Signatures électroniques tout au long du cycle d'achat

La plateforme collecte les données de l'entreprise fournisseur, les contacts et les qualifications via des formulaires intelligents.

Les modèles génèrent la demande, l'accord de coopération et le NDA, adaptés au type de fournisseur.

Les fournisseurs vérifient leur identité par code secret, SMS ou OTP email, ou avec une assurance supérieure, puis signent.

Les rôles acheteur, juridique et financier approuvent, et les tampons d'entreprise s'appliquent automatiquement.

Un profil fournisseur et un registre se forment automatiquement pour l'examen des risques et l'évaluation continue.

Les achats maintiennent les besoins en sourcing et envoient les fichiers d'invitation ou de devis aux candidats en lot.

Les fournisseurs examinent et signent les devis, offres ou cautions d'offre dans l'ordre défini.

Pour les offres ou les articles à haut risque, la signature numérique ou une vérification à assurance supérieure augmente la confiance envers le signataire.

L'envoi en lot permet à de nombreux fournisseurs de soumettre des devis et des offres dans des délais courts.

Les horodatages, les journaux de signature et les registres soutiennent l'audit d'évaluation et les preuves en cas de litige.

Les modèles remplissent automatiquement le fournisseur, la catégorie, le montant, la livraison et les conditions de paiement.

Itinéraires d'approbation par type de contrat, montant ou initiateur entre les services commerciaux, juridiques et financiers.

Une enveloppe de signature pousse les tâches dans l'ordre acheteur, fournisseur et garant.

Les acheteurs tamponnent sur PC ; les fournisseurs signent sur mobile ou web avec vérification d'intention.

Les fichiers signés sont archivés et les champs clés sont réintégrés dans le système d'approvisionnement, ERP ou OA.

Après la livraison, les acheteurs, l'entrepôt ou les responsables de projet lancent l'acceptation en ligne.

Le personnel sur site signe via QR code, mobile ou web, évitant les signatures par procuration et les documents perdus.

Les problèmes de qualité, de retard ou de prix génèrent un formulaire d'exception ou un complément à re-signer.

Les fichiers signés sont liés à la commande, à la logistique et aux résultats d'acceptation comme une chaîne de preuves unique.

L'acceptation est synchronisée avec l'approvisionnement, l'entrepôt et la finance pour le paiement et l'évaluation des performances.

Le système génère des fichiers de paiement ou de règlement à partir des contrats, commandes et règles.

Les équipes finances, achats et les fournisseurs examinent et signent avec autorisation.

Les paiements importants ou transfrontaliers ajoutent des vérifications d'identité et des étapes d'approbation pour réduire les risques d'erreur.

Les fichiers finaux téléchargeables sont générés, et le statut de règlement est synchronisé avec l'ERP ou la plateforme d'achat.

Les fichiers signés, les bases de paiement et les approbations sont archivés pour audit, rapprochement et litiges.