Signature en ligne des contrats de location : Huizhaofang crée une boucle fermée pour les services locatifs mondiaux

Présentation de l’entreprise

Huizhaofang est une plateforme numérique pour la location résidentielle et la gestion d’appartements. Elle propose un système intégré de services après location couvrant la signature de contrats en ligne, le paiement du loyer, le nettoyage, la maintenance, les serrures connectées et la recharge de compteurs électriques en ligne afin d’améliorer l’expérience des locataires.

Alors que son activité couvre des villes clés en Chine continentale, à Hong Kong, Singapour, en Malaisie et sur d’autres marchés, la plateforme doit fournir une contractualisation en ligne sûre et simple aux locataires, propriétaires, à la plateforme et aux partenaires de services immobiliers.

Défis métier

1. Les locataires mondiaux et partenaires de service avaient besoin de contractualisation en ligne

Les contrats de location confirment les relations locatives, les responsabilités de service et les droits de la plateforme. Les documents papier, rendez-vous hors ligne ou pièces jointes par e-mail ralentissent l’emménagement, la confirmation du propriétaire et la collaboration avec les partenaires.

2. L’application de location et le workflow de signature devaient être intégrés

Les utilisateurs se connectent à l’application de location, remplissent leurs informations et lancent le workflow de signature. La signature électronique doit être intégrée au système locatif existant, et non utilisée comme outil séparé qui impose une synchronisation manuelle.

3. Les droits de plusieurs parties nécessitaient des archives traçables

Les contrats de location concernent les droits des locataires, propriétaires, de la plateforme et des partenaires. Après signature, les documents et enregistrements de processus doivent rester consultables pour soutenir les litiges, rapprochements de frais et confirmations de responsabilité.

Solution et résultats

1. Connexion du système de gestion locative via API et intégration de la signature dans l’application

Yiqi Zhu Hao Fang a collaboré avec eSign.AI pour intégrer la signature électronique à son système interne de gestion locative. Une fois les informations saisies dans l’application, le système peut lancer directement le flux de signature.

Grâce à l’intégration eSignature API, la signature est passée d’opérations manuelles hors système à un nœud en ligne dans la chaîne métier de location. La plateforme peut gérer les données utilisateurs, la génération de contrats, l’initiation de signature et la conservation des données dans un même système.

2. Génération de contrats standard avec révision et signature en ligne

Le système appelle eSign.AI pour générer des contrats standard. Les utilisateurs peuvent consulter le contenu en ligne et signer. La signature électronique et la gestion des modèles aident à maintenir des champs, textes et processus plus cohérents entre régions et parties.

3. Archivage des données de tout le processus pour protéger les droits de plusieurs parties

Après signature, les données du processus et du résultat sont archivées, ce qui aide à conserver les enregistrements clés entre locataires, propriétaires, plateforme et partenaires, et facilite la recherche, le rapprochement et la protection des droits.

Impact applicatif

Huizhaofang a intégré la signature électronique dans son système de gestion locative, permettant aux utilisateurs de lancer et finaliser les contrats depuis l’application. La génération de contrats standard, la révision et signature en ligne et l’archivage forment une boucle fermée réduisant papier, saisie manuelle et coûts de confirmation de statut.