MYHOME digitalizza le firme degli acquisti globali

Introduzione aziendale

MYHOME è un gruppo retail cross-border focalizzato su design, R&D e vendita di prodotti per la casa. Le operazioni in Cina hanno una filiale a Hangzhou e uffici a Huzhou, Fujian e in altre località. All’estero, l’azienda ha investito e creato controllate in Vietnam, Stati Uniti, Europa e altri Paesi e regioni.

Oggi MYHOME ha oltre 800 dipendenti in Cina e nei mercati esteri, ha servito più di 10 milioni di clienti e gestisce oltre 10 magazzini all’estero. Con l’espansione in Nord America, Europa, Asia e altri mercati, firma, approvazione e gestione dei documenti globali di acquisti e supply chain sono diventate una base chiave per la collaborazione tra regioni.

Sfide di business

1. I documenti di acquisto globali circolavano con bassa efficienza tra regioni

I canali di vendita di MYHOME sono radicati in tre mercati principali: Nord America, Europa e Asia. Le operazioni di supply chain e procurement coinvolgono controllate in più regioni, magazzini esteri e responsabili di business. Se contratti di acquisto e documenti commerciali dipendono da carta o scambi e-mail, il processo è facilmente influenzato da fusi orari, differenze regionali e coordinamento tra team.

2. I documenti di acquisto e business mancavano di una gestione unificata dei modelli

MYHOME deve gestire più tipi di documenti nel procurement globale e nella gestione della fornitura. Se regioni e filiali mantengono formati documentali e workflow di firma propri, emergono facilmente incoerenze in modelli, campi e standard di approvazione.

3. Membri delle filiali e approvazioni richiedevano gestione centralizzata

MYHOME doveva gestire in modo unificato i membri delle filiali del gruppo e aggiungere workflow di approvazione durante la firma quando necessario. Senza gestione centralizzata, permessi di firma e responsabilità di approvazione possono diventare poco chiari.

Soluzione e risultati

1. Costruire un sistema di firma online per le regioni di business globali

MYHOME ha collaborato con eSign.AI e adottato servizi SaaS standard per fornire ai membri delle controllate regionali servizi di firma e gestione dei documenti contrattuali. Contratti di acquisto e documenti commerciali possono essere firmati, sigillati e archiviati online, riducendo la circolazione cartacea tra regioni.

2. Unificare la gestione dei modelli per acquisti e documenti commerciali

Dopo la conferma dei processi e requisiti interni da parte dei responsabili, MYHOME ha lavorato con il team customer success di eSign.AI per completare l’inizializzazione e configurazione del sistema, abilitando una gestione unificata dei modelli di procurement globale e documenti commerciali.

3. Gestione centralizzata dei membri e workflow di approvazione configurabili

La soluzione supporta la gestione unificata dei membri delle filiali del gruppo, aiutando MYHOME a gestire permessi e confini di collaborazione in un’organizzazione multiregionale. I workflow di approvazione possono essere aggiunti durante la firma per consentire ai responsabili di approvare prima del passaggio successivo.

Impatto applicativo

MYHOME ha gradualmente sostituito file di acquisto e documenti commerciali cartacei con firma elettronica, archiviazione e conservazione delle prove online, migliorando l’efficienza di circolazione dei documenti globali di procurement e supply chain.

Con modelli unificati, gestione dei membri e workflow di approvazione, le controllate regionali possono elaborare documenti secondo workflow standard, riducendo conferme ripetute, differenze di versione e rischi di sicurezza e conformità nella collaborazione internazionale.