Firma online dei contratti di locazione: Huizhaofang costruisce un ciclo chiuso per i servizi di affitto globali

Presentazione dell’azienda

Huizhaofang è una piattaforma digitale per la locazione abitativa e la gestione di appartamenti. Offre un sistema integrato di servizi post-locazione, tra cui contratti online, pagamento online dell’affitto, pulizia, manutenzione, serrature intelligenti e ricarica online dei contatori elettrici, migliorando l’esperienza degli inquilini.

Con l’espansione nelle principali città della Cina continentale, Hong Kong, Singapore, Malesia e altri mercati, la piattaforma aveva bisogno di un servizio di contrattazione online sicuro e semplice per inquilini, proprietari, piattaforma e partner di servizi abitativi.

Sfide di business

1. Inquilini globali e partner di servizio avevano bisogno di contratti online

I contratti di locazione confermano rapporti di affitto, responsabilità di servizio e diritti della piattaforma. Documenti cartacei, incontri offline o allegati e-mail rallentano l’ingresso dell’inquilino, la conferma del proprietario e la collaborazione con i partner.

2. L’app di locazione e il workflow di firma dovevano essere integrati

Gli utenti accedono all’app di locazione, inseriscono informazioni e avviano il flusso di firma. La firma elettronica deve essere integrata nel sistema esistente, non usata come strumento separato che richiede sincronizzazione manuale di dati, contenuti e stati.

3. I diritti di più parti richiedevano archivi tracciabili

I contratti abitativi coinvolgono diritti di inquilini, proprietari, piattaforma e partner. Dopo la firma, documenti e registri di processo devono restare ricercabili a lungo per supportare controversie, riconciliazioni e conferme di responsabilità.

Soluzione e risultati

1. Connessione del sistema di gestione tramite API e firma incorporata nell’app

Yiqi Zhu Hao Fang ha collaborato con eSign.AI per integrare i servizi di firma elettronica nel sistema interno di gestione delle locazioni. Dopo l’inserimento dei dati nell’app, il sistema può avviare direttamente il workflow di firma.

Attraverso l’integrazione eSignature API, la firma è passata da operazioni manuali esterne a un nodo online nella catena di locazione. La piattaforma gestisce informazioni utenti, generazione del contratto, avvio della firma e conservazione dati nello stesso sistema.

2. Generazione di contratti standard con revisione e firma online

Il sistema richiama eSign.AI per generare contratti standard. Gli utenti possono rivedere il contenuto online e firmare. Firma elettronica e gestione dei modelli aiutano a mantenere campi, testi e processi coerenti tra regioni e parti.

3. Archiviazione dei dati dell’intero processo per proteggere i diritti delle parti

Dopo la firma, i dati di processo e risultato vengono archiviati. Questo conserva registri transazionali chiave tra inquilini, proprietari, piattaforma e partner, facilitando ricerche, riconciliazioni e tutela dei diritti.

Impatto applicativo

Huizhaofang ha integrato la firma elettronica nel sistema di gestione delle locazioni, consentendo agli utenti di avviare e completare contratti dall’app. Generazione di contratti standard, revisione e firma online e archiviazione post-firma formano un ciclo chiuso che riduce carta, inserimenti manuali e costi di conferma dello stato.