APAC販売契約の一括開始により、HPが多国間の署名協業を加速

会社紹介

HPは、パーソナルコンピューター、印刷およびオフィス機器、関連ソフトウェア、サービスを展開するグローバルな情報技術企業です。公開情報によると、HPは個人消費者、企業顧客、公共機関など幅広い顧客にサービスを提供し、世界の複数の国と地域で製品とソリューションを提供しています。

アジア太平洋市場では、HPの販売契約署名はオーストラリア、ニュージーランド、シンガポール、韓国、日本など十数の国と地域に及びます。署名者数と対象地域が増えるにつれ、HPには販売契約の開始、署名者追加、一括タスク管理を支える統一されたオンライン署名方法が必要となり、多国間の業務協業効率の向上が求められました。

ビジネス上の課題

1. APAC各国で販売契約の署名プロセスが分散していた

HPの販売契約署名は、オーストラリア、ニュージーランド、シンガポール、韓国、日本など十数の国と地域を対象としています。営業チームは地域ごとに異なる顧客、署名習慣、時差をまたぐ協業に対応する必要があります。契約がオフライン署名やメール添付の往復に依存すると、文書の回覧によって販売プロセスが遅れやすくなります。

多国間の販売契約には、安定した署名ステータス管理も必要です。業務ユーザーが契約の開始状況や顧客の署名完了状況を一元的に確認できなければ、手作業のリマインドや進捗確認により多くの時間を費やすことになります。

2. 販売契約の繰り返し作成が開始効率に影響していた

販売契約は通常、比較的固定された文書構成と署名フィールドを持ちますが、国、顧客、取引シーンによって署名者、タスク封筒、文書バッチに違いが生じます。毎回契約内容と署名フローを一から設定する場合、業務管理者は高い反復作業コストに直面します。

署名ニーズが集中して発生する場合、署名者を一人ずつ追加し、タスク封筒を個別に作成することも営業チームの対応速度を下げ、地域をまたぐ契約の一括処理効率に影響します。

3. 社内アカウントと署名権限の統一管理が必要だった

複数地域の販売シーンでは、HPには業務管理者、営業担当者、社内協業者が関わります。署名開始の入口は、会社の社内アカウント体系と一貫している必要があります。アカウントログインと権限管理が分散している場合、ITチームはアカウントセキュリティ、人員変更、アクセス制御に追加の労力をかける必要があります。

一貫しないアカウント体系は、業務チームのユーザー体験にも影響します。営業チームは慣れた企業IDシステムから署名プロセスに入る必要があり、システム切り替えや重複認証による摩擦を減らすことが重要です。

ソリューションと成果

1. オンライン署名で多国間販売契約を支援

eSignは、HPがアジア太平洋の複数の国と地域にまたがる販売契約署名をオンライン化することを支援しました。営業チームは、契約開始、顧客署名、ステータス追跡を中心に業務プロセスを管理でき、紙文書の配送やメール往復による不確実性を減らせます。

オンライン署名により、国や時差をまたぐ販売契約を統一プロセスで確認できるようになり、業務チームは署名進捗を明確に把握し、後続の文書管理にもより良い継続性を持たせられます。

2. 契約テンプレートを事前設定し、タスク封筒を一括開始

業務管理者は販売契約テンプレートを事前設定し、署名開始時に署名者を一括追加して、複数のタスク封筒をワンクリックで開始できます。テンプレートベースの設定は、契約フィールドと署名フローを繰り返し設定する作業を減らし、一括販売契約をより早く署名段階へ進めます。

テンプレートと一括開始機能により、HPは複数地域の販売契約を単一文書の手作業処理から一括管理へ移行し、業務ピーク時の処理効率を高め、反復設定による操作差異を減らせます。

3. SSOで社内アカウントアクセスを統一

このソリューションは、ユーザーがSSOを通じて署名アプリケーションにアクセスすることを支援し、社内アカウントの統一的で安全な管理を可能にします。業務ユーザーは会社の既存IDシステムから署名サービスにアクセスでき、複数アカウント体系によるログインと権限保守のコストを削減できます。

統一ログイン機能は、ITチームが社内アクセス境界をより適切に管理することにも役立ち、販売契約署名プロセスが業務上の利便性を満たしながら、企業レベルのアカウントセキュリティと人員管理要件を支えられるようにします。

導入効果

HPは、アジア太平洋の複数国・地域にまたがる販売契約署名プロセスをオンライン化し、営業チームが統一ワークフローで契約開始、顧客署名、ステータス追跡を完了できるようにしました。

契約テンプレートと一括開始機能は、業務管理者の反復設定作業を減らし、複数の署名者と複数のタスク封筒を含む販売契約をより早く署名プロセスへ進めます。

SSOシングルサインオンは、社内アカウントにより統一された入口を作り、多地域協業における営業チームとITチームのセキュリティ管理とユーザー体験を向上させます。