MYHOME digitalisiert globale Einkaufssignaturen

Unternehmensprofil

MYHOME ist eine grenzüberschreitende Einzelhandelsgruppe mit Schwerpunkt auf Design, Forschung und Entwicklung sowie Vertrieb von Wohnprodukten. In China hat das Unternehmen eine Niederlassung in Hangzhou und Büros in Huzhou, Fujian und weiteren Standorten. Im Ausland hat MYHOME Tochtergesellschaften in Vietnam, den USA, Europa und weiteren Ländern und Regionen gegründet.

Heute beschäftigt MYHOME mehr als 800 Mitarbeitende in China und Auslandsmärkten, hat über 10 Millionen Kunden bedient und betreibt mehr als 10 Auslandslager. Mit der Expansion in Nordamerika, Europa, Asien und weiteren Märkten wurden Signatur, Freigabe und Verwaltung globaler Einkaufs- und Lieferkettendokumente zu einer wichtigen Grundlage für regionsübergreifende Zusammenarbeit.

Geschäftliche Herausforderungen

1. Globale Einkaufsdokumente zirkulierten ineffizient zwischen Regionen

Die Vertriebskanäle von MYHOME basieren auf drei Kernmärkten: Nordamerika, Europa und Asien. Lieferketten- und Einkaufsprozesse betreffen Tochtergesellschaften in mehreren Regionen, Auslandslager und Geschäftsverantwortliche. Wenn Einkaufsverträge und Geschäftsdokumente auf Papierumlauf oder E-Mail-Wechsel angewiesen sind, wird der Prozess leicht durch Zeitzonen, regionale Unterschiede und Teamkoordination beeinflusst.

2. Einkaufs- und Geschäftsdokumenten fehlte eine einheitliche Vorlagenverwaltung

MYHOME muss verschiedene Dokumenttypen im globalen Einkauf und Supply Management bearbeiten. Wenn Regionen und Niederlassungen eigene Dokumentformate und Signaturprozesse pflegen, entstehen leicht Inkonsistenzen bei Vorlagen, Feldern und Freigabestandards.

3. Niederlassungsmitglieder und Freigabeprozesse mussten zentral verwaltet werden

MYHOME musste Mitglieder der Gruppenniederlassungen einheitlich verwalten und bei Bedarf Freigabeprozesse während der Dokumentensignatur hinzufügen. Ohne zentrale Verwaltung können Signaturrechte und Freigabeverantwortlichkeiten unklar werden.

Lösung & Ergebnisse

1. Aufbau eines Online-Signatursystems für globale Geschäftsregionen

MYHOME arbeitete mit eSign.AI zusammen und nutzte Standard-SaaS-Services, um Mitgliedern regionaler Tochtergesellschaften Vertragsunterzeichnung und Dokumentenmanagement bereitzustellen. Einkaufsverträge und Geschäftsdokumente können online signiert, gestempelt und archiviert werden, wodurch papierbasierte Umläufe zwischen Regionen reduziert werden.

2. Einheitliche Vorlagenverwaltung für Einkaufs- und Geschäftsdokumente

Nachdem Geschäftsverantwortliche interne Prozesse und Anforderungen bestätigt hatten, arbeitete MYHOME mit dem Customer-Success-Team von eSign.AI zusammen, um Systeminitialisierung und Konfiguration abzuschließen und eine einheitliche Verwaltung globaler Einkaufs- und Geschäftsdokumentvorlagen zu ermöglichen.

3. Zentrale Mitgliederverwaltung und konfigurierbare Freigabeprozesse

Die Lösung unterstützt eine einheitliche Mitgliederverwaltung über Gruppenniederlassungen hinweg und hilft MYHOME, Berechtigungen und Zusammenarbeitsgrenzen in einer Multi-Region-Organisation zu steuern. Freigabeprozesse können bei Bedarf während der Signatur hinzugefügt werden, sodass Verantwortliche vor dem nächsten Schritt zustimmen.

Anwendungseffekt

MYHOME ersetzt papierbasierte Einkaufsakten und Geschäftsdokumente schrittweise durch elektronische Signatur, Archivierung und Beweissicherung online und verbessert so die Umlaufeffizienz globaler Einkaufs- und Lieferkettendokumente.

Mit einheitlichen Vorlagen, Mitgliederverwaltung und Freigabeprozessen können regionale Tochtergesellschaften Dokumente nach Standard-Workflows bearbeiten und wiederholte Bestätigungen, Versionsunterschiede sowie Sicherheits- und Compliance-Risiken in der internationalen Zusammenarbeit reduzieren.