MYHOME digitaliza assinaturas de compras globais

Introdução da empresa

A MYHOME é um grupo de retalho transfronteiriço focado no design, I&D e venda de produtos para o lar. Na China, tem uma filial em Hangzhou e escritórios em Huzhou, Fujian e outras localizações. No estrangeiro, investiu e estabeleceu subsidiárias no Vietname, Estados Unidos, Europa e outros países e regiões.

Hoje, a MYHOME tem mais de 800 colaboradores na China e em mercados internacionais, serviu mais de 10 milhões de clientes e opera mais de 10 armazéns no estrangeiro. À medida que se expande pela América do Norte, Europa, Ásia e outros mercados, a assinatura, aprovação e gestão de documentos globais de compras e cadeia de abastecimento tornou-se uma base essencial para colaboração entre regiões.

Desafios de negócio

1. Documentos globais de compras circulavam com baixa eficiência entre regiões

Os canais de venda da MYHOME estão assentes em três mercados principais: América do Norte, Europa e Ásia. As operações de cadeia de abastecimento e compras envolvem subsidiárias em várias regiões, armazéns internacionais e responsáveis de negócio. Se contratos de compra e documentos comerciais dependerem de papel ou e-mails, o processo é facilmente afetado por fusos horários e coordenação entre equipas.

2. Faltava gestão unificada de modelos para documentos de compras e negócio

A MYHOME precisa de tratar vários tipos de documentos em compras globais e gestão de abastecimento. Se diferentes regiões e filiais mantiverem os seus próprios formatos e fluxos de assinatura, surgem facilmente inconsistências nos modelos, campos e critérios de aprovação.

3. Membros de filiais e aprovações precisavam de gestão centralizada

A MYHOME precisava de gerir membros das filiais do grupo de forma unificada e acrescentar fluxos de aprovação durante a assinatura quando necessário. Sem gestão unificada, permissões de assinatura e responsabilidades de aprovação podem tornar-se pouco claras.

Solução e resultados

1. Construir um sistema de assinatura online para regiões globais

A MYHOME colaborou com a eSign.AI e adotou serviços SaaS padrão para fornecer assinatura e gestão de documentos contratuais aos membros das subsidiárias regionais. Contratos de compra e documentos comerciais podem ser assinados, selados e arquivados online, reduzindo a circulação regional de papel.

2. Unificar a gestão de modelos de compras e documentos comerciais

Depois de os responsáveis confirmarem processos e requisitos internos, a MYHOME trabalhou com a equipa de sucesso do cliente da eSign.AI para concluir a inicialização e configuração do sistema, permitindo a gestão unificada de modelos globais de compras e documentos comerciais.

3. Centralizar a gestão de membros e configurar aprovações

A solução suporta gestão unificada de membros das filiais do grupo, ajudando a MYHOME a gerir permissões e limites de colaboração numa organização multirregional. Os fluxos de aprovação podem ser adicionados durante a assinatura, permitindo aprovação pelos responsáveis antes de avançar.

Impacto da aplicação

A MYHOME substituiu gradualmente documentos de compra e documentos comerciais em papel por assinatura eletrónica, arquivo e preservação de evidências online, melhorando a eficiência de circulação dos documentos globais de compras e cadeia de abastecimento.

Com modelos unificados, gestão de membros e aprovações, as subsidiárias regionais podem processar documentos segundo fluxos padrão, reduzindo confirmações repetidas, diferenças de versão e riscos de segurança e conformidade na colaboração internacional.