MYHOME digitalise les signatures d’achats mondiaux

Présentation de l’entreprise

MYHOME est un groupe de vente au détail transfrontalier axé sur la conception, la R&D et la vente de produits pour la maison. Ses opérations en Chine disposent d’une branche à Hangzhou et de bureaux à Huzhou, Fujian et dans d’autres lieux. À l’étranger, l’entreprise a investi et créé des filiales au Vietnam, aux États-Unis, en Europe et dans d’autres pays et régions.

Aujourd’hui, MYHOME compte plus de 800 employés en Chine et sur les marchés internationaux, a servi plus de 10 millions de clients et exploite plus de 10 entrepôts à l’étranger. Avec l’expansion en Amérique du Nord, Europe, Asie et autres marchés, la signature, l’approbation et la gestion des documents d’achats mondiaux et de chaîne d’approvisionnement sont devenues une base clé de collaboration interrégionale.

Défis métier

1. Les documents d’achats mondiaux circulaient inefficacement entre régions

Les canaux de vente de MYHOME reposent sur trois marchés clés : Amérique du Nord, Europe et Asie. Les opérations de chaîne d’approvisionnement et d’achats impliquent des filiales régionales, des entrepôts à l’étranger et des responsables métier. Si les contrats d’achat et documents commerciaux dépendent du papier ou des échanges d’e-mails, le processus est facilement affecté par les fuseaux horaires, les différences régionales et la coordination des équipes.

2. Les documents d’achats et commerciaux manquaient de gestion unifiée des modèles

MYHOME doit traiter plusieurs types de documents dans les achats mondiaux et la gestion de l’approvisionnement. Si chaque région ou branche maintient ses propres formats et workflows de signature, des incohérences apparaissent facilement dans les modèles, les champs et les standards d’approbation.

3. Les membres des branches et workflows d’approbation nécessitaient une gestion centralisée

MYHOME devait gérer les membres des branches du groupe de manière unifiée et ajouter des workflows d’approbation pendant la signature lorsque nécessaire. Sans gestion unifiée, les autorisations de signature et les responsabilités d’approbation peuvent devenir floues.

Solution et résultats

1. Construire un système de signature en ligne pour les régions commerciales mondiales

MYHOME a collaboré avec eSign.AI et adopté des services SaaS standards pour fournir des services de signature et de gestion de documents contractuels aux membres des filiales régionales. Les contrats d’achat et documents commerciaux peuvent être signés, scellés et archivés en ligne, réduisant la circulation papier entre régions.

2. Unifier la gestion des modèles d’achats et de documents commerciaux

Après confirmation des processus et exigences internes par les responsables métier, MYHOME a travaillé avec l’équipe customer success d’eSign.AI pour finaliser l’initialisation et la configuration du système, permettant une gestion unifiée des modèles d’achats mondiaux et de documents commerciaux.

3. Centraliser la gestion des membres et configurer les approbations

La solution prend en charge la gestion unifiée des membres des branches du groupe, aidant MYHOME à gérer les autorisations et les limites de collaboration dans une organisation multirégionale. Des workflows d’approbation peuvent être ajoutés pendant la signature afin que les responsables valident avant la suite du processus.

Impact de l’application

MYHOME remplace progressivement les dossiers d’achats et documents commerciaux papier par la signature électronique, l’archivage et la conservation de preuves en ligne, améliorant l’efficacité de circulation des documents d’achats mondiaux et de chaîne d’approvisionnement.

Avec des modèles unifiés, la gestion des membres et les workflows d’approbation, les filiales régionales peuvent traiter les documents selon des processus standards, réduisant les confirmations répétées, les écarts de version et les risques de sécurité et de conformité dans la collaboration internationale.