Khởi tạo hàng loạt thỏa thuận bán hàng APAC, HP tăng tốc ký kết đa quốc gia

Giới thiệu công ty

HP là công ty công nghệ thông tin toàn cầu, với hoạt động trải rộng trên máy tính cá nhân, thiết bị in ấn và văn phòng, phần mềm liên quan và dịch vụ. Thông tin công khai cho thấy HP phục vụ nhiều nhóm đối tượng, bao gồm người tiêu dùng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp và tổ chức công, với sản phẩm và giải pháp được cung cấp tại nhiều quốc gia và khu vực trên thế giới.

Tại thị trường châu Á - Thái Bình Dương, việc ký thỏa thuận bán hàng của HP liên quan đến hơn mười quốc gia và khu vực, bao gồm Úc, New Zealand, Singapore, Hàn Quốc và Nhật Bản. Khi số lượng người ký và khu vực bao phủ tăng lên, HP cần một phương thức ký trực tuyến thống nhất để hỗ trợ khởi tạo thỏa thuận bán hàng, thêm người ký và quản lý tác vụ hàng loạt, từ đó nâng cao hiệu suất cộng tác kinh doanh đa quốc gia.

Thách thức kinh doanh

1. Quy trình ký thỏa thuận bán hàng bị phân mảnh tại các quốc gia APAC

Việc ký thỏa thuận bán hàng của HP bao phủ hơn mười quốc gia và khu vực, bao gồm Úc, New Zealand, Singapore, Hàn Quốc và Nhật Bản. Đội ngũ bán hàng cần làm việc với khách hàng ở nhiều khu vực, thói quen ký khác nhau và cộng tác xuyên múi giờ. Nếu thỏa thuận phụ thuộc vào ký ngoại tuyến hoặc trao đổi file đính kèm qua email, quy trình bán hàng dễ bị chậm lại bởi luân chuyển tài liệu.

Thỏa thuận bán hàng đa quốc gia cũng cần quản lý trạng thái ký ổn định. Nếu người dùng nghiệp vụ không thể kiểm tra tập trung xem thỏa thuận đã được khởi tạo hay khách hàng đã hoàn tất ký hay chưa, họ phải dành thêm thời gian cho nhắc việc thủ công và xác nhận tiến độ.

2. Việc tạo lặp lại thỏa thuận bán hàng ảnh hưởng đến hiệu suất khởi tạo

Thỏa thuận bán hàng thường có cấu trúc tài liệu và trường ký tương đối cố định, nhưng các quốc gia, khách hàng và kịch bản giao dịch khác nhau có thể tạo ra khác biệt về người ký, task envelope và lô tài liệu. Nếu nội dung hợp đồng và quy trình ký phải được cấu hình từ đầu mỗi lần, quản trị viên nghiệp vụ phải chịu chi phí thao tác lặp lại cao.

Khi nhu cầu ký xuất hiện theo các lô tập trung, việc thêm từng người ký và tạo từng task envelope riêng lẻ cũng làm chậm tốc độ phản hồi của đội ngũ bán hàng và ảnh hưởng đến hiệu suất xử lý hàng loạt cho thỏa thuận xuyên khu vực.

3. Tài khoản nội bộ và quyền ký cần được quản lý thống nhất

Trong kịch bản bán hàng đa khu vực, HP có quản trị viên nghiệp vụ, nhân sự bán hàng và cộng tác viên nội bộ. Điểm vào khởi tạo ký cần nhất quán với hệ thống tài khoản nội bộ của công ty. Nếu đăng nhập tài khoản và quản lý quyền bị phân mảnh, đội ngũ IT phải dành thêm công sức cho bảo mật tài khoản, thay đổi nhân sự và kiểm soát truy cập.

Hệ thống tài khoản không nhất quán cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng của đội ngũ nghiệp vụ. Đội ngũ bán hàng cần đi vào quy trình ký thông qua hệ thống định danh doanh nghiệp quen thuộc, giảm ma sát do chuyển đổi hệ thống và xác thực lặp lại.

Giải pháp và kết quả

1. Sử dụng ký trực tuyến để hỗ trợ thỏa thuận bán hàng đa quốc gia

eSign giúp HP đưa việc ký thỏa thuận bán hàng tại nhiều quốc gia và khu vực châu Á - Thái Bình Dương lên trực tuyến. Đội ngũ bán hàng có thể quản lý quy trình nghiệp vụ quanh việc khởi tạo thỏa thuận, khách hàng ký và theo dõi trạng thái, giảm sự bất định do chuyển phát giấy tờ và email qua lại.

Ký trực tuyến cho phép thỏa thuận bán hàng xuyên quốc gia và xuyên múi giờ được xác nhận thông qua một quy trình thống nhất, giúp đội ngũ nghiệp vụ nắm rõ tiến độ ký và tạo tính liên tục tốt hơn cho quản lý tài liệu sau đó.

2. Cấu hình sẵn mẫu hợp đồng và khởi tạo task envelope hàng loạt

Quản trị viên nghiệp vụ có thể cấu hình sẵn mẫu hợp đồng thỏa thuận bán hàng, thêm người ký hàng loạt khi khởi tạo ký và khởi chạy nhiều task envelope chỉ bằng một cú nhấp. Cấu hình dựa trên mẫu giúp giảm khối lượng công việc lặp lại khi thiết lập trường hợp đồng và quy trình ký, cho phép các thỏa thuận bán hàng theo lô đi vào giai đoạn ký nhanh hơn.

Với mẫu và năng lực khởi tạo hàng loạt, HP có thể chuyển thỏa thuận bán hàng đa khu vực từ xử lý thủ công từng tài liệu sang quản lý theo lô, nâng cao hiệu suất xử lý trong giai đoạn cao điểm và giảm khác biệt vận hành do cấu hình lặp lại.

3. Thống nhất truy cập tài khoản nội bộ qua SSO

Giải pháp hỗ trợ người dùng truy cập ứng dụng ký thông qua SSO, cho phép quản lý thống nhất và an toàn tài khoản nội bộ. Người dùng nghiệp vụ có thể truy cập dịch vụ ký qua hệ thống định danh hiện có của công ty, giảm chi phí đăng nhập và bảo trì quyền do nhiều hệ thống tài khoản gây ra.

Năng lực đăng nhập thống nhất cũng giúp đội ngũ IT quản lý tốt hơn ranh giới truy cập nội bộ, để quy trình ký thỏa thuận bán hàng vừa đáp ứng nhu cầu tiện lợi cho nghiệp vụ vừa hỗ trợ yêu cầu cấp doanh nghiệp về bảo mật tài khoản và quản lý nhân sự.

Tác động ứng dụng

HP đã đưa quy trình ký thỏa thuận bán hàng tại nhiều quốc gia và khu vực châu Á - Thái Bình Dương lên trực tuyến, cho phép đội ngũ bán hàng hoàn tất khởi tạo thỏa thuận, khách hàng ký và theo dõi trạng thái qua một workflow thống nhất.

Mẫu hợp đồng và năng lực khởi tạo hàng loạt giảm công việc cấu hình lặp lại cho quản trị viên nghiệp vụ, giúp các thỏa thuận bán hàng có nhiều người ký và nhiều task envelope đi vào quy trình ký nhanh hơn.

SSO single sign-on tạo điểm vào thống nhất hơn cho tài khoản nội bộ, cải thiện quản lý bảo mật và trải nghiệm người dùng cho đội ngũ bán hàng và IT trong cộng tác đa khu vực.