Signature RH en ligne en Thaïlande et au Vietnam

Présentation de l’entreprise

Green Tea Group Limited se concentre sur l’exploitation de restaurants et a son siège à Hangzhou, dans le Zhejiang. Le groupe a ouvert son premier Green Tea Restaurant, le magasin phare Longjing, en 2008. Après plusieurs années de développement, Green Tea Restaurant couvre aujourd’hui plus de 130 villes en Chine et exploite plus de 500 magasins en gestion directe.

En 2024, Green Tea Group a officiellement lancé son plan d’expansion internationale et a fait de la signature RH à l’étranger l’un des scénarios clés d’application de la signature électronique. À mesure que l’entreprise avance sur des marchés comme la Thaïlande et le Vietnam, la préparation des magasins, l’intégration des employés et la signature des documents RH nécessitent un processus en ligne mieux adapté à la collaboration interrégionale.

Défis métier

1. La préparation des magasins à l’étranger a créé de nouveaux besoins de signature RH

Après le lancement de son expansion internationale, Green Tea Group devait constituer des équipes locales et préparer les opérations de magasins sur des marchés comme la Thaïlande et le Vietnam. La signature des documents RH est une étape fondamentale de l’intégration des employés, de la confirmation des postes et de la gestion de l’emploi. Une dépendance au papier ou aux circuits hors ligne peut ralentir la préparation des magasins.

2. La circulation transfrontalière des documents d’emploi réduisait l’efficacité RH

Les scénarios RH en Thaïlande, au Vietnam et sur d’autres marchés étrangers impliquent des employés locaux, des responsables de magasin et l’équipe RH du siège. Si la signature dépend de pièces jointes e-mail, d’impressions, de scans ou de confirmations manuelles, les RH doivent suivre à plusieurs reprises le statut de signature et vérifier le retour complet des documents.

3. Les documents RH à l’étranger nécessitaient des enregistrements traçables

Les documents RH signés concernent l’intégration des employés, la confirmation de la relation de travail et la gestion ultérieure du personnel. L’entreprise doit conserver des enregistrements de signature clairs et traçables. Pendant l’expansion internationale, les processus RH doivent répondre avec flexibilité aux ouvertures de magasins tout en formant des standards de gestion reproductibles.

Solution et résultats

1. Mettre en ligne la signature des documents RH en Thaïlande et au Vietnam

eSign.AI a fourni à Green Tea Group des capacités de signature électronique pour ses scénarios RH à l’étranger, prenant en charge l’initiation et la signature en ligne des documents RH en Thaïlande et au Vietnam. L’équipe RH peut traiter les documents des employés à l’étranger dans un flux unifié, réduisant la circulation interrégionale du papier.

2. Soutenir la collaboration documentaire entre le siège et les magasins étrangers

Dans les scénarios de signature RH à l’étranger, l’équipe RH peut suivre l’initiation, l’attente de signature et la finalisation des documents via le flux de signature électronique. Les employés ou signataires concernés peuvent signer à distance sans dépendre d’envois hors ligne ni de retours scannés.

3. Utiliser les enregistrements électroniques pour la gestion des documents RH

Une fois les documents RH signés, des enregistrements électroniques sont créés, plus faciles à conserver et à rechercher. Ils fournissent une base pour la gestion des employés, les audits internes et la traçabilité documentaire. À mesure que Green Tea Group poursuit son expansion internationale, la signature électronique peut devenir une infrastructure de digitalisation des processus RH.

Impact de l’application

Green Tea Group a mis en ligne les scénarios de signature RH en Thaïlande et au Vietnam, permettant aux documents des employés à l’étranger d’être initiés, signés et conservés plus rapidement. L’équipe RH réduit la circulation du papier, les échanges d’e-mails et la confirmation manuelle des statuts, rendant la collaboration entre le siège et les magasins étrangers plus fluide.

Les enregistrements de signature électronique fournissent une base traçable pour la gestion des documents d’emploi à l’étranger et soutiennent la préparation des magasins ainsi que la standardisation des processus RH pendant l’expansion internationale de Green Tea Group.