APAC 영업 계약 일괄 시작으로 HP, 다국가 서명 협업 가속

회사 소개

HP는 개인용 컴퓨터, 프린팅 및 사무기기, 관련 소프트웨어와 서비스를 아우르는 글로벌 정보기술 기업입니다. 공개 정보에 따르면 HP는 개인 소비자, 기업 고객, 공공기관 등 폭넓은 고객층에 서비스를 제공하며, 전 세계 여러 국가와 지역에 제품과 솔루션을 공급하고 있습니다.

아시아태평양 시장에서 HP의 영업 계약 서명은 호주, 뉴질랜드, 싱가포르, 한국, 일본 등 10개 이상의 국가와 지역을 포함합니다. 서명자 수와 적용 지역이 늘어나면서 HP는 영업 계약 시작, 서명자 추가, 대량 작업 관리를 지원하는 통합 온라인 서명 방식이 필요했고, 이를 통해 다국가 비즈니스 협업 효율을 높이고자 했습니다.

비즈니스 과제

1. APAC 국가별 영업 계약 서명 프로세스가 분산되어 있었음

HP의 영업 계약 서명은 호주, 뉴질랜드, 싱가포르, 한국, 일본 등 10개 이상의 국가와 지역을 포괄합니다. 영업팀은 서로 다른 지역의 고객, 다른 서명 관행, 시간대를 넘나드는 협업에 대응해야 합니다. 계약이 오프라인 서명이나 이메일 첨부파일 왕복에 의존하면 문서 유통 때문에 영업 프로세스가 쉽게 지연될 수 있습니다.

다국가 영업 계약에는 안정적인 서명 상태 관리도 필요합니다. 비즈니스 사용자가 계약이 시작되었는지, 고객이 서명을 완료했는지 중앙에서 확인할 수 없다면 수동 알림과 진행 확인에 더 많은 시간을 써야 합니다.

2. 영업 계약의 반복 생성이 시작 효율에 영향을 미침

영업 계약은 일반적으로 비교적 고정된 문서 구조와 서명 필드를 가지고 있지만, 국가, 고객, 거래 시나리오에 따라 서명자, task envelope, 문서 배치에 차이가 생길 수 있습니다. 매번 계약 내용과 서명 워크플로를 처음부터 설정해야 한다면 비즈니스 관리자는 높은 반복 작업 비용을 부담하게 됩니다.

서명 수요가 집중된 배치로 발생할 때 서명자를 한 명씩 추가하고 task envelope을 개별 생성하는 방식도 영업팀의 응답 속도를 늦추며, 지역 간 계약의 대량 처리 효율에 영향을 줍니다.

3. 내부 계정과 서명 권한의 통합 관리 필요

다지역 영업 시나리오에서 HP에는 비즈니스 관리자, 영업 담당자, 내부 협업자가 관여합니다. 서명 시작 진입점은 회사의 내부 계정 시스템과 일관성을 유지해야 합니다. 계정 로그인과 권한 관리가 분산되어 있으면 IT팀은 계정 보안, 인력 변경, 접근 제어에 추가 노력을 들여야 합니다.

일관되지 않은 계정 시스템은 비즈니스팀의 사용자 경험에도 영향을 미칩니다. 영업팀은 익숙한 기업 ID 시스템을 통해 서명 프로세스에 들어가야 하며, 시스템 전환과 반복 인증으로 인한 불편을 줄여야 합니다.

솔루션 및 성과

1. 온라인 서명으로 다국가 영업 계약 지원

eSign은 HP가 아시아태평양 여러 국가와 지역의 영업 계약 서명을 온라인으로 전환하도록 지원했습니다. 영업팀은 계약 시작, 고객 서명, 상태 추적을 중심으로 비즈니스 프로세스를 관리할 수 있으며, 종이 문서 배송과 이메일 왕복으로 인한 불확실성을 줄일 수 있습니다.

온라인 서명은 국가와 시간대를 넘나드는 영업 계약을 통합 프로세스를 통해 확인할 수 있게 하며, 비즈니스팀이 서명 진행 상황을 명확히 파악하고 이후 문서 관리에도 더 나은 연속성을 갖도록 돕습니다.

2. 계약 템플릿 사전 설정 및 task envelope 일괄 시작

비즈니스 관리자는 영업 계약 템플릿을 사전에 설정하고, 서명 시작 시 서명자를 일괄 추가하며, 여러 task envelope을 한 번의 클릭으로 시작할 수 있습니다. 템플릿 기반 설정은 계약 필드와 서명 워크플로를 반복 설정하는 업무량을 줄이고, 대량 영업 계약이 더 빠르게 서명 단계로 들어가도록 합니다.

템플릿과 대량 시작 기능을 통해 HP는 다지역 영업 계약을 단일 문서 수동 처리에서 배치 관리로 전환하고, 업무 피크 시 처리 효율을 높이며, 반복 설정으로 인한 운영 차이를 줄일 수 있습니다.

3. SSO를 통한 내부 계정 접근 통합

이 솔루션은 사용자가 SSO를 통해 서명 애플리케이션에 접근하도록 지원해 내부 계정을 통합적이고 안전하게 관리할 수 있게 합니다. 비즈니스 사용자는 회사의 기존 ID 시스템을 통해 서명 서비스에 접근할 수 있어 여러 계정 시스템으로 인한 로그인과 권한 유지 비용을 줄일 수 있습니다.

통합 로그인 기능은 IT팀이 내부 접근 경계를 더 잘 관리하도록 돕고, 영업 계약 서명 프로세스가 업무 편의성을 충족하면서도 기업 수준의 계정 보안과 인력 관리 요구사항을 지원하도록 합니다.

적용 효과

HP는 아시아태평양 여러 국가와 지역의 영업 계약 서명 프로세스를 온라인화해, 영업팀이 통합 워크플로를 통해 계약 시작, 고객 서명, 상태 추적을 완료할 수 있게 했습니다.

계약 템플릿과 대량 시작 기능은 비즈니스 관리자의 반복 설정 업무를 줄여, 여러 서명자와 여러 task envelope을 포함한 영업 계약이 더 빠르게 서명 프로세스에 들어가도록 합니다.

SSO single sign-on은 내부 계정에 더 통합된 진입점을 만들고, 다지역 협업에서 영업팀과 IT팀의 보안 관리와 사용자 경험을 향상시킵니다.