Signature électronique des contrats de travail au Vietnam : Beyondsoft crée une boucle RH conforme

Présentation de l’entreprise

Beyondsoft Corporation est un fournisseur mondial de conseil, de solutions sectorielles et de services technologiques d’intelligence numérique. Basée à Pékin et cotée à la Bourse de Shenzhen, l’entreprise exploite des filiales, centres de R&D et centres de livraison en Chine, aux États-Unis, au Japon, en Inde, à Singapour, en Malaisie, en Espagne, au Costa Rica, en Indonésie, aux Philippines, au Brésil, au Royaume-Uni, au Vietnam et sur d’autres marchés.

Dans les scénarios de livraison globale et d’emploi à l’étranger, l’intégration des employés, la signature des contrats de travail, l’apposition du sceau d’entreprise et l’archivage des contrats doivent être étroitement reliés au système RH interne de Beyondsoft. Pour les contrats de travail au Vietnam, Beyondsoft a connecté son système RH par API et intégré la signature numérique VNPT reconnue localement.

Défis métier

1. La signature des contrats de travail au Vietnam exigeait un support conforme

Beyondsoft a développé des capacités de livraison et d’exploitation sur des marchés étrangers, dont le Vietnam. Après l’embauche, l’entreprise doit conclure rapidement les contrats de travail. Si le processus repose encore sur le papier ou la circulation hors ligne, l’équipe RH doit vérifier à plusieurs reprises les informations des employés, les versions de contrat, les statuts de signature et les documents renvoyés, ce qui allonge les cycles et augmente l’incertitude de conformité.

2. Des workflows RH et signature déconnectés compliquaient la clôture contractuelle

Beyondsoft devait connecter son système RH interne via APIs pour gérer le processus de façon unifiée. Lorsque la signature se déroule hors du système RH, les données employés, modèles, statuts de signature et fichiers archivés se dispersent entre différents outils. Les RH doivent alors exporter les données, préparer les contrats, suivre les signatures et téléverser les archives manuellement.

3. Des signatures numériques reconnues localement étaient indispensables

Les contrats de travail au Vietnam sont étroitement liés à la conformité du travail, à la confirmation de la relation d’emploi et à la gestion interne. La solution devait intégrer VNPT afin de prendre en charge des signatures numériques reconnues sur le marché local. Sans cela, la signature en ligne pouvait laisser des failles dans la chaîne de preuve lors d’audits ou de vérifications ultérieurs.

Solution et résultats

1. Intégrer les APIs eSignature au système RH interne

Beyondsoft a utilisé la capacité d’intégration API eSignature d’eSign.AI pour relier la signature des contrats de travail au système RH interne. Dès le début de l’onboarding, les RH peuvent gérer les informations employés et lancer la signature depuis un modèle dans le même workflow.

2. Connecter les signatures numériques VNPT pour soutenir la conformité au Vietnam

Pour répondre aux exigences vietnamiennes, la solution a intégré la signature numérique VNPT reconnue localement. La signature de l’employé et le sceau de l’entreprise peuvent être finalisés dans un seul workflow en ligne, créant des traces vérifiables sur les parties, les actions de signature et les documents finaux.

3. Archiver les documents signés et scellés dans le système interne

Après le lancement du workflow, les employés signent en ligne, l’entreprise appose son sceau et les documents finaux sont archivés dans le système interne. Le processus couvre la gestion RH, le sceau d’entreprise, la signature des employés, les notifications, l’initiation et l’archivage.

Impact de l’application

Beyondsoft a intégré la signature des contrats de travail au Vietnam dans son système RH interne, permettant aux équipes RH de lancer des signatures en ligne depuis des modèles après le début de l’onboarding. L’intégration API renvoie les informations employés, le statut de signature et les documents signés dans le système interne.

Après l’intégration de VNPT au Vietnam, la signature des employés et le sceau d’entreprise peuvent être réalisés avec des signatures numériques reconnues localement, offrant un support de conformité plus stable pour les scénarios d’emploi à l’étranger.