HR teams signing employment documents electronically across the employee lifecycle

Recursos Humanos

Firmas electrónicas en todo el ciclo de vida de documentos de RRHH

Desde la incorporación hasta la gestión en servicio, desvinculación y presentación ante el gobierno, eSign.AI digitaliza la firma de documentos de RRHH — cumpliendo con la Ordenanza de Transacciones Electrónicas de Hong Kong y principales leyes globales de firma electrónica.

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Escenarios

Cuatro escenarios de firma en RRHH

Cada escenario muestra los documentos involucrados y el proceso de firma que el equipo de RRHH realiza en eSign.AI.

Reclutamiento e incorporación

Documentos

Carta ofertaContrato laboralAcuerdo de confidencialidadAcuerdo de no competenciaAutorización para verificación de antecedentesFormulario de registro de incorporación

Proceso

1
RRHH mantiene los datos de los candidatos en el HRMS o los recopila mediante formularios inteligentes.
2
Plantillas estandarizadas generan la carta oferta, contrato laboral y archivos de autorización con un clic.
3
El sistema envía un enlace de firma por correo electrónico o SMS; los candidatos firman sin necesidad de registrarse.
4
Un código de acceso o verificación de identidad de alta seguridad garantiza una firma segura.
5
El firmante agrega una firma manuscrita en línea, y los sellos de la empresa se aplican automáticamente con archivo en tiempo real y sincronización con el HRMS.

Gestión en servicio

Documentos

Solicitud de transferenciaConfirmación de regularizaciónConfirmación de salarioRecibo de nóminaConsentimiento para capacitaciónCertificado de habilidadesFormulario de elección de MPFCertificado de empleo e ingresos

Proceso

1
Los empleados o gerentes envían una solicitud; los supervisores aprueban en línea y RRHH revisa.
2
Las plantillas generan los documentos de transferencia, nómina o certificados y comienzan la firma en línea.
3
Los empleados reciben el aviso de firma por correo electrónico y firman en línea.
4
Los sellos autorizados de la empresa se aplican automáticamente, sin necesidad de sellado presencial.
5
Los archivos firmados se archivan centralmente con un rastro completo y rastreable.

Salida

Documentos

Carta de renunciaConfirmación de salidaCertificado de empleoDeclaración de devolución de activosLiquidación finalConfirmación de no competencia

Proceso

1
Los empleados presentan su renuncia en línea; después de la aprobación del departamento, Recursos Humanos revisa y completa.
2
Recursos Humanos envía el paquete completo de documentos de salida en un solo lote.
3
Los empleados completan la verificación de intención y la firma en línea.
4
Los sellos de la empresa se aplican automáticamente por permiso, sin intervención manual.
5
Los archivos completados se envían al correo electrónico del empleado para su retención.

Presentación de formularios gubernamentales

Documentos

Aviso de inicio de empleoAviso de cese de empleoFormularios de declaración de impuestosDocumentos de presentación gubernamental

Proceso

1
Recursos Humanos selecciona la plantilla estándar del gobierno; los datos del empleado y de la empresa se completan automáticamente.
2
Elige firma digital de alta seguridad según sea necesario.
3
Recupera los archivos firmados en lote y presenta la declaración en línea con un solo clic.
4
Los recibos gubernamentales se recopilan y archivan automáticamente.

Por qué eSign.AI

Diseñado para firmas de Recursos Humanos en diferentes mercados

Cumplimiento global, sólida validez legal

Cumple con las principales leyes globales de firma electrónica; firma electrónica para necesidades comerciales y firma digital para escenarios de alta seguridad, con sello de tiempo y evidencia de principio a fin.

Modos de firma dual

La firma electrónica no requiere certificado y mantiene los pasos mínimos; la firma digital agrega identidad autorizada, certificados emitidos y alta seguridad.

Ciclo completo, solución integral sin papel

Formularios inteligentes, biblioteca de plantillas, envío en lote, auto-sello y auto-archivo llevan el reclutamiento y la presentación gubernamental completamente en línea.

Amigable para transacciones internacionales

Interfaz multilingüe en tiempo real; compatible con iAM Smart, autoridades certificadoras extranjeras y verificación de identidad para firmas globales.

Integración de sistemas

Conecta sistemas HRMS, OA, ATS, EHR y de aprobación; los resultados de firma se registran automáticamente. API con integraciones preconfiguradas para Lark y Beisen.

Centros de datos multirregión

Implementado en Hong Kong, Singapur y Frankfurt para cumplir con la soberanía de datos y la privacidad.

Clientes

Confiado por equipos de RRHH y operaciones

China State Construction International

CSCEC International conectó OA, sistemas empresariales y firmas electrónicas para trasladar flujos de trabajo clave en línea, reduciendo los ciclos de incorporación y contratos, y mejorando el archivo y el cumplimiento global. Leer el caso de estudio →

Green Tea Group

Green Tea Group, una marca internacional de restaurantes en cadena, gestiona firmas para sus tiendas operadas directamente en varios países a menor costo con eSign.AI. Leer el caso de estudio →

Yonyou Xinfushe

Yonyou Xinfushe ofrece servicios de RRHH y nómina, digitalizando la incorporación de empleados, confirmación de nómina y firma de certificados para sus empresas clientes con eSign.AI.

Horizons Global Technology

Horizons Global Technology respalda el empleo global y servicios EOR, utilizando eSign.AI para firmas electrónicas conformes en contrataciones y contratos transfronterizos.

Asociación de Administración y Estrategia de RRHH

La Asociación de Administración y Estrategia de RRHH digitaliza la firma de documentos de membresía, certificación y eventos para su comunidad profesional de RRHH con eSign.AI.

DEXX — Intercambio Financiero Digital

DEXX, un intercambio financiero digital, estandariza la firma de contratos y autorizaciones en sus operaciones con eSign.AI para un flujo de trabajo más rápido y auditable.

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Amigable para transacciones internacionales

Integración de sistemas

Centros de datos multirregión

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