Ký tài liệu nhân sự trực tuyến tại Thái Lan và Việt Nam

Giới thiệu công ty

Green Tea Group Limited tập trung vào vận hành nhà hàng và có trụ sở tại Hàng Châu, Chiết Giang. Tập đoàn mở Green Tea Restaurant đầu tiên, cửa hàng flagship Longjing, vào năm 2008. Sau nhiều năm phát triển, Green Tea Restaurant hiện phủ hơn 130 thành phố tại Trung Quốc và vận hành hơn 500 cửa hàng trực tiếp quản lý.

Năm 2024, Green Tea Group chính thức khởi động kế hoạch mở rộng ra nước ngoài và xem ký tài liệu nhân sự ở nước ngoài là một trong những kịch bản ứng dụng quan trọng của chữ ký điện tử. Khi tiến vào các thị trường như Thái Lan và Việt Nam, việc chuẩn bị cửa hàng, onboarding nhân viên và ký tài liệu nhân sự cần một quy trình trực tuyến phù hợp hơn cho cộng tác xuyên khu vực.

Thách thức kinh doanh

1. Chuẩn bị cửa hàng ở nước ngoài tạo ra nhu cầu ký nhân sự mới

Sau khi mở rộng ra nước ngoài, Green Tea Group cần xây dựng đội ngũ địa phương và chuẩn bị vận hành cửa hàng tại các thị trường như Thái Lan và Việt Nam. Ký tài liệu nhân sự là bước nền tảng trong onboarding, xác nhận vai trò và quản lý lao động. Nếu vẫn dựa vào giấy tờ hoặc luân chuyển ngoại tuyến, tiến độ chuẩn bị cửa hàng ở nước ngoài có thể bị ảnh hưởng.

2. Luân chuyển tài liệu lao động xuyên biên giới ảnh hưởng hiệu suất HR

Các kịch bản nhân sự tại Thái Lan, Việt Nam và những thị trường nước ngoài khác liên quan đến nhân viên địa phương, quản lý cửa hàng và đội ngũ HR tại trụ sở. Nếu việc ký phụ thuộc vào tệp đính kèm email, in quét hoặc xác nhận thủ công, HR phải liên tục theo dõi trạng thái ký và kiểm tra tài liệu đã được trả lại đầy đủ hay chưa.

3. Tài liệu nhân sự ở nước ngoài cần hồ sơ có thể truy vết

Tài liệu ký nhân sự liên quan đến onboarding nhân viên, xác nhận quan hệ lao động và quản lý nhân sự sau đó. Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ ký rõ ràng và có thể truy vết. Trong giai đoạn mở rộng quốc tế, quy trình HR vừa phải linh hoạt đáp ứng việc mở cửa hàng, vừa cần hình thành tiêu chuẩn quản lý có thể nhân rộng.

Giải pháp & Kết quả

1. Đưa việc ký tài liệu nhân sự tại Thái Lan và Việt Nam lên trực tuyến

eSign.AI cung cấp năng lực chữ ký điện tử cho các kịch bản HR ở nước ngoài của Green Tea Group, hỗ trợ khởi tạo và ký trực tuyến tài liệu nhân sự tại Thái Lan và Việt Nam. Đội ngũ HR có thể xử lý tài liệu nhân viên ở nước ngoài qua một quy trình trực tuyến thống nhất, giảm luân chuyển giấy tờ giữa các khu vực.

2. Hỗ trợ cộng tác tài liệu giữa trụ sở và cửa hàng nước ngoài

Trong các kịch bản ký tài liệu nhân sự ở nước ngoài, HR có thể theo dõi trạng thái khởi tạo, chờ ký và hoàn tất thông qua quy trình chữ ký điện tử. Nhân viên hoặc bên ký liên quan có thể ký từ xa mà không cần chuyển phát ngoại tuyến hoặc gửi lại bản quét.

3. Dùng hồ sơ ký điện tử hỗ trợ quản lý tài liệu HR

Sau khi tài liệu HR được ký, hồ sơ điện tử được hình thành để dễ lưu trữ và tìm kiếm hơn, tạo nền tảng cho quản lý nhân viên, kiểm toán nội bộ và truy vết tài liệu. Khi Green Tea Group tiếp tục mở rộng quốc tế, chữ ký điện tử có thể trở thành hạ tầng cho số hóa quy trình HR.

Hiệu quả ứng dụng

Green Tea Group đưa các kịch bản ký tài liệu nhân sự tại Thái Lan và Việt Nam lên trực tuyến, giúp tài liệu nhân viên ở nước ngoài được khởi tạo, ký và lưu trữ nhanh hơn. Đội ngũ HR giảm luân chuyển giấy tờ, trao đổi email qua lại và xác nhận trạng thái thủ công, giúp cộng tác giữa trụ sở và cửa hàng nước ngoài mượt mà hơn.

Hồ sơ ký điện tử tạo nền tảng có thể truy vết cho quản lý tài liệu lao động ở nước ngoài, hỗ trợ chuẩn bị cửa hàng và tiêu chuẩn hóa quy trình HR trong quá trình mở rộng quốc tế của Green Tea Group.