Ký điện tử hợp đồng lao động tại Việt Nam, Beyondsoft xây dựng vòng khép kín HR tuân thủ

Giới thiệu công ty

Beyondsoft Corporation là nhà cung cấp toàn cầu về tư vấn, giải pháp ngành và dịch vụ công nghệ trí tuệ số. Có trụ sở tại Bắc Kinh và niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Thâm Quyến, công ty vận hành các công ty con, trung tâm R&D và trung tâm delivery tại Trung Quốc, Hoa Kỳ, Nhật Bản, Ấn Độ, Singapore, Malaysia, Tây Ban Nha, Costa Rica, Indonesia, Philippines, Brazil, Vương quốc Anh, Việt Nam và nhiều thị trường khác.

Trong các bối cảnh delivery toàn cầu và tuyển dụng nhân sự ở nước ngoài, onboarding nhân viên, ký hợp đồng lao động, đóng dấu doanh nghiệp và lưu trữ hợp đồng cần được kết nối chặt chẽ với hệ thống HR nội bộ của Beyondsoft. Đối với ký hợp đồng lao động tại Việt Nam, Beyondsoft đã kết nối hệ thống HR nội bộ thông qua API và tích hợp năng lực chữ ký số VNPT được công nhận tại địa phương.

Thách thức kinh doanh

1. Ký hợp đồng lao động cho nhân viên tại Việt Nam cần hỗ trợ tuân thủ

Beyondsoft đã xây dựng năng lực delivery và vận hành tại các thị trường nước ngoài, bao gồm Việt Nam. Sau khi tuyển dụng, công ty cần hoàn tất ký hợp đồng lao động kịp thời. Nếu tiếp tục phụ thuộc vào hợp đồng giấy hoặc luân chuyển offline, đội ngũ HR phải nhiều lần xác nhận thông tin nhân viên, phiên bản hợp đồng, trạng thái ký và tài liệu trả về, khiến chu kỳ kéo dài và tăng sự không chắc chắn về tuân thủ.

2. Quy trình HR và ký kết rời rạc khiến khó đóng vòng hợp đồng

Beyondsoft cần kết nối hệ thống HR nội bộ thông qua API để quản lý quy trình một cách thống nhất. Khi việc ký kết diễn ra ngoài hệ thống HR, dữ liệu nhân viên, mẫu hợp đồng, trạng thái ký và tệp lưu trữ bị phân tán giữa nhiều công cụ. Đội ngũ HR phải xuất dữ liệu, chuẩn bị hợp đồng, theo dõi ký và tải tệp lưu trữ lên thủ công.

3. Chữ ký số được công nhận tại địa phương là yếu tố thiết yếu

Hợp đồng lao động tại Việt Nam gắn chặt với tuân thủ lao động, xác nhận quan hệ lao động và quản trị nội bộ doanh nghiệp. Giải pháp cần tích hợp VNPT để hỗ trợ chữ ký số được thị trường địa phương công nhận. Nếu năng lực ký không đáp ứng yêu cầu địa phương, ký trực tuyến vẫn có thể để lại khoảng trống trong chuỗi bằng chứng khi kiểm toán hoặc xác minh sau này.

Giải pháp & Kết quả

1. Tích hợp eSignature API với hệ thống HR nội bộ

Beyondsoft sử dụng năng lực tích hợp eSignature API của eSign.AI để kết nối ký hợp đồng lao động với hệ thống quản lý HR nội bộ. Khi onboarding bắt đầu, HR có thể quản lý thông tin nhân viên trong hệ thống nội bộ và khởi tạo ký từ mẫu đã chọn trong cùng một workflow.

2. Kết nối chữ ký số VNPT để hỗ trợ ký tuân thủ tại Việt Nam

Đối với yêu cầu ký hợp đồng lao động tại Việt Nam, giải pháp tích hợp năng lực chữ ký số VNPT được công nhận tại địa phương. Nhân viên ký và doanh nghiệp đóng dấu có thể được hoàn tất trong một quy trình online, hình thành hồ sơ truy vết rõ ràng về bên ký, hành động ký và tài liệu cuối cùng.

3. Lưu trữ tài liệu đã ký và đóng dấu về hệ thống nội bộ

Sau khi quy trình ký được khởi tạo, nhân viên hoàn tất ký online, công ty thực hiện đóng dấu và tài liệu cuối cùng được lưu trữ trở lại hệ thống nội bộ. Quy trình bao phủ quản lý HR, đóng dấu doanh nghiệp, ký của nhân viên, thông báo, khởi tạo và lưu trữ.

Hiệu quả ứng dụng

Beyondsoft đưa ký hợp đồng lao động tại Việt Nam vào hệ thống HR nội bộ, cho phép đội ngũ HR khởi tạo ký online từ mẫu sau khi onboarding bắt đầu. Tích hợp API đưa thông tin nhân viên, trạng thái ký và tài liệu đã ký trở lại hệ thống nội bộ, giảm việc chuẩn bị, luân chuyển và tải lên hồ sơ hợp đồng thủ công.

Sau khi tích hợp VNPT tại Việt Nam, việc ký của nhân viên và đóng dấu doanh nghiệp có thể hoàn tất bằng chữ ký số được công nhận tại địa phương, mang lại hỗ trợ tuân thủ ổn định hơn cho các bối cảnh tuyển dụng nhân sự ở nước ngoài.