Firma electrónica de contratos laborales en Vietnam: Beyondsoft crea un ciclo cerrado de RR. HH. conforme

Introducción de la empresa

Beyondsoft Corporation es un proveedor global de consultoría, soluciones sectoriales y servicios de tecnología e inteligencia digital. Con sede en Pekín y cotizada en la Bolsa de Shenzhen, la empresa opera subsidiarias, centros de I+D y centros de entrega en China, Estados Unidos, Japón, India, Singapur, Malasia, España, Costa Rica, Indonesia, Filipinas, Brasil, Reino Unido, Vietnam y otros mercados.

En escenarios de entrega global y empleo internacional, la incorporación de empleados, la firma de contratos laborales, el sellado corporativo y el archivo de contratos deben conectarse estrechamente con el sistema interno de RR. HH. de Beyondsoft. Para la firma de contratos laborales en Vietnam, Beyondsoft conectó su sistema interno mediante APIs e integró la capacidad de firma digital VNPT reconocida localmente.

Desafíos del negocio

1. La firma de contratos laborales en Vietnam requería soporte conforme

Beyondsoft ha construido capacidades de entrega y operación en mercados extranjeros, incluido Vietnam. Después de contratar empleados, la empresa necesita completar oportunamente la firma del contrato laboral. Si el proceso sigue dependiendo de contratos en papel o circulación offline, el equipo de RR. HH. debe confirmar repetidamente información del empleado, versiones del contrato, estado de firma y documentos devueltos, lo que alarga el ciclo y aumenta la incertidumbre de cumplimiento.

2. La desconexión entre RR. HH. y firma dificultaba el cierre contractual

Beyondsoft necesitaba conectar su sistema interno de RR. HH. mediante APIs para gestionar el proceso en una sola plataforma. Cuando la firma se realiza fuera del sistema, los datos de empleados, plantillas, estados de firma y archivos firmados se dispersan entre herramientas diferentes, obligando al equipo de RR. HH. a exportar datos, preparar contratos, dar seguimiento y subir archivos manualmente.

3. Las firmas digitales reconocidas localmente eran esenciales

Los contratos laborales en Vietnam están estrechamente vinculados con cumplimiento laboral, confirmación de la relación laboral y gestión corporativa interna. La solución debía integrar VNPT para admitir firmas digitales reconocidas en el mercado local. Sin esa base, la firma en línea podría dejar brechas en la cadena de evidencia durante auditorías o verificaciones posteriores.

Solución y resultados

1. Integración de APIs de eSignature con el sistema interno de RR. HH.

Beyondsoft utilizó la integración API de eSignature de eSign.AI para conectar la firma de contratos laborales con su sistema interno de RR. HH. Al comenzar la incorporación, RR. HH. puede mantener la información del empleado e iniciar la firma desde una plantilla dentro del mismo flujo de trabajo.

2. Conexión con firmas digitales VNPT para respaldar la firma conforme en Vietnam

Para los requisitos de contratos laborales en Vietnam, la solución integró la capacidad de firma digital VNPT reconocida localmente. La firma del empleado y el sellado corporativo pueden completarse en un solo flujo online, formando registros trazables sobre firmantes, acciones de firma y documentos finales.

3. Archivo de documentos firmados y sellados en el sistema interno

Una vez iniciado el flujo de firma, los empleados firman en línea, la empresa aplica su sello y los documentos finales se archivan nuevamente en el sistema interno. El flujo cubre gestión de RR. HH., sellado corporativo, firma del empleado, notificaciones, inicio y archivo.

Impacto de la aplicación

Beyondsoft incorporó la firma de contratos laborales de Vietnam en su sistema interno de RR. HH., permitiendo que el equipo inicie firmas online desde plantillas después de comenzar la incorporación. La integración API devuelve información de empleados, estado de firma y documentos firmados al sistema interno, reduciendo preparación, circulación y carga manual de archivos.

Tras integrar VNPT en Vietnam, la firma del empleado y el sellado corporativo pueden completarse con capacidades de firma digital reconocidas localmente, ofreciendo soporte de cumplimiento más estable para escenarios de empleo internacional.