはコンプライアンス対応が必要

Beyondsoftはベトナムを含む海外市場でデリバリーと運用体制を構築しています。従業員の採用後、労働契約を迅速に締結する必要がありますが、海外雇用には現地従業員、会社印、HRプロセスが関わるため、署名ワークフローは自然に国・地域をまたぐものになります。紙の契約書やオフライン回覧に依存すると、HRチームは従業員情報、契約版数、署名状況、返却書類を繰り返し確認しなければなりません。

2. HRと署名ワークフローが分断され、契約の完結管理が困難

Beyondsoftは、社内HRシステムと署名業務をAPIで連携し、統一されたプロセスで管理する必要がありました。署名がHRシステム外で行われると、従業員データ、契約テンプレート、署名状況、保管ファイルが別々のツールに分散し、手作業でのエクスポート、契約作成、署名フォロー、アップロードが必要になります。

3. 海外雇用には現地で認められるデジタル署名が不可欠

ベトナムの労働契約は、雇用コンプライアンス、労働関係の確認、社内管理と密接に関係しています。そのため、現地市場で認められるデジタル署名を支えるVNPT機能との連携が必要でした。現地要件を満たさない場合、後の監査や検証、労働関係確認で証拠チェーンに不足が生じる可能性があります。

ソリューションと成果

1. eSignature APIで社内HRシステムと連携

BeyondsoftはeSign.AIのeSignature API連携機能を利用し、労働契約署名を社内HR管理システムに組み込みました。入社手続きの開始後、HRは社内システムで従業員情報を管理し、同じワークフロー内でテンプレートから署名を開始できます。

2. VNPTデジタル署名を接続し、ベトナムでの準拠署名を支援

ベトナムの労働契約署名要件に対応するため、ソリューションは現地で認められるVNPTデジタル署名を統合しました。従業員署名と会社印の処理を1つのオンラインワークフローで完了でき、署名者、署名行為、最終文書に関する追跡可能な記録を形成します。

3. 署名・押印済み文書を社内システムへ自動保管

署名ワークフローの開始後、従業員がオンラインで署名し、会社が押印し、最終文書が社内システムへ戻されて保管されます。これにより、ベトナム従業員の労働契約は、開始、署名、押印、保管まで一貫したクローズドループで管理できます。

導入効果

Beyondsoftはベトナムの労働契約署名を社内HRシステムに組み込み、HRチームが入社開始後にテンプレートからオンライン署名を開始できるようにしました。API連携により、従業員情報、署名状況、署名済み文書が社内システムに戻り、システム外での契約準備、回覧、アップロード作業を削減しました。

VNPTとの連携後、従業員署名と会社押印は現地で認められるデジタル署名機能で完了でき、海外雇用に対するより安定したコンプライアンス支援とHRプロセスの追跡性を実現しています。