MYHOME цифровизирует подписание глобальных закупок

О компании

MYHOME — трансграничная розничная группа, специализирующаяся на дизайне, исследованиях и разработке, а также продаже товаров для дома. В Китае у компании есть филиал в Ханчжоу и офисы в Хучжоу, Фуцзяни и других местах. За рубежом компания инвестировала и создала дочерние компании во Вьетнаме, США, Европе и других странах и регионах.

Сегодня MYHOME насчитывает более 800 сотрудников в Китае и зарубежных рынках, обслужила более 10 миллионов клиентов и управляет более чем 10 зарубежными складами. По мере расширения в Северной Америке, Европе, Азии и других рынках подписание, согласование и управление глобальными закупочными и supply chain документами стали ключевой основой межрегионального взаимодействия.

Бизнес-задачи

1. Глобальные закупочные документы неэффективно циркулировали между регионами

Каналы продаж MYHOME опираются на три ключевых рынка: Северную Америку, Европу и Азию. Закупки и цепочка поставок вовлекают дочерние компании в разных регионах, зарубежные склады и ответственных менеджеров. Если закупочные контракты и бизнес-документы зависят от бумаги или переписки по e-mail, процесс легко страдает от часовых поясов, региональных различий и координации команд.

2. Закупочным и бизнес-документам не хватало единого управления шаблонами

MYHOME обрабатывает разные типы документов в глобальных закупках и управлении поставками. Если разные регионы и филиалы поддерживают собственные форматы документов и процессы подписания, быстро возникают несоответствия в шаблонах, полях и стандартах согласования.

3. Участники филиалов и процессы согласования требовали централизованного управления

MYHOME нужно было централизованно управлять участниками филиалов группы и добавлять процессы согласования во время подписания документов при необходимости. Без единого управления права подписи и зоны ответственности за согласование могут стать неясными.

Решение и результаты

1. Создание онлайн-системы подписания для глобальных бизнес-регионов

MYHOME сотрудничала с eSign.AI и внедрила стандартные SaaS-сервисы, чтобы предоставить участникам региональных дочерних компаний сервисы подписания контрактов и управления документами. Закупочные контракты и бизнес-документы теперь можно подписывать, заверять и архивировать онлайн, сокращая бумажный оборот между регионами.

2. Унификация управления шаблонами закупочных и бизнес-документов

После подтверждения внутренних процессов и требований ответственными менеджерами MYHOME работала с customer success командой eSign.AI, чтобы завершить первоначальную настройку системы и включить единое управление шаблонами глобальных закупок и бизнес-документов.

3. Централизованное управление участниками и настраиваемые согласования

Решение поддерживает единое управление участниками филиалов группы, помогая MYHOME контролировать разрешения и границы сотрудничества в мульти-региональной организации. Процессы согласования можно добавлять во время подписания, чтобы ответственные руководители утверждали документ перед следующим этапом.

Эффект внедрения

MYHOME постепенно заменила бумажные закупочные файлы и бизнес-документы онлайн-подписанием, архивированием и хранением доказательств, повысив эффективность оборота глобальных закупочных и supply chain документов.

Единые шаблоны, управление участниками и процессы согласования помогают региональным дочерним компаниям обрабатывать документы по стандартным workflow, сокращая повторные подтверждения, различия версий, а также риски безопасности и соответствия требованиям при международной совместной работе.