Lancement en masse des accords de vente APAC : HP accélère la signature multi-pays

Présentation de l’entreprise

HP est une entreprise mondiale de technologies de l’information, dont les activités couvrent les ordinateurs personnels, l’impression et les équipements de bureau, les logiciels associés et les services. Les informations publiques montrent que HP sert un large éventail de publics, notamment des consommateurs individuels, des clients entreprises et des institutions publiques, avec des produits et solutions fournis dans de nombreux pays et régions du monde.

Sur le marché Asie-Pacifique, la signature des accords de vente de HP concerne plus de dix pays et régions, dont l’Australie, la Nouvelle-Zélande, Singapour, la Corée du Sud et le Japon. À mesure que le nombre de signataires et de régions couvertes augmentait, HP avait besoin d’une méthode de signature en ligne unifiée pour soutenir l’initiation des accords de vente, l’ajout de signataires et la gestion de tâches par lots, afin d’améliorer l’efficacité de la collaboration commerciale multi-pays.

Défis métier

1. Les processus de signature des accords de vente étaient fragmentés dans les pays APAC

La signature des accords de vente de HP couvre plus de dix pays et régions, dont l’Australie, la Nouvelle-Zélande, Singapour, la Corée du Sud et le Japon. Les équipes commerciales doivent travailler avec des clients de différentes régions, des habitudes de signature diverses et une collaboration entre fuseaux horaires. Si les accords reposent sur une signature hors ligne ou des pièces jointes échangées par e-mail, le processus de vente peut facilement être ralenti par la circulation des documents.

Les accords de vente multi-pays exigent également une gestion stable du statut de signature. Si les utilisateurs métier ne peuvent pas vérifier de manière centralisée si un accord a été initié ou si un client a terminé la signature, ils doivent consacrer davantage de temps aux rappels manuels et à la confirmation de progression.

2. La création répétée d’accords de vente nuisait à l’efficacité de lancement

Les accords de vente ont généralement des structures documentaires et des champs de signature relativement fixes, mais différents pays, clients et scénarios de transaction peuvent entraîner des différences de signataires, d’enveloppes de tâches et de lots de documents. Si le contenu contractuel et les workflows de signature doivent être configurés depuis zéro à chaque fois, les administrateurs métier supportent un coût élevé d’opérations répétitives.

Lorsque les besoins de signature apparaissent en lots concentrés, ajouter les signataires un par un et créer les enveloppes de tâches individuellement ralentit également la vitesse de réponse de l’équipe commerciale et affecte l’efficacité du traitement par lots des accords interrégionaux.

3. Les comptes internes et permissions de signature nécessitaient une gestion unifiée

Dans les scénarios de vente multirégion, HP implique des administrateurs métier, des commerciaux et des collaborateurs internes. Le point d’entrée d’initiation de signature doit rester cohérent avec le système de comptes interne de l’entreprise. Si la connexion aux comptes et la gestion des permissions sont fragmentées, les équipes IT doivent consacrer des efforts supplémentaires à la sécurité des comptes, aux changements de personnel et au contrôle d’accès.

Un système de comptes incohérent affecte également l’expérience utilisateur des équipes métier. Les équipes commerciales doivent entrer dans le processus de signature via un système d’identité d’entreprise familier, afin de réduire les frictions liées au changement de système et à l’authentification répétée.

Solution et résultats

1. Signature en ligne pour soutenir les accords de vente multi-pays

eSign a aidé HP à dématérialiser la signature des accords de vente dans plusieurs pays et régions d’Asie-Pacifique. Les équipes commerciales peuvent gérer le processus autour de l’initiation des accords, de la signature client et du suivi de statut, réduisant l’incertitude liée à l’envoi de documents papier et aux échanges d’e-mails.

La signature en ligne permet aux accords de vente entre pays et fuseaux horaires d’être confirmés via un processus unifié, aidant les équipes métier à comprendre clairement l’avancement des signatures et donnant une meilleure continuité à la gestion documentaire ultérieure.

2. Modèles de contrat préconfigurés et enveloppes de tâches lancées par lots

Les administrateurs métier peuvent préconfigurer les modèles de contrats d’accords de vente, ajouter les signataires en lots au moment de lancer la signature et démarrer plusieurs enveloppes de tâches en un clic. La configuration basée sur des modèles réduit la charge de travail liée à la définition répétée des champs contractuels et des workflows de signature, permettant aux accords de vente par lots d’entrer plus vite dans l’étape de signature.

Grâce aux modèles et aux capacités de lancement en masse, HP peut passer d’un traitement manuel document par document des accords de vente multirégion à une gestion par lots, améliorant l’efficacité lors des pics d’activité et réduisant les écarts opérationnels causés par la configuration répétée.

3. Accès unifié aux comptes internes via SSO

La solution permet aux utilisateurs d’accéder à l’application de signature via SSO, rendant possible une gestion unifiée et sécurisée des comptes internes. Les utilisateurs métier peuvent accéder aux services de signature grâce au système d’identité existant de l’entreprise, réduisant les coûts de connexion et de maintenance des permissions causés par plusieurs systèmes de comptes.

Les capacités de connexion unifiée aident aussi les équipes IT à mieux gérer les limites d’accès internes, permettant au processus de signature des accords de vente de répondre aux besoins de simplicité métier tout en soutenant les exigences de sécurité des comptes et de gestion du personnel au niveau entreprise.

Impact de l’application

HP a déplacé en ligne les processus de signature des accords de vente dans plusieurs pays et régions d’Asie-Pacifique, permettant aux équipes commerciales de finaliser l’initiation des accords, la signature client et le suivi de statut via un workflow unifié.

Les modèles de contrat et les capacités de lancement en masse réduisent le travail de configuration répétitif pour les administrateurs métier, permettant aux accords de vente avec plusieurs signataires et plusieurs enveloppes de tâches d’entrer plus rapidement dans le processus de signature.

Le SSO crée un point d’entrée plus unifié pour les comptes internes, améliorant la gestion de la sécurité et l’expérience utilisateur pour les équipes commerciales et IT dans la collaboration multirégion.