Procurement teams signing supplier contracts and purchase orders electronically

Adquisiciones

Firmas electrónicas en todo el ciclo de adquisiciones

Desde la incorporación de proveedores y licitaciones hasta contratos, aceptación de entregas y pagos, eSign.AI digitaliza las firmas en adquisiciones, eliminando papel, sellos y seguimientos, con evidencia completa de auditoría.

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Escenarios

Cinco escenarios de firma en adquisiciones

Cada escenario muestra los documentos involucrados y el proceso de firma que un equipo de adquisiciones realiza en eSign.AI.

Incorporación y calificación de proveedores

Documentos

Solicitud de proveedorVerificación de comercianteAcuerdo de cooperaciónNDACompromiso de calificaciónInforme de auditoría del proveedorDeclaración de cumplimiento

Proceso

1
La plataforma recopila datos de la empresa proveedora, contacto y calificación a través de formularios inteligentes.
2
Las plantillas generan la solicitud, el acuerdo de cooperación y el NDA, adaptados al tipo de proveedor.
3
Los proveedores verifican su identidad mediante código, SMS o OTP por correo electrónico, o con mayor nivel de seguridad, y luego firman.
4
Los roles de comprador, legal y finanzas aprueban, y los sellos de la empresa se aplican automáticamente.
5
Un perfil y un registro del proveedor se generan automáticamente para revisión de riesgos y evaluación continua.

Abastecimiento, RFQ y licitaciones.

Documentos.

Confirmación de requisitosInvitación al proveedorCotizaciónDocumentos de ofertaGarantía de ofertaDocumentos de evaluaciónConfirmación de adjudicación

Proceso.

1
El área de adquisiciones mantiene las necesidades de abastecimiento y envía invitaciones o archivos de cotización a los candidatos en lote.
2
Los proveedores revisan y firman cotizaciones, ofertas o garantías de oferta en el orden establecido.
3
Para ofertas o artículos de alto riesgo, la firma digital o la verificación de mayor seguridad aumentan la confianza en el firmante.
4
El envío en lote permite que muchos proveedores coticen y oferten en ventanas de tiempo cortas.
5
Marcas de tiempo, registros de firma y logs respaldan auditorías y evidencia en disputas.

Contratos y órdenes de compra.

Documentos.

Contrato de compra.Acuerdo marco.Acuerdo de servicio.Orden de compra.Formulario de presupuesto.Formulario de aprobación.Garantía.

Proceso.

1
Las plantillas completan automáticamente proveedor, categoría, monto, entrega y términos de pago.
2
Rutas de aprobación por tipo de contrato, monto o iniciador en áreas de negocio, legal y finanzas.
3
Un sobre de firma organiza tareas en orden de comprador, proveedor y garante.
4
Los compradores sellan en PC; los proveedores firman en móvil o web con verificación de intención.
5
Los archivos firmados se archivan y escriben campos clave en el sistema de compras, ERP u OA.

Aceptación de entrega y logística.

Documentos.

Orden de logística.Contrato de transporte.Recibo.Formulario de aceptación.Confirmación de entrega.Confirmación de calidad.Acuerdo complementario.

Proceso.

1
Después de la entrega, los compradores, almacén o responsables del proyecto inician la aceptación en línea.
2
El personal en sitio firma mediante código QR, móvil o web, evitando firmas por terceros y pérdida de documentos.
3
Problemas de calidad, retraso o precio generan un formulario de excepción o complemento para volver a firmar.
4
Los archivos firmados se vinculan a la orden, logística y resultados de aceptación como una cadena de evidencia.
5
La aceptación se sincroniza con compras, almacén y finanzas para pago y revisión de desempeño.

Liquidación y pago

Documentos

Solicitud de pago.Recibo.Confirmación de pago.Estado de liquidación.Conciliación.Confirmación de factura.Asignación de costos

Proceso

1
El sistema genera archivos de pago o liquidación a partir de contratos, órdenes y reglas.
2
Finanzas, líderes de compras y proveedores revisan y firman con permiso.
3
Pagos grandes o transfronterizos añaden verificaciones de identidad y nodos de aprobación para reducir el riesgo de errores.
4
Se generan archivos finales descargables, y el estado de liquidación se sincroniza con el ERP o la plataforma de compras.
5
Archivos firmados, bases de pago y aprobaciones se archivan para auditoría, conciliación y disputas.

Por qué eSign.AI

Diseñado para firmas de compras en múltiples mercados

Cobertura completa de compras, sin papel

Incorporación de proveedores, licitaciones, contratos, aceptación, liquidación y auditoría — plantillas, envío por lotes, orden de firma, sello automático y archivo automático reducen el tiempo de seguimiento.

Plantillas y aprobaciones unificadas

Contratos, órdenes, cotizaciones y liquidaciones usan plantillas gestionadas para reducir el caos de versiones. Conecta la aprobación interna de OA o controles integrados entre negocios, legales y finanzas.

Amigable para proveedores, baja barrera para firmar

Los proveedores reciben enlaces por correo electrónico o SMS y firman sin necesidad de capacitación. Entradas desde móvil, PC y en sitio se adaptan a proveedores nacionales, internacionales y múltiples roles.

Identidad y evidencia, más confianza

Contraseña, OTP por SMS o correo electrónico, y verificación de mayor seguridad se ajustan a cada nivel de riesgo. Timestamps, registros y archivos completados respaldan auditorías, verificaciones y evidencia en disputas.

Integración del sistema

Conecta plataformas de compras, sistemas de licitación, ERP, OA y portales de proveedores; los resultados de firma se registran. Soporta API, SSO y Webhook.

Listo para operaciones transfronterizas

Acceso multilingüe y multidispositivo se adapta a la colaboración transfronteriza, grupal y global con proveedores. Firma electrónica para archivos generales, firma digital para licitaciones y pagos de alto riesgo.

Clientes

Confiado por equipos de compras y operaciones

HeyGears

HeyGears, una empresa de manufactura aditiva e impresión 3D, utiliza eSign.AI para la incorporación de proveedores y la firma de órdenes de compra, manteniendo las compras sin papel y rastreables.

KUN

KUN, una empresa tecnológica, usa eSign.AI para digitalizar la firma de contratos de proveedores y compras en todas sus operaciones.

Goldlion

Goldlion Group eligió eSign.AI para la firma segura de documentos entre regiones en compras y administración interna, mejorando la eficiencia y la seguridad de datos mientras sus líderes viajan entre regiones. Leer el caso de estudio →

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Proceso.

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Documentos.

Proceso.

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