MYHOME Mendigitalkan Penandatanganan Pengadaan Global

Profil Perusahaan

MYHOME adalah grup ritel lintas negara yang berfokus pada desain, R&D, dan penjualan produk rumah tangga. Operasinya di Tiongkok memiliki cabang di Hangzhou serta kantor di Huzhou, Fujian, dan lokasi lain. Di luar negeri, perusahaan telah berinvestasi dan mendirikan anak perusahaan di Vietnam, Amerika Serikat, Eropa, serta negara dan wilayah lainnya.

Saat ini, MYHOME memiliki lebih dari 800 karyawan di Tiongkok dan pasar luar negeri, telah melayani lebih dari 10 juta pelanggan, dan mengoperasikan lebih dari 10 gudang luar negeri. Seiring ekspansi di Amerika Utara, Eropa, Asia, dan pasar lain, penandatanganan, persetujuan, dan pengelolaan dokumen pengadaan global serta rantai pasok menjadi fondasi penting untuk kolaborasi lintas wilayah.

Tantangan Bisnis

1. Dokumen pengadaan global beredar tidak efisien antarwilayah

Kanal penjualan MYHOME berakar di tiga pasar utama: Amerika Utara, Eropa, dan Asia. Operasi rantai pasok dan pengadaan melibatkan anak perusahaan di berbagai wilayah, gudang luar negeri, dan penanggung jawab bisnis. Jika kontrak pengadaan dan dokumen bisnis bergantung pada kertas atau email bolak-balik, proses mudah terdampak zona waktu, perbedaan wilayah, dan koordinasi lintas tim.

2. Dokumen pengadaan dan bisnis belum memiliki manajemen template terpadu

MYHOME perlu menangani berbagai jenis dokumen bisnis dalam pengadaan global dan manajemen pasokan. Jika setiap wilayah dan cabang mempertahankan format dokumen serta alur penandatanganannya sendiri, inkonsistensi mudah muncul pada template, bidang, dan standar persetujuan.

3. Anggota cabang dan alur persetujuan perlu dikelola terpusat

MYHOME perlu mengelola anggota cabang grup secara terpadu dan menambahkan alur persetujuan selama penandatanganan dokumen bila diperlukan. Tanpa manajemen terpadu bagi anggota anak perusahaan di berbagai wilayah, izin tanda tangan dan tanggung jawab persetujuan dapat menjadi tidak jelas.

Solusi & Hasil

1. Membangun sistem penandatanganan online untuk wilayah bisnis global

MYHOME bermitra dengan eSign.AI dan mengadopsi layanan SaaS standar untuk menyediakan layanan penandatanganan dan manajemen dokumen kontrak bagi anggota anak perusahaan regional. Kontrak pengadaan dan dokumen bisnis kini dapat ditandatangani, distempel, dan diarsipkan online, mengurangi sirkulasi kertas antarwilayah.

2. Menyatukan manajemen template dokumen pengadaan dan bisnis

Setelah penanggung jawab bisnis mengonfirmasi proses dan kebutuhan internal, MYHOME bekerja dengan tim customer success eSign.AI untuk menyelesaikan inisialisasi dan konfigurasi sistem, memungkinkan manajemen terpadu atas template pengadaan global dan dokumen bisnis.

3. Mengelola anggota secara terpusat dan mengonfigurasi persetujuan

Solusi ini mendukung manajemen anggota terpadu lintas cabang grup, membantu MYHOME mengelola izin dan batas kolaborasi dalam organisasi multiwilayah. Alur persetujuan dapat ditambahkan saat penandatanganan dokumen sesuai kebutuhan, sehingga manajer bertanggung jawab dapat menyetujui sebelum proses berlanjut.

Dampak Penerapan

MYHOME secara bertahap mengganti dokumen pengadaan dan bisnis berbasis kertas dengan penandatanganan elektronik, pengarsipan, dan penyimpanan bukti online, meningkatkan efisiensi peredaran dokumen pengadaan global dan rantai pasok.

Dengan template terpadu, manajemen anggota, dan alur persetujuan, anggota anak perusahaan regional dapat memproses dokumen melalui workflow standar, mengurangi konfirmasi berulang, perbedaan versi, serta risiko keamanan dan kepatuhan dalam kolaborasi lintas negara.