Malaysia Electronic Signatures: ECA, DSA dan PDPA

PDPA Malaysia memerlukan persetujuan untuk mengumpulkan, menggunakan, dan mengeluarkan data pribadi. Platform tanda tangan harus memperoleh persetujuan dari penanda tangan sebelum memroses data pribadinya (nama, email, IP, data verifikasi identitas).

PDPA tidak memerintahkan secara eksplisit untuk menyimpan data di tempat, tetapi memerlukan tanggung jawab yang wajar untuk transfer luar negeri. Entitas yang berhubungan dengan pemerintah dan industri yang diatur dapat memperkenalkan persyaratan penyimpanan tempatan melalui regulasi spesifik sektor.

PDPA membatasi pengelolaan data pribadi sampai periode yang diperlukan untuk tujuan yang disebutkan. Kontrak kerja dan pengajuan yang diatur memiliki periode pengelolaan statutar yang berbeda yang melampaui prinsip umum PDPA.

PDPA Malaysia diubah dalam 2024 untuk memperkuat persyaratan pemberitahuan kecelakaan data, meluas hak subjek data, dan mengklarifikasi aturan transfer transnasional. Platform tanda tangan harus meninjau postur komplian mereka terhadap perubahan syarat.

Pasal 6 dari Akta Perdagangan Elektronik 2006 menyatakan bahwa persyaratan tanda tangan di bawah hukum apapun dapat dipenuhi jika tanda tangan elektronik sama penting seperti yang sesuai untuk tujuan. Pendekatan yang teknologi netral ini berarti sebagian besar tanda tangan elektronik komersial sah.

Pasal 7 menyatakan faktor untuk mengevaluasi kredibilitas: metode menghubungkan tanda tangan ke penandatangan, penandatangan memiliki kontrol tunggal, perubahan apapun dapat dideteksi, dan metode sesuai untuk tujuan dan kompleksitas transaksi.

Pasal 4 dari Akta Tanda Tangan Digital 1997 menyatakan bahwa tanda tangan digital yang dibuat menggunakan sertifikat dari CA berlisensi memenuhi persyaratan tanda tangan legal. Ini menciptakan presumpsi legal autentikitas yang sulit untuk dipertanyakan.

Pasal 22 memerlukan CA untuk berlisensi oleh Komisi Komunikasi dan Multimedia Malaysia (MCMC). CA berlisensi termasuk Digicert (M) Sdn Bhd. Lisensi mencakup generasi kunci, penerbitan sertifikat, manajemen pengembalian, dan kewajiban audit.

Pedoman Bank Negara Malaysia tentang transaksi elektronik memerintahkan bank untuk menggunakan autentikasi pelanggan kuat. Tanda tangan digital DSA atau ekvivalen diharapkan untuk transaksi perbankan nilai tinggi. Pendaftaran pelanggan harus memenuhi persyaratan AML/CFC BNM.

Kontrak kerja elektronik sah di bawah ECA. Pengadilan Industri menerima tanda tangan elektronik dalam perselisihan kerja. Tim HR harus mempertahankan jejak audit yang lengkap termasuk timestamp dan catatan identitas penandatangan.

Pembelian berbasis e-procurement melalui ePerolehan memerlukan jenis sertifikat digital khusus. Pemengerah harus mendaftar dengan CA berlisensi MCMC. Kementerian Keuangan telah menerbitkan surat pernyataan yang menerima tanda tangan elektronik untuk tahap kontrak pemerintah sebagian besar.

Bagi sebagian besar dokumen komersial, tanda tangan elektronik ECA cukup. Bagi dokumen yang memerlukan tanda tangan tangan atau tanda tangan yang ditandatangani di bawah hukum Malaysia (perpindahan tanah, deklarasi statutar tertentu), gunakan tanda tangan digital DSA dengan sertifikat yang diterbitkan CA.

Data pribadi yang dikumpulkan selama proses tanda tangan (nama, email, alamat IP, data verifikasi identitas) di bawah PDPA. Simpan data tanda tangan di server yang berada di Malaysia atau di negara yang disetujui oleh Komisaris PDPA. Dapatkan persetujuan untuk pemrosesan data sebagai bagian dari alur tanda tangan.

Departemen Pendaftaran Nasional (JPN) menyediakan verifikasi identitas MyKad. Platform tanda tangan yang terintegrasi dengan JPN dapat menawarkan verifikasi identitas berdasarkan MyKad — standar emas untuk autentikasi penanda tangan Malaysia.

Malaysia adalah penandatangan Perjanjian Kerangka Kerja Digital ASEAN. Tanda tangan elektronik Malaysia harus diakui di negara anggota ASEAN yang melaksanakan Undang-undang Perdagangan Elektronik Model ASEAN. Namun, pelaksanaan praktis transnasional masih berkembang.

eSign.AI mendukung verifikasi identitas berdasarkan MyKad melalui integrasi JPN. Pemegang tanda tangan Malaysia dapat memverifikasi identitas mereka dengan mengetuk MyKad mereka di pembaca NFC atau menggunakan pembaca chip MyKad — standar emas untuk verifikasi identitas Malaysia. Ini memenuhi persyaratannya DSA untuk identitas yang diverifikasi CA.

eSign.AI kerjasama dengan CA Post-lined (CA berlisensi MyCERT dibawah DSA) untuk menawarkan tanda tangan digital yang sesuai dengan DSA untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan tingkat statutory. Pemegang tanda tangan melalui pendaftaran sekali; tanda tangan berikutnya diterapkan dalam alur eSign.AI.

Data tanda tangan (nama, NRIC, alamat IP, rekaman verifikasi identitas) ditangani sesuai dengan PDPA. eSign.AI menyediakan pemberitahuan pemrosesan data, memperoleh persetujuan sebagai bagian dari alur tanda tangan, dan menawarkan kedudukan data Malaysia untuk organisasi yang memilih penyimpanan lokal.

Bisnis Malaysia yang beroperasi di seluruh ASEAN dapat menggunakan eSign.AI untuk mengirim envelop untuk pemegang tanda tangan di Singapura, Indonesia, Vietnam, dan Thailand — setiap pemegang tanda tangan mengotentikasi dengan eID lokal mereka. Semua tanda tangan dicatat dalam satu envelop dengan jejak audit yang bersatu.