MYHOME số hóa ký kết mua sắm toàn cầu

Giới thiệu công ty

MYHOME là tập đoàn bán lẻ xuyên biên giới tập trung vào thiết kế, R&D và bán sản phẩm gia dụng. Hoạt động tại Trung Quốc có chi nhánh ở Hàng Châu và văn phòng tại Hồ Châu, Phúc Kiến cùng các địa điểm khác. Ở nước ngoài, công ty đã đầu tư và thành lập công ty con tại Việt Nam, Hoa Kỳ, châu Âu và các quốc gia, khu vực khác.

Hiện MYHOME có hơn 800 nhân viên tại Trung Quốc và các thị trường nước ngoài, đã phục vụ hơn 10 triệu khách hàng và vận hành hơn 10 kho hàng ở nước ngoài. Khi mở rộng tại Bắc Mỹ, châu Âu, châu Á và các thị trường khác, việc ký, phê duyệt và quản lý tài liệu mua sắm toàn cầu và chuỗi cung ứng trở thành nền tảng quan trọng cho cộng tác xuyên khu vực.

Thách thức kinh doanh

1. Tài liệu mua sắm toàn cầu luân chuyển kém hiệu quả giữa các khu vực

Kênh bán hàng của MYHOME nằm ở ba thị trường cốt lõi: Bắc Mỹ, châu Âu và châu Á. Hoạt động chuỗi cung ứng và mua sắm liên quan đến công ty con ở nhiều khu vực, kho hàng ở nước ngoài và người phụ trách kinh doanh. Nếu hợp đồng mua sắm và tài liệu nghiệp vụ phụ thuộc vào giấy tờ hoặc email qua lại, quy trình dễ bị ảnh hưởng bởi múi giờ, khác biệt khu vực và phối hợp giữa đội nhóm.

2. Tài liệu mua sắm và nghiệp vụ thiếu quản lý mẫu thống nhất

MYHOME cần xử lý nhiều loại tài liệu trong mua sắm toàn cầu và quản lý nguồn cung. Nếu từng khu vực và chi nhánh tự duy trì định dạng tài liệu và quy trình ký, sự thiếu nhất quán dễ xuất hiện ở mẫu, trường thông tin và tiêu chuẩn phê duyệt.

3. Thành viên chi nhánh và quy trình phê duyệt cần được quản lý tập trung

MYHOME cần quản lý thống nhất thành viên các chi nhánh trong tập đoàn và thêm quy trình phê duyệt khi cần trong quá trình ký tài liệu. Nếu thiếu quản lý thống nhất, quyền ký và trách nhiệm phê duyệt tại các công ty con ở nhiều khu vực có thể trở nên không rõ ràng.

Giải pháp & Kết quả

1. Xây dựng hệ thống ký trực tuyến cho các khu vực kinh doanh toàn cầu

MYHOME hợp tác với eSign.AI và sử dụng dịch vụ SaaS tiêu chuẩn để cung cấp dịch vụ ký và quản lý tài liệu hợp đồng cho thành viên các công ty con theo khu vực. Hợp đồng mua sắm và tài liệu nghiệp vụ có thể được ký, đóng dấu và lưu trữ trực tuyến, giảm luân chuyển giấy tờ giữa các khu vực.

2. Thống nhất quản lý mẫu tài liệu mua sắm và nghiệp vụ

Sau khi người phụ trách kinh doanh xác nhận quy trình và yêu cầu nội bộ, MYHOME phối hợp với đội ngũ customer success của eSign.AI để hoàn tất khởi tạo và cấu hình hệ thống, cho phép quản lý thống nhất mẫu tài liệu mua sắm toàn cầu và tài liệu nghiệp vụ.

3. Quản lý thành viên tập trung và cấu hình phê duyệt linh hoạt

Giải pháp hỗ trợ quản lý thành viên thống nhất trên các chi nhánh tập đoàn, giúp MYHOME quản lý quyền và ranh giới cộng tác trong tổ chức đa khu vực. Quy trình phê duyệt có thể được thêm khi ký tài liệu theo nhu cầu, để người phụ trách phê duyệt trước khi tiếp tục ký hoặc lưu trữ.

Hiệu quả ứng dụng

MYHOME dần thay thế tài liệu mua sắm và tài liệu nghiệp vụ giấy bằng ký điện tử, lưu trữ và bảo toàn bằng chứng trực tuyến, cải thiện hiệu quả luân chuyển tài liệu mua sắm toàn cầu và chuỗi cung ứng.

Sau khi thống nhất mẫu, quản lý thành viên và quy trình phê duyệt, các công ty con khu vực có thể xử lý tài liệu theo workflow tiêu chuẩn, giảm xác nhận lặp lại, khác biệt phiên bản và rủi ro an toàn, tuân thủ trong cộng tác xuyên khu vực.