Inicio masivo de acuerdos de ventas en APAC: HP acelera la firma en múltiples países

Introducción de la empresa

HP es una empresa global de tecnología de la información, con negocios que abarcan computadoras personales, impresión y equipos de oficina, software relacionado y servicios. La información pública muestra que HP atiende a una amplia variedad de públicos, incluidos consumidores individuales, clientes empresariales e instituciones públicas, con productos y soluciones entregados en múltiples países y regiones del mundo.

En el mercado de Asia-Pacífico, la firma de acuerdos de ventas de HP involucra a más de diez países y regiones, incluidos Australia, Nueva Zelanda, Singapur, Corea del Sur y Japón. A medida que aumentaron el número de firmantes y las regiones cubiertas, HP necesitaba un método de firma en línea unificado para respaldar el inicio de acuerdos de ventas, la incorporación de firmantes y la gestión masiva de tareas, mejorando la eficiencia de colaboración comercial entre países.

Desafíos del negocio

1. Los procesos de firma de acuerdos de ventas estaban fragmentados en países de APAC

La firma de acuerdos de ventas de HP cubre más de diez países y regiones, incluidos Australia, Nueva Zelanda, Singapur, Corea del Sur y Japón. Los equipos de ventas deben trabajar con clientes de distintas regiones, hábitos de firma diferentes y colaboración entre zonas horarias. Si los acuerdos dependen de firmas offline o de archivos adjuntos enviados por correo, el proceso de ventas puede ralentizarse fácilmente por la circulación de documentos.

Los acuerdos de ventas multinacionales también requieren una gestión estable del estado de firma. Si los usuarios de negocio no pueden revisar de forma centralizada si un acuerdo fue iniciado o si un cliente completó la firma, necesitan dedicar más tiempo a recordatorios manuales y confirmación de avances.

2. La creación repetida de acuerdos de ventas afectaba la eficiencia de inicio

Los acuerdos de ventas suelen tener estructuras documentales y campos de firma relativamente fijos, pero diferentes países, clientes y escenarios de transacción pueden traer variaciones en firmantes, sobres de tareas y lotes de documentos. Si el contenido contractual y los flujos de firma deben configurarse desde cero cada vez, los administradores de negocio enfrentan un alto costo de operaciones repetitivas.

Cuando las necesidades de firma aparecen en lotes concentrados, agregar firmantes uno por uno y crear sobres de tareas individualmente también reduce la velocidad de respuesta del equipo de ventas y afecta la eficiencia del procesamiento masivo de acuerdos entre regiones.

3. Las cuentas internas y permisos de firma necesitaban gestión unificada

En escenarios de ventas multirregión, HP involucra administradores de negocio, personal de ventas y colaboradores internos. El punto de inicio de la firma debe mantenerse consistente con el sistema interno de cuentas de la compañía. Si el inicio de sesión y la gestión de permisos están fragmentados, los equipos de TI deben invertir esfuerzo adicional en seguridad de cuentas, cambios de personal y control de acceso.

Un sistema de cuentas inconsistente también afecta la experiencia de los equipos de negocio. Los equipos de ventas necesitan entrar al proceso de firma a través de un sistema de identidad corporativa familiar, reduciendo fricción por cambio de sistemas y autenticación repetida.

Solución y resultados

1. Uso de firma en línea para respaldar acuerdos de ventas multinacionales

eSign ayudó a HP a mover en línea la firma de acuerdos de ventas en múltiples países y regiones de Asia-Pacífico. Los equipos de ventas pueden gestionar el proceso alrededor del inicio del acuerdo, la firma del cliente y el seguimiento de estado, reduciendo la incertidumbre causada por la entrega de documentos en papel y correos de ida y vuelta.

La firma en línea permite que los acuerdos de ventas entre países y zonas horarias se confirmen mediante un proceso unificado, ayudando a los equipos de negocio a comprender claramente el avance de firma y dando mayor continuidad a la gestión documental posterior.

2. Plantillas de contrato preconfiguradas e inicio masivo de sobres de tareas

Los administradores de negocio pueden preconfigurar plantillas de contratos de acuerdos de ventas, agregar firmantes en lote al iniciar la firma y lanzar múltiples sobres de tareas con un clic. La configuración basada en plantillas reduce el trabajo de configurar repetidamente campos contractuales y flujos de firma, permitiendo que los acuerdos de ventas por lote entren más rápido a la etapa de firma.

Con plantillas y capacidades de inicio masivo, HP puede pasar acuerdos de ventas multirregión de procesamiento manual documento por documento a gestión por lotes, mejorando la eficiencia en picos de negocio y reduciendo diferencias operativas causadas por configuración repetida.

3. Acceso interno unificado mediante SSO

La solución permite a los usuarios acceder a la aplicación de firma mediante SSO, habilitando una gestión unificada y segura de cuentas internas. Los usuarios de negocio pueden acceder a los servicios de firma a través del sistema de identidad existente de la compañía, reduciendo costos de inicio de sesión y mantenimiento de permisos causados por múltiples sistemas de cuentas.

Las capacidades de inicio de sesión unificado también ayudan a los equipos de TI a gestionar mejor los límites de acceso interno, permitiendo que el proceso de firma de acuerdos de ventas satisfaga la conveniencia del negocio mientras respalda requisitos empresariales de seguridad de cuentas y gestión de personal.

Impacto de la aplicación

HP movió en línea los procesos de firma de acuerdos de ventas en múltiples países y regiones de Asia-Pacífico, permitiendo que los equipos de ventas completen el inicio de acuerdos, la firma del cliente y el seguimiento de estado mediante un flujo de trabajo unificado.

Las plantillas de contrato y capacidades de inicio masivo reducen el trabajo repetitivo de configuración para administradores de negocio, permitiendo que acuerdos de ventas con múltiples firmantes y múltiples sobres de tareas entren más rápido al proceso de firma.

El inicio de sesión único SSO crea un punto de entrada interno más unificado para las cuentas, mejorando la gestión de seguridad y la experiencia de usuario para equipos de ventas y TI en colaboración multirregión.